स्वयंसेवक एक गैर-लाभकारी संगठन का जीवन रक्त हैं। कई गैर-लाभकारी संगठनों के पास संगठन को प्रभावी ढंग से चलाने के लिए पर्याप्त कर्मचारी नहीं हैं, इसलिए स्वयंसेवक अंतराल को भरते हैं। संगठन जो अपने स्वयंसेवक कार्यक्रम के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं को विकसित और उजागर करते हैं और जो स्वयंसेवकों की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करते हैं, वे लाभ होते हैं जो प्रथम श्रेणी के स्वयंसेवक कार्यक्रम के साथ होते हैं।
एक परिचय लिखें। एजेंसी का नाम, मिशन स्टेटमेंट और मुख्य मूल्य, स्टाफ सदस्यों की सूची और बोर्ड के सदस्यों की सूची शामिल करें। स्वयंसेवक न केवल परियोजनाओं के साथ मदद करते हैं बल्कि आपके संगठन के राजदूत भी होते हैं। उन्हें यह जानना होगा कि एजेंसी कैसे काम करती है और जो लोग प्रशासनिक क्षमता में एजेंसी का प्रतिनिधित्व करते हैं। यह भी जानकारी शामिल करें कि एजेंसी किस पर कार्य करती है, यह क्या मदद करती है, और जिन कार्यक्रमों का समर्थन करती है।
स्वयंसेवकों को हैंडबुक के पहले पैराग्राफ में एजेंसी का परिचय दें और उनका स्वागत करें। हालांकि स्वयंसेवकों को कर्मचारियों का भुगतान नहीं किया जाता है, लेकिन उन्हें पहले दिन से सम्मान के साथ व्यवहार करना चाहिए। संगठन के मिशन के लिए केंद्रीय के रूप में उनके मूल्य को पहचानना सुनिश्चित करें। स्वयंसेवकों को एजेंसी के लिए उनकी सेवा के लिए अग्रिम धन्यवाद करने के लिए दो छोटे वाक्य लिखें और उन्हें यह बताने के लिए कि वे मिशन के लिए कितने केंद्रीय हैं।
हैंडबुक को 8 1/2-इंच-दर-11-इंच प्रारूप में, या अधिमानतः 6 इंच-दर-9-इंच बनाएं, ताकि इसे ले जाना आसान हो और स्वयंसेवक इसे संदर्भ के लिए काम में रख सकें। हैंडबुक को तीन-रिंग बांधने की मशीन में भी रखा जा सकता है ताकि अपडेट आसानी से जोड़ा जा सके। सरल, स्पष्ट भाषा का उपयोग करके चरण-दर-चरण तरीके से नीतियों और प्रक्रियाओं को सेट करें। अंक बनाने के लिए $ 10-शब्दों का उपयोग न करें। स्वयंसेवक सभी शैक्षिक पृष्ठभूमि से आते हैं, और आपकी हैंडबुक की भाषा शैक्षिक स्तर पर होनी चाहिए जिसे कोई भी समझ सकता है।
स्वयंसेवक पदों के लिए नौकरी का विवरण बनाएं। भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का वर्णन करें ताकि स्वयंसेवक उस स्थिति को चुन सकें जो उनके हितों के लिए सबसे उपयुक्त है। नौकरी का विवरण आपकी एजेंसी को एक उपयुक्त स्वयंसेवक अवसर से स्वयंसेवकों को मिलाने में मदद करेगा। लोग विभिन्न कारणों से स्वयंसेवक हैं, और उनके पास अलग-अलग कौशल हैं। एक अच्छा नौकरी विवरण स्वयंसेवकों को उनके लिए और आपके संगठन के लिए सही अवसर चुनने की अनुमति देगा। साइन-इन शीट, पंजीकरण फॉर्म आदि की नमूना प्रतियां जोड़ें। एजेंसियों के पास स्वयंसेवक घंटों के लिए डेटाबेस ट्रैकिंग है: समय पत्रक ट्रैकिंग घंटे को आसान बनाने में मदद करते हैं।
स्वयंसेवक के लिए उपलब्ध प्रारंभिक और अतिरिक्त प्रशिक्षण के प्रकारों का वर्णन करें। अभिविन्यास तिथियां सूचीबद्ध करें और वे अपने कौशल को कैसे अपडेट कर सकते हैं या नए सीख सकते हैं। प्रशिक्षण और अभिविन्यास के लिए तारीखों का एक कैलेंडर विकसित करें। स्वयंसेवकों को सूचित करें कि क्या उन्हें गोपनीयता कथन पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है। यदि वे करते हैं, तो उनके साथ कथन की समीक्षा करें, किसी भी प्रश्न का उत्तर दें और कथन का कारण बताएं। स्वयंसेवक अभिविन्यास के दौरान, स्वयंसेवक पुस्तिका की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें और स्वयंसेवकों से प्रश्न पूछने का समय दें। (स्वयंसेवक अभिविन्यास में सरल जलपान करना हमेशा अच्छा होता है।)
स्क्रीनिंग स्वयंसेवकों के लिए प्रक्रिया का वर्णन करें। उन्हें बताएं कि क्या उन्हें पृष्ठभूमि की जांच की आवश्यकता है, यदि वे जो स्वयंसेवक स्थिति चुनते हैं, उसके पास विशेष लाइसेंस, जोखिम, चिकित्सा मंजूरी, टीबी परीक्षण, बैज और इतने पर हैं। यदि वे एजेंसी के लिए ड्राइव करने की अपेक्षा करते हैं, तो बताएं कि उन्हें ऐसा करने के लिए किस प्रकार का बीमा होना चाहिए, या किसी भी अतिरिक्त बीमा के लिए उन्हें आपकी एजेंसी के लिए स्वयंसेवक के रूप में काम करना होगा।यदि आप उच्च जोखिम वाले स्वयंसेवक पदों पर हैं, तो किसी भी देयता के मुद्दों को समझाइए और हस्ताक्षर करने के लिए छूट दीजिए। स्वयंसेवकों को कुछ स्वयंसेवी अवसरों के जोखिमों को जानना होगा। छूट के रूपों को शामिल करना सुनिश्चित करें, और अभिविन्यास के दौरान, उनके लिए औचित्य की व्याख्या करें और स्वयंसेवकों को इन रूपों पर हस्ताक्षर करने का विकल्प दें। यह प्रक्रिया दुर्घटना की स्थिति में एजेंसी की रक्षा करेगी।
बताएं कि स्वयंसेवक पुरस्कार के लिए कैसे योग्य होते हैं। यदि एजेंसी का एक मान्यता कार्यक्रम है, तो इसे आयोजित करने की रूपरेखा तैयार की जाती है, यदि एजेंसी स्वयंसेवकों को पहचानती है, अगर यह एक पर्व कार्यक्रम, लंच या विशेष पुरस्कार समारोह और इवेंट ड्रेस कोड है। यदि स्वयंसेवक मान्यता कार्यक्रम स्वयंसेवकों के लिए एक विशेष अवसर है, तो इसका वर्णन करें ताकि वे समझें कि इस घटना के लिए एजेंसी के कर्मचारी "स्वयंसेवक" बन जाते हैं, और स्वयंसेवक मेहमान बन जाते हैं।
