एक विभागीय रिपोर्ट आम तौर पर रिपोर्टिंग अवधि के लिए लक्ष्यों और उद्देश्यों की उपलब्धियों का वर्णन करती है। यह वित्तीय विवरण, उत्पादन परिणाम, प्रस्ताव और अनुमानों का एक खाता हो सकता है। इसमें चुनौतियां, सफलताएं, असफलताएं और सिफारिशें शामिल हैं। विभिन्न संगठनों को अनुकूलित प्रारूपों की आवश्यकता हो सकती है। लंबी रिपोर्टों के लिए, कम तकनीकी शब्दजाल में लिखा गया एक कार्यकारी सारांश शीर्ष प्रबंधन और उन ग्राहकों के लिए उपयुक्त हो सकता है जो मुख्य बिंदुओं / मुद्दों पर अपडेट होना चाहते हैं लेकिन पूरी रिपोर्ट नहीं पढ़ते हैं। विभाग के सभी वर्गों से जानकारी इकट्ठा करें। पाठकों की रुचि वाले क्षेत्रों तक आसानी से पहुंचने की अनुमति देने वाले पिछले या मानक रिपोर्टिंग प्रारूपों के अनुरूप उचित शीर्षकों के तहत जानकारी रखें।
विभागीय रिपोर्ट कैसे लिखें
परिचय अनुभाग में महत्वपूर्ण उपलब्धियों, घटनाओं, घटनाओं, प्रगति और भविष्यवाणियों को हाइलाइट करें। प्रमुख चुनौतियों, कमियों और सीमाओं का उल्लेख करें।
रिपोर्टिंग अवधि के लिए लक्ष्यों / उद्देश्यों का विवरण बताएं। प्रत्येक लक्ष्य / उद्देश्य के तहत, सफलताओं और चुनौतियों का वर्णन करें कि उन्हें कैसे संबोधित और औचित्य दिया गया था। कहते हैं कि भविष्य में इसी तरह की चुनौतियों से बचने / पता करने के लिए कौन से सिस्टम लगाए गए थे।
उत्पादन अद्यतन अनुभाग में प्रमुख उत्पादन के आंकड़े / आउटपुट स्तर को संक्षेप में लिखें। पिछली रिपोर्टिंग अवधि के साथ तुलना करें। अगली रिपोर्टिंग अवधि के लिए अनुमान जोड़ें। उपयुक्त के रूप में टेबल, ग्राफ और चार्ट जैसे दृश्य प्रतिनिधित्व के साथ समर्थन करें।
चल रही परियोजनाओं के लिए एक अनुभाग शामिल करें। रिपोर्टिंग अवधि, कठिनाइयों और सीमाओं के भीतर हाइलाइट, विकास का वर्णन करें। उम्मीदों और कमी को शामिल करें। इनपुट / आउटपुट जानकारी, रुझान और भविष्यवाणियों के लिए दृश्य अभ्यावेदन का उपयोग करें।
रिपोर्टिंग अवधि के दौरान विकसित नई गतिविधियों और परियोजनाओं के लिए एक अलग अनुभाग का उपयोग करें। चल रही परियोजनाओं के लिए के रूप में ही समझो।
कार्मिक या मानव संसाधन मामलों पर एक अनुभाग शामिल करें। किसी भी नए कर्मचारियों के राज्य के नाम और कार्य। किसी भी रोजगार में कमी और कारणों का उल्लेख करें। लागू होने पर कोई भी रिक्तियां जोड़ें।
प्रशिक्षण और व्यावसायिक विकास के लिए एक खंड शामिल करें। संसाधनों, हाइलाइट्स और सीमाओं का उल्लेख करें। विभाग, कर्मचारी और संगठन को लाभ शामिल करें। आगामी अवसर जोड़ें।
बजट पर एक अलग अनुभाग शामिल करें। आबंटित राशियाँ, प्रयुक्त राशियाँ, शेष लाभ और / या कमी दर्ज करें। विशेष संगठन के लिए मानक बजट प्रारूप का उपयोग करें। आवश्यकतानुसार तालिकाओं, चार्टों और आंकड़ों का उपयोग करें।
प्रत्याशित विकास, परिणामों और पूर्वानुमानों के साथ संभावनाओं पर एक अलग खंड में भविष्य की परियोजनाओं का वर्णन करें। अगली रिपोर्टिंग अवधि के लिए लक्ष्य और उद्देश्य शामिल करें।
एक अलग अनुभाग में सिफारिशों पर चर्चा करें। सुधार, विस्तार और / या विकास के लिए सुझाव दें। यदि आवश्यक हो तो आवश्यक संसाधन, बजट विचार और स्टाफ अतिरिक्त / कटौती शामिल करें।
सारांश और निष्कर्ष अनुभाग में सभी क्षेत्रों में मुख्य बिंदुओं पर चर्चा करें। महत्वपूर्ण उपलब्धियों, चुनौतियों, सिफारिशों और भविष्यवाणियों को शामिल करें।
रिपोर्ट के विभिन्न पहलुओं के समर्थन के लिए आवश्यक ब्याज के पत्र, उप-रिपोर्ट और अन्य दस्तावेजों को रखने के लिए परिशिष्ट का उपयोग करें। किसी भी लंबे डेटा टेबल / चार्ट को शामिल करें।
परिचय से पहले रखा जाने वाला कार्यकारी सारांश शामिल करें। पूरी रिपोर्ट पूरी होने के बाद इस खंड को लिखें। बड़ी रिपोर्ट में प्रयुक्त मुख्य शीर्षकों के तहत आवश्यक बिंदुओं को संक्षेप में लिखें। सारांश और निष्कर्ष, सिफारिशों, भविष्यवाणियों और महत्वपूर्ण उपलब्धियों / नुकसान / घटनाओं को शामिल करें। मुख्य रिपोर्ट में निहित जानकारी को न जोड़ें।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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विभाग के लक्ष्य और उद्देश्य
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अनुभाग प्रमुखों से योगदान
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उत्पादन के आंकड़े
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कार्मिक विवरण
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विभाग की वित्तीय जानकारी
टिप्स
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शब्दजाल-विशिष्ट शब्द तकनीकी दर्शकों के लिए स्वीकार्य हैं। शुरू करने से पहले अपनी रिपोर्ट के लिए इच्छित दर्शकों की पहचान करें और उचित स्तर पर लिखें।
