यह व्यवसाय के मालिकों और सेवा प्रदाताओं के लिए ग्राहकों को कम करने के लिए असामान्य नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक वेब डिज़ाइनर हैं और जिस प्रोजेक्ट पर आप काम कर रहे हैं, उसमें आपके विचार से अधिक समय और प्रयास लगता है, तो आप अधिक चार्ज करना चाह सकते हैं। इस मामले में, अपने ग्राहक को डेबिट मेमो या डेबिट नोट जारी करना समझ में आता है। यह दस्तावेज़ व्यापक रूप से वृद्धिशील बिलिंग, बैंक लेनदेन और अधिक के लिए सभी उद्योगों में उपयोग किया जाता है।
टिप्स
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एक डेबिट ज्ञापन, या डेबिट मेमो, विक्रेताओं द्वारा ग्राहकों को सूचित करने के लिए जारी किया जाने वाला एक रूप है कि उन्हें बिल नहीं दिया गया है या पर्याप्त शुल्क नहीं लिया गया है। किसी विशेष चालान के कारण शेष राशि का प्रबंधन करने और बिलिंग गलतियों को ठीक करने के लिए इसकी भूमिका है।
एक डेबिट ज्ञापन क्या है?
मान लें कि आप एक डिजिटल मार्केटिंग एजेंसी के मालिक हैं, और आपका एक ग्राहक ऑर्डर देने के बाद अतिरिक्त सेवाओं का अनुरोध करता है।आप या तो डेबिट मेमो जारी कर सकते हैं या इन सेवाओं को कवर करने वाला एक नया चालान जारी कर सकते हैं। यदि आप पहला विकल्प चुनते हैं, तो बकाया खातों के मासिक विवरण पर डेबिट मेमो को रिकॉर्ड करना आवश्यक है जो प्राप्य है।
बैंक ग्राहकों को ऋण भुगतान, ब्याज, बाउंस किए गए चेक शुल्क, डीडीए डेबिट और क्रेडिट शुल्क आदि के बारे में सूचित करने के लिए डेबिट मेमो जारी करते हैं। इस दस्तावेज़ का उपयोग किसी कमीशन को चार्ज करने या ग्राहक खाते में शेष क्रेडिट बैलेंस को ऑफसेट करने के लिए भी किया जा सकता है। इसे अनौपचारिक चालान समझें।
डेबिट बनाम क्रेडिट मेमो
एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में, यह महत्वपूर्ण है कि आप डेबिट और क्रेडिट मेमो के बीच अंतर को समझें। उत्तरार्द्ध का उपयोग उस राशि को कम करने के लिए किया जाता है जो एक खरीदार विक्रेता को देता है। खरीदार इस कमी को अपने खातों में देय संतुलन में दर्ज करते हैं, जबकि विक्रेता इसे अपने खातों में प्राप्य संतुलन में दर्ज करते हैं।
सामान्य तौर पर, कंपनियां क्रेडिट मेमो जारी करती हैं, जब किसी ग्राहक से शुल्क लिया जाता है। उदाहरण के लिए, एक कारखाना 200 इकाइयों के सामान के लिए $ 2,000 का चालान जारी कर सकता है जहां प्रत्येक इकाई की लागत $ 10 है। खरीदार कारखाने को सूचित करता है कि पांच इकाइयां दोषपूर्ण हैं। इस मामले में, कारखाना $ 50 का क्रेडिट मेमो जारी कर सकता है और अपने खातों में लेनदेन को प्राप्य रिकॉर्ड कर सकता है।
क्रेडिट मेमो में निर्दिष्ट राशि खरीदार को वापस की जा सकती है या खरीद के लिए लागू की जा सकती है। एक डेबिट ज्ञापन की तरह, यह दस्तावेज़ आमतौर पर पिछले चालान के लिए होता है। दोनों दस्तावेजों में बिलिंग गलतियों और चालान त्रुटियों को ठीक करने की भूमिका है।
एक डेबिट मेमो बनाना
एक डेबिट ज्ञापन बनाने के लिए अपेक्षाकृत सरल है। सबसे पहले, यह निर्धारित करें कि आपके ग्राहक का कितना पैसा बकाया है। इसके बाद, एक प्रारूप चुनें, जैसे कि भुगतान पर्ची या लिखित पत्र। डेबिट नोट में निम्नलिखित जानकारी शामिल करें:
- ग्राहक का नाम और व्यवसाय की जानकारी
- आपके व्यवसाय का नाम और संपर्क विवरण
- आपकी कंपनी का टैक्स पंजीकरण नंबर
- ग्राहक संदर्भ संख्या (वैकल्पिक)
- चालान संख्या और दिनांक
- खरीदे गए सामान या सेवाओं का संक्षिप्त विवरण
- खरीदार द्वारा बकाया राशि
- भुगतान की शर्तें, जिसमें कोई भी विलंब शुल्क शामिल हो सकता है
वह कारण बताएं जो आप डेबिट मेमो जारी कर रहे हैं। बताएं कि क्या बकाया है और क्यों। पेशेवर स्वर का प्रयोग करें। यदि डेबिट नोट पिछले चालान से संबंधित है, तो अपने नोट में उसका नंबर शामिल करें। आपकी प्राथमिकताओं के आधार पर, आप एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम, एक वर्ड प्रोसेसर, बिलिंग सॉफ्टवेयर या डेबिट नोट टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं। कई वेबसाइट, जैसे कि स्मार्टशीट, टेम्प्लेट.नेट और बिज़ट्री, मुफ्त टेम्प्लेट प्रदान करती हैं जिन्हें आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित किया जा सकता है। आपको केवल फॉर्म भरने, प्रिंट करने और प्रिंट करने की आवश्यकता है।
जब आप कर लें, तो अपने ग्राहकों को डेबिट मेमो भेजें। यदि वे समय पर भुगतान नहीं करते हैं, तो एक और डेबिट नोट बनाएं और भेजें। अपने डेबिट और क्रेडिट मेमो, चालान और अन्य वित्तीय दस्तावेजों के सटीक रिकॉर्ड रखने के लिए क्विकबुक जैसे सॉफ्टवेयर प्रोग्राम का उपयोग करने पर विचार करें।
