यदि आप व्यावसायिक वातावरण में चीजों को सुचारू रूप से चलाना चाहते हैं, तो यह कानूनी प्रक्रिया है, चाहे वह कानूनी फर्म हो, चिकित्सक कार्यालय हो या सरकारी सुविधा। एक लिखित प्रक्रिया दिखाई देना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक कार्यालय में पर्यवेक्षक और कार्यालय प्रबंधक द्वारा विकसित प्रक्रियाओं का लिखित सेट होना चाहिए जो सामने कार्यालय में दिखाई दे।
क्या कार्यालय प्रक्रियाओं को निर्धारित करना चाहिए
कार्यालय का समय पहली बार उल्लिखित होना चाहिए, और सभी कर्मचारियों को समय पर काम करना चाहिए और दिन के लिए तैयार रहना चाहिए। यदि कोई ग्राहक कार्यालय में आता है और कोई नहीं है तो व्यवसाय के बारे में नकारात्मक दृष्टिकोण होने की संभावना है और वह कभी वापस नहीं लौट सकता है। इसके अलावा, कार्यालय साफ, स्वच्छ और अच्छी तरह से आपूर्ति किया जाना चाहिए। सुनिश्चित करें कि ग्राहकों को साइन इन करने के लिए एक चेक-इन रोस्टर और पेन उपलब्ध हैं, और यदि संभव हो तो, कॉफी और पानी उपलब्ध कराएं। पहले छापें एक सफल व्यवसाय में सब कुछ हैं। इसके अलावा, प्रत्येक ग्राहक को सम्मान और व्यावसायिकता के साथ व्यवहार किया जाना चाहिए, चाहे वे कार्यालय में हों या टेलीफोन पर। यदि एक पर्यवेक्षक के लिए कॉल आती है, तो कर्मचारी को कॉल करने वाले से कनेक्ट करने से पहले सभी जानकारी प्राप्त करनी चाहिए, जिसमें कनेक्शन खो जाने की स्थिति में नाम, कॉल की प्रकृति और फोन नंबर शामिल हैं। यदि कॉल अपॉइंटमेंट के लिए है, तो उन्हें यात्रा की प्रकृति का पता लगाना चाहिए और उन्हें यह बताना चाहिए कि क्या उपलब्ध है, रद्द करने की स्थिति में फोन नंबर प्राप्त करना सुनिश्चित करें। उन्हें हमेशा वही दोहराना चाहिए जो कहा जाता है इसलिए कोई भ्रम नहीं है।
संगठन
अधिकतम उत्पादकता के लिए एक कार्य केंद्र को व्यवस्थित और बनाए रखना, यह सुनिश्चित करना कि कापियर में कागज है, कंप्यूटर ऊपर और चल रहे हैं, मेल वितरित है और संदेश वितरित किए जाते हैं। यदि आपकी नौकरी में यात्रा की व्यवस्था स्थापित करना शामिल है, तो यह जानना सुनिश्चित करें कि आपका पर्यवेक्षक कहाँ रहना चाहता है और उड़ान के समय और किराये की कार की जानकारी रिकॉर्ड करे और यात्रा गंतव्य में मौसम के बारे में पता करे। यात्रा योजनाओं की बुकिंग से पहले हमेशा अपने पर्यवेक्षक से जाँच करें। जब सभी आरक्षण पूर्ण हो जाएं, तो दो यात्रा कार्यक्रम प्रिंट करें - एक आपके लिए और एक आपके पर्यवेक्षक के लिए - और कैलेंडर पर यात्रा की तारीखें दर्ज करना सुनिश्चित करें।
दिन के अंत में, अपने पर्यवेक्षक के साथ नियुक्तियों पर जाएं और उसे अगले दिन के लिए उसकी निर्धारित नियुक्तियों से अवगत कराएं। वॉइस मेल के लिए या बाद की आंसरिंग सेवा के लिए आंसरिंग मशीन को सेट करें। सभी उपकरण, कॉपी मशीन, प्रिंटर और कंप्यूटर बंद कर दें और कॉफ़ी कैफ़े को खाली कर दें और कॉफ़ी मेकर बंद कर दें। अंत में, सुनिश्चित करें कि अलार्म सेट करने से पहले सभी दरवाजे बंद हैं।
