एक विभागीय प्रस्ताव का उपयोग आम तौर पर एक नए या विस्तारित कार्यक्रम, एक नई सेवा या वर्तमान व्यवसाय करने के एक अलग तरीके के लिए संसाधन प्राप्त करने के लिए किया जाता है जिसे विभाग के बजट आवंटन को खर्च करने के लिए अनुमोदन की आवश्यकता होगी। निर्णय निर्माता के समय का सम्मान करने के लिए इसे पर्याप्त संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन अनुमोदन प्राप्त करने के लिए पर्याप्त व्यापक है। एक प्रस्ताव अनुरोध के प्रस्ताव (RFP) के लिए एक प्रतिक्रिया हो सकता है, या यह अवांछित हो सकता है।
प्रस्ताव तैयार करना
क्या तुम खोज करते हो। आरएफपी या विभागीय प्रस्ताव गाइड को अच्छी तरह से पढ़ें। जानते हैं कि वे क्या पूछ रहे हैं (प्रारूप, लंबाई, वर्गों की संख्या)। निर्देशों का ठीक से पालन करें; सुधार मत करो।
जानिए कि आप किसे प्रस्ताव पेश कर रहे हैं: सीईओ, प्रबंधन बोर्ड या एक विभागीय प्रबंधक। आपको प्रस्ताव को उनकी बातों पर ध्यान देना होगा। सीईओ को अधिक रणनीतिक दृष्टिकोण की आवश्यकता होगी, जबकि प्रबंधक को अधिक प्रक्रियात्मक विवरण की आवश्यकता होगी। प्रबंधन बोर्ड में दोनों शामिल होंगे, इसलिए दोनों लक्ष्यों को अच्छी तरह से प्रलेखित किया जाना चाहिए।
विभागीय रणनीतिक योजना, या समकक्ष पढ़ें। आपको यह दिखाना होगा कि आपका प्रस्ताव एक रणनीतिक उद्देश्य या महत्वपूर्ण परिणाम को कैसे पूरा करता है। किसी भी अन्य प्रासंगिक विभागीय दस्तावेजों को पढ़ें, विशेष रूप से वे जो उस क्षेत्र का संदर्भ देते हैं जिसमें आप काम कर रहे हैं।
प्रस्ताव विकास
उस समस्या के इतिहास से शुरू करें जिसे आप हल करेंगे, या सेवा जिसे आप प्रस्तुत करेंगे। आवश्यकता का वर्णन करें या आवश्यकताओं का विश्लेषण प्रदान करें। विभागीय संरचना की अपनी समझ दिखाएं और यह प्रस्ताव कहां फिट होगा।
अपने प्रस्ताव के लाभों की पहचान करें - यदि संभव हो तो मात्रात्मक रूप से। शक्तियों और अवसरों को मात्रात्मक रूप से हाइलाइट करें, और कमजोरियों और खतरों के समाधान दिखाएं। सापेक्ष लागत और लाभ के संदर्भ में विकल्पों और संभावित विकल्पों का वर्णन करें। एक जोखिम विश्लेषण करें; कानूनी विचारों को शामिल करें और पहचान किए गए जोखिमों के समाधान की पहचान करें। अपना पसंदीदा विकल्प बताएं, और दिखाएं कि क्यों।
संख्या और लागत दोनों के संदर्भ में अनुशंसित विकल्प के लिए आवश्यक मानव और भौतिक संसाधनों को पहचानें। सुनिश्चित करें कि आपके सभी दावे सटीक हैं और आपके पास परिणामों की आपूर्ति करने के लिए संसाधन हैं जो आप आशाजनक हैं।
स्पष्ट रूप से काम की समय सीमा बताएं। एक बेसिक वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर या गैंट चार्ट को शामिल करें, जो दोनों परियोजना प्रबंधन उपकरण हैं। यदि आप उनसे अपरिचित हैं, तो एक सहकर्मी खोजें जो है। मौखिक रूप से या प्रस्ताव में, महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करने वाले किसी भी सहयोगी के नाम को शामिल करना सुनिश्चित करें।
प्रस्ताव प्रस्तुत करने से पहले, इसे 24 घंटे के लिए अलग रख दें। इसे अच्छी तरह से पढ़ें, और किसी भी कमजोरियों की पहचान करें; व्याकरण को कस लें। किसी ऐसे व्यक्ति से पूछें जिसे आप प्रूफरीड पर भरोसा करते हैं, और यदि आवश्यक हो तो फिर से लिखें।
एक कार्यकारी सारांश बनाएँ। एक पृष्ठ या उससे कम में, प्रस्ताव के महत्वपूर्ण हिस्सों को बताएं। इसे पहले पृष्ठ के रूप में रखें। दूसरा पृष्ठ एक सटीक सूचकांक या सामग्री की तालिका होना चाहिए।
टिप्स
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यदि आप किसी व्यक्ति को पेश करने के लिए हैं, तो अपनी प्रस्तुति को दर्पण के सामने अभ्यास करें, या किसी सहकर्मी के पास सूखे रन के रूप में पेश करें।
कभी भी वादा न करें कि आप क्या दावा नहीं कर सकते हैं या निराधार या असत्य हैं।
