बिलिंग ग्राहक और ग्राहक हमेशा सुचारू नहीं होते हैं। यदि कोई चालान बहुत अधिक या बहुत कम निकला, तो कंपनी उसे सही करने के लिए एक डेबिट या क्रेडिट ज्ञापन जारी कर सकती है। बैंक व्यापारिक जाँच खातों में समायोजन करने के लिए मेमो का उपयोग करते हैं। एक ज्ञापन के अंत में कंपनी इसका उपयोग यह ट्रैक करने के लिए कर सकती है कि इसकी खाता पुस्तकों को कितना समायोजित किया जाए।
चालान: डेबिट वर्सस क्रेडिट
मान लीजिए कि आप अपने व्यवसाय में एक प्लंबर को बुलाते हैं और उन्हें बाथरूम में काम करने के लिए सेट करते हैं। प्लंबर एक चालान लिखता है, लेकिन एक मिसकॉल है। यदि वे आपको अधिक बिल देते हैं तो कंपनी आपको एक अंडर-बिल या क्रेडिट मेमो जारी कर सकती है। यह सही कुल बताते हुए संशोधित चालान भी जारी कर सकता है।
ज्ञापन को यह बताना चाहिए कि चालान को क्यों समायोजित करना है। उदाहरण के लिए, एक विक्रेता के क्रेडिट मेमो में कहा जा सकता है कि आपका बिल समायोजित कर दिया गया है क्योंकि आपने आपके द्वारा ऑर्डर की गई कुछ आपूर्ति वापस कर दी हैं। यदि आप क्रेडिट मेमो प्राप्त करने से पहले ही भुगतान कर चुके हैं, तो आप नकद भुगतान के लिए पूछ सकते हैं या अगले आदेश पर छूट के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपने अभी तक बिल का भुगतान नहीं किया है, तो आप अपने खातों को देय खातों को समायोजित करके मेमो रिकॉर्ड करते हैं। विक्रेता इसी तरह प्राप्य खातों के समायोजन के रूप में रिकॉर्ड करता है।
मेमो और बैंक
बैंक क्रेडिट और डेबिट मेमो का भी उपयोग करते हैं, जैसा कि बिजनेस बैंक स्टेटमेंट पर आइटम करता है। यदि बैंक को अपर्याप्त धन, सेवा शुल्क या प्रिंटिंग चेक की लागत जैसे शुल्क के लिए आपके खाते से डेबिट करना है तो आप एक डेबिट मेमो हाजिर कर सकते हैं। खाते पर अर्जित ब्याज के लिए आपको क्रेडिट मेमो मिल सकता है।
आपको अपने वित्तीय रिकॉर्ड में डेबिट और क्रेडिट मेमो से राशि को शामिल करना होगा। जब भी आप अपनी पुस्तकों को अपने बैंक स्टेटमेंट में समेटते हैं, तो आप ऐसा करते हैं। आपकी बैलेंस शीट पर, एक मेमो आपके नकद खाते को बढ़ाएगा या सिकोड़ देगा, साथ ही दूसरों को प्रभावित करेगा जैसे कि विविध खर्च या अर्जित ब्याज, इस पर निर्भर करता है कि खाता बढ़ता है या सिकुड़ता है।
आंतरिक मेमो
कभी-कभी एक डेबिट या क्रेडिट मेमो आपके स्वयं के आंतरिक कार्यों के लिए उपयोगी होता है। जब वे किसी खाते में एक छोटे से शेष राशि की निकासी कर रहे होते हैं तो कंपनियां क्रेडिट और डेबिट मेमो जारी करती हैं। मान लीजिए कि आपके ग्राहक ने अपने अंतिम आदेश पर $ 5 का भुगतान किया है। आप उसे धनवापसी भेजते हैं, फिर आप $ 5 के नुकसान को दर्शाने के लिए अपने खातों को समायोजित करते हैं।एक मेमो आपके अकाउंटेंट्स को उसके अकाउंट में बदलाव करने के लिए अधिकृत करता है।
