आपके वित्तीय वक्तव्यों में दिए गए बिंदु पर आपके व्यवसाय का एक स्नैपशॉट है। वे उपयोगी हैं, लेकिन वास्तविकता यह है कि आप अपने बयानों को तैयार करते समय अपने व्यवसाय को आमतौर पर इसके ट्रैक में नहीं रोक सकते। जब आप पुस्तकों पर काम कर रहे हों, तब भी आपकी इन्वेंट्री बदलती रहेगी, तब भी आप बिक्री कर रहे होंगे और ऑर्डर दे रहे होंगे और आपके कर्मचारियों को भुगतान करना होगा। आपके कर्मचारियों को वर्ष के अंतिम समाप्त वेतन चक्र के बाद अर्जित धनराशि को वेतन या मजदूरी के रूप में संदर्भित किया जाता है, और आपको उन्हें प्रतिबिंबित करने के लिए अपने वित्तीय विवरणों को जोड़ने और समायोजित करने की आवश्यकता होगी।
वेतनमान क्या हैं?
आपके वित्तीय विवरण आपके व्यवसाय में और बाहर जाने वाले धन को दो श्रेणियों, परिसंपत्तियों और देनदारियों में विभाजित करते हैं। यदि कोई खाता आपकी कंपनी के लिए पैसे का प्रतिनिधित्व करता है, तो यह एक संपत्ति है। आपके पास अभी तक यह आपके कब्जे में नहीं है, लेकिन सामान्य रूप से चीजों में यह अंततः आपके बैंक खाते में समाप्त हो जाएगा। आपकी कंपनी का जो पैसा दूसरों के पास है, वह एक देयता है, भले ही वह आपके खातों में वर्तमान में बैठा हो, ठीक उसी कारण से। रिपोर्टिंग अवधि के अंत में यही होता है जब आप अपने कर्मचारियों को उन पारियों के लिए पैसा देते हैं जो उन्होंने काम किया है, लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया है। यह एक देयता है जिसे आपने अर्जित किया है, या संचित है, जैसे आपके उपकरण या परिसर में पट्टे के भुगतान।
क्यों व्यवसाय मान्यता प्राप्त वेतन का उपयोग करते हैं
यदि आपने किसी मित्र से 20 डॉलर उधार लिए हैं, तो कुछ सप्ताह बाद अपनी चेकबुक में एक नोट बनाना पूरी तरह से ठीक है, जब आप उसे वापस भुगतान करने के लिए एक चेक लिखते हैं। यदि आप उस तरह से एक व्यवसाय चलाने की कोशिश करते हैं, तो चीजें जल्दी में बदसूरत हो जाती हैं। इसलिए यह लेखांकन का एक सिद्धांत है कि आपको किसी भी खर्च को रिकॉर्ड करना होगा - मजदूरी सहित - उस अवधि में जब यह अर्जित किया जाता है। आपके द्वारा दिया गया वेतन दो स्थानों पर दिखाई देगा क्योंकि अधिकांश व्यवसाय दोहरे प्रविष्टि लेखांकन का उपयोग करते हैं। आपको अपनी बैलेंस शीट पर एक देयता के रूप में, और एक आय व्यय के रूप में अपनी आय विवरण पर उन्हें रिकॉर्ड करना होगा। यदि आप नहीं करते हैं, तो रिपोर्टिंग अवधि के अंत के लिए आपके वित्तीय विवरण सटीक नहीं होंगे।
पेरोल यानी प्रोसेस्ड, पेरोल वह नहीं है
आपकी रिपोर्टिंग अवधि के अंत में, चाहे वह मासिक, त्रैमासिक हो या आपके वित्तीय वर्ष के अंत में, आप शायद अपनी किताबों में बकाया वेतन का कुछ डॉलर मूल्य दिखाएंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि किसी व्यवसाय के लिए वेतन चक्र के अंत में कर्मचारियों के साथ समझौता करना दुर्लभ है। आमतौर पर, आपके पेरोल कटऑफ की तारीख और payday के बीच एक सप्ताह या उससे अधिक होगा। यदि आपका साल का अंत उस सप्ताह के दौरान होता है, तो आपके पास एक पेरोल राशि होगी जो पहले से ही संसाधित हो चुकी है और जारी होने की प्रतीक्षा कर रही है, और यही आपकी पुस्तकों में दिखाई देती है। आपके उपार्जित वेतन खर्च अलग हैं। आपके कर्मचारियों में से अधिकांश ने वेतन चक्र के अंत और आपकी रिपोर्टिंग अवधि के अंत के बीच के दिनों में भी काम किया होगा, और वे डॉलर की राशि हैं जिनके लिए आपको समायोजन करने की आवश्यकता होगी।
जमा वेतन के लिए प्रविष्टियां बनाना
प्रवेश करने के लिए पहली जगह आपको अपनी बैलेंस शीट पर होती है, जो कि लेज़र के क्रेडिट पक्ष पर होती है। आप यहाँ "वेतन देय" या उन पंक्तियों के साथ कुछ कहा जाता है एक खाता होगा। ज्यादातर बार पहले से ही यहां एक डॉलर की राशि होगी, जो उस पेरोल का प्रतिनिधित्व करता है जो पहले से ही पिछले भुगतान अवधि से संसाधित किया गया है। यह वह जगह है जहाँ आप कुल वेतन की गणना करेंगे, एक बार जब आप कुल गणना करेंगे। आपके आय विवरण पर, आपके खाताधारक के डेबिट पक्ष पर, आपके पास एक समान खाता होगा जिसका नाम "मजदूरी व्यय" या कुछ इसी तरह होगा। आप इसी राशि को यहां जोड़ देंगे। अंत में, ज्यादातर मामलों में, आपकी पुस्तकों में एक पत्रिका भी शामिल होगी जो प्रत्येक लेनदेन को रिकॉर्ड करती है। एक बार जब आप अपना समायोजन बैलेंस शीट और आय स्टेटमेंट में कर लेते हैं, तो आपको उन लोगों को भी जर्नल में लॉग इन करना होगा। आप अपनी पत्रिका पर एक डेबिट के रूप में मजदूरी व्यय दर्ज करेंगे, और एक क्रेडिट के रूप में देय मजदूरी।
प्रति घंटा कर्मचारियों के लिए गणना की जा रही है
आपकी कंपनी में प्रति घंटा कर्मचारी, वेतनभोगी कर्मचारी या अधिक सामान्यतः दोनों हो सकते हैं। आप अपने प्रति घंटा कर्मचारियों पर बकाया बकाया राशि की गणना अपेक्षाकृत सरल है। यदि आप कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में औपचारिक समयसीमा रखते हैं, तो आप उन कर्मचारियों को खोजने के लिए खींच सकते हैं जो कर्मचारियों ने काम किया। वहां से, प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या की गणना करें, और उनके प्रति घंटा की दर से गुणा करें। पिछले कुछ दिनों के कार्यक्रम की समीक्षा करें यदि आपका व्यवसाय इतना छोटा है कि आपको औपचारिक समयसीमा का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। सभी निर्धारित घंटों को जोड़ें, कर्मचारियों के लिए कोई आवश्यक कटौती करें, जो जल्दी छोड़ दिया है, देर से पहुंचे या बीमार को बुलाया, और फिर कर्मचारी के प्रति घंटा की दर से काम किए गए वास्तविक घंटों को गुणा करें। अंत में, कुल अर्जित प्रति घंटा मजदूरी के लिए एक आंकड़े पर पहुंचने के लिए योग जोड़ें।
वेतनभोगी कर्मचारियों के लिए गणना
अपने वेतनभोगी कर्मचारियों के लिए अर्जित वेतन की राशि से काम करना थोड़ा अधिक जटिल है, हालांकि यह अभी भी विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण नहीं है। वेतन को वार्षिक रूप से वार्षिक या मासिक आंकड़े के रूप में व्यक्त किया जाता है, इसलिए आपको प्रति दिन डॉलर की राशि तक नीचे तोड़ने की आवश्यकता होगी। वार्षिक वेतन के लिए, आप एक वर्ष में कार्य दिवसों की कुल संख्या को तोड़ सकते हैं और उस संख्या से वेतन को विभाजित कर सकते हैं। परिणाम आपके कर्मचारी की दैनिक वेतन राशि होगी। यदि वेतन मासिक है, तो आप उसी विधि का उपयोग कर सकते हैं और महीने के लिए वास्तविक कार्य दिवसों की गणना कर सकते हैं। कुछ कंपनियां लेखांकन उद्देश्यों के लिए 30-दिन के महीने पर काम करती हैं, हालांकि, यदि आप उस श्रेणी में आते हैं, तो आपको कैलेंडर माह के अंत के बजाय अपने लेखांकन महीने के अंत तक दिन गिनने की आवश्यकता होगी। एक बार जब आप उस छंटनी कर लेते हैं, और उन कर्मचारियों में से प्रत्येक के लिए एक दैनिक आंकड़े पर पहुंचे, जिन्होंने रिपोर्टिंग अवधि के उन आखिरी कुछ दिनों के दौरान काम किया है, तो आप कुल जमा कर सकते हैं और आपके कुल जमा वेतन के लिए एक संख्या हो सकती है।
ओवरटाइम, कमीशन और बोनस की गणना
एक बार जब आप आधार प्रति घंटा वेतन और वेतन पर काम करते हैं तो आपका काम काफी नहीं होता है। अक्सर आपके कर्मचारियों ने अतिरिक्त समय, कमीशन या बोनस के रूप में अतिरिक्त पैसा कमाया होगा, और उन पर भी ध्यान दिया जाना चाहिए। अपने प्रति घंटा कर्मचारियों के लिए ओवरटाइम की गणना करने के लिए, आपको अपने राज्य के ओवरटाइम कानून का उल्लेख करना होगा या, यदि यह आप पर लागू होता है, तो कोई भी सामूहिक सौदेबाजी समझौता जो ओवरटाइम के लिए एक उच्च प्रीमियम निर्धारित करता है। कुछ कर्मचारियों को ऑन-कॉल वेतन भी प्राप्त हो सकता है, काम के लिए एक वेतन अंतर अलोकप्रिय पारियों या खतरनाक कर्तव्यों के लिए खतरे का भुगतान। आपको प्रत्येक प्रभावित कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत रूप से उन राशियों की गणना करनी होगी। उसी तरह, आपको अपनी लेखा अवधि के अंतिम कुछ दिनों के दौरान अपने प्रति घंटा और वेतनभोगी कर्मचारियों द्वारा अर्जित किसी भी कमीशन या बोनस को प्राप्त करने की आवश्यकता होगी। वे आपके कुल अर्जित वेतन में जोड़ देंगे।
बीमार दिन और छुट्टी वेतन
एक और जटिलता से आपको निपटने के लिए बीमार दिन, व्यक्तिगत दिन और छुट्टी का भुगतान करना होगा। यह विशेष रूप से सच है यदि आप कैलेंडर वर्ष का उपयोग अपने वित्तीय वर्ष के रूप में करते हैं, इसलिए आपका वित्तीय वर्ष-अंत छुट्टियों के साथ मेल खाता है। यदि आप व्यक्तिगत दिनों की पेशकश करते हैं, तो वे आम तौर पर वेतनभोगी कर्मचारियों के लिए एक दिन के वेतन के बराबर होते हैं या एक सामान्य बदलाव - आमतौर पर आठ घंटे - एक प्रति घंटा कर्मचारी के लिए। बीमार दिन उसी तरह से काम करते हैं, और वे अक्सर छुट्टियों पर या तो व्यक्तिगत दिन की जगह लेते हैं या क्योंकि आपके कर्मचारी ने वैध रूप से बीमार हो गया है। हॉलिडे पे कानून भिन्न होता है, जहां आपके व्यवसाय पर आधारित होता है, लेकिन ज्यादातर मामलों में, यह उन कर्मचारियों के लिए एक दिन के वेतन में उबलता है जो छुट्टी पर काम नहीं करते हैं और जो करते हैं उनके लिए उच्च दर पर एक दिन का वेतन।
करों और लाभों के लिए अनुमति देना
एक बार जब आप उन सभी योगों पर काम कर लेते हैं, तो आपके पास सभी वास्तविक अर्जित पेरोल के लिए एक आंकड़ा होगा। हालाँकि, आपका काम अभी भी पूरा नहीं किया जा सका है, क्योंकि उस राशि का प्रत्येक डॉलर आपके द्वारा राज्य और संघीय पेरोल करों के रूप में दिए जाने वाले छोटे प्रतिशत का भी प्रतिनिधित्व करता है। यदि आपकी कंपनी अपने कर्मचारियों को, या कर्मचारियों के कुछ वर्गों को लाभ प्रदान करती है, तो उन लाभों को कर योग्य आय भी माना जाता है। आपको उन लाभों के प्रति-दिन के डॉलर के मूल्य को काम करने की आवश्यकता होगी और उन सभी योग्य कर्मचारियों के साथ लागू करने के लिए उन्हें उन लाभों सहित अंतिम रूप से प्राप्त करना होगा। एक बार जब वे जगह पर होते हैं, तो आप पेरोल कर की राशि की गणना कर सकते हैं जिसका आप पर बकाया होगा। कड़ाई से बोलना, कि अर्जित मजदूरी के लिए समायोजन का हिस्सा नहीं है, लेकिन आपको अपने कर खातों को उसी तरह से समायोजित करना होगा, क्योंकि यह एक ही कार्य का हिस्सा है।
पेरोल प्रोसेसिंग खर्चों के लिए अनुमति
यदि आप अपने लिए अपने पेरोल को संभालने के लिए किसी बाहरी कंपनी का उपयोग करते हैं, तो एक अंतिम राशि है जिसकी आपको आवश्यकता है। यह वह राशि है जो आप अपने पेरोल प्रसंस्करण के लिए भुगतान करते हैं, जो आपके द्वारा चुनी गई सेवा प्रदाता और आपके द्वारा चुनी गई सेवा योजना के आधार पर अलग-अलग होगी। आमतौर पर, आपकी फीस प्रति-कर्मचारी-माह के आधार पर होगी, इसलिए प्रति दिन की राशि की गणना मासिक वेतन के लिए प्रति दिन की राशि की गणना के समान है। कर्मचारियों की संख्या के अनुसार प्रति कर्मचारी राशि को गुणा करें, उस आंकड़े को महीने में दिनों की संख्या से विभाजित करें, और फिर उस दिन की डॉलर राशि को महीने के अंत में बचे दिनों की संख्या से गुणा करें। यदि आपकी कंपनी छोटी है, तो आप इस राशि को सीधे अर्जित वेतन के लिए कुल आंकड़े में शामिल कर सकते हैं। बड़ी कंपनियों में, संभवतः आपके पास पेरोल व्यय के लिए एक अलग खाता है, लेकिन आपके पेरोल करों के साथ, यह उस राशि की गणना और खाता बनाने के लिए समझ में आता है जब आप पहले से ही अपने अर्जित मजदूरी कर रहे हैं।
भर्ती की गई सैलरी के लिए एंट्री कैसे एडजस्ट करें
अब जब आपने सभी डॉलर की मात्राओं को शामिल कर लिया है, तो आप अंततः पुस्तकों में वापस गोता लगाने और आवश्यक समायोजन करने के लिए तैयार हैं। सबसे पहले, अपनी बैलेंस शीट के क्रेडिट पक्ष पर "मजदूरी देय" खाते पर जाएं, या जो भी खाता आपकी पुस्तकों में कहा जाता है। आपके पास पिछली भुगतान अवधि के लिए पहले से ही एक प्रविष्टि होगी, जो पहले से ही संसाधित और जिम्मेदार है। अब आप "एंट्री एडजस्ट करने वाली एंट्री" के विवरण के साथ एक नई प्रविष्टि करेंगे और उस अवधि के अंतिम दिनों के लिए आपके द्वारा गणना की गई मजदूरी को जोड़ देंगे। यदि आप खुद को किताबें रखते हैं तो आप अधिक जानकारीपूर्ण हो सकते हैं और इसे लेबल कर सकते हैं "समायोजित वेतन के लिए प्रवेश," या कुछ इसी तरह, आपको और अधिक स्पष्ट रूप से याद रखने में मदद करने के लिए कि आपने क्या किया है। अब, अपने आय विवरण पर जाएं और अपने खाता बही के डेबिट पक्ष पर ठीक उसी तरह से समायोजन प्रविष्टि दर्ज करें। अंत में, उन दोनों प्रविष्टियों को अपनी पत्रिका में समायोजित करें। यदि आप एक कम्प्यूटरीकृत अकाउंटिंग प्रोग्राम या "वन-राइट" मैनुअल सिस्टम का उपयोग करते हैं, तो सही मात्रा में खुद को जर्नल में स्थानांतरित करना पड़ सकता है, जिसे आपको इसकी आवश्यकता नहीं है।
जमा वेतन के लिए प्रवेश समायोजित करने की भूल
यदि आप अपनी खुद की किताबें रखते हैं या एक बुक कीपर का उपयोग करते हैं, जो औपचारिक रूप से प्रशिक्षित नहीं है, तो तनाव को दूर करने और अपने साल के अंत, त्रैमासिक या मासिक रिपोर्ट करने के लिए इन समायोजन को अनदेखा करना संभव है। यह विशेष रूप से सच है यदि आपका वित्तीय वर्ष-अंत कैलेंडर वर्ष के साथ मेल खाता है, तो आप छुट्टियों के दौरान अपने व्यक्तिगत दायित्वों को बनाए रखने की कोशिश करते हुए इसमें भाग ले रहे हैं। यदि आप समायोजन से चूक गए हैं तो यह पूरी तरह से समझ में आता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपनी पुस्तकों को ठीक से रखने के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं।
स्लिपशॉट या गलत किताबों को रखने से कई तरह के नतीजे मिल सकते हैं। ऋणदाता या संभावित निवेशक सावधान हो सकते हैं, और यदि वे आपकी वित्तीय स्थिति में अशुद्धि पाते हैं तो ठीक है। इसका मतलब यह भी है कि आप सटीक जानकारी के साथ काम नहीं कर रहे हैं, जो प्रबंधन की योजना को कठिन बनाता है। यदि आप एक ऐसे बाजार में हैं, जहाँ कर्मचारियों की भर्ती करना पहले से ही एक चुनौती है, तो पेरोल पर रोक लगाने के लिए एक प्रतिष्ठा आपके कारण की मदद नहीं करेगी। अंत में, अपने पेरोल करों की सही तरीके से गणना करने में विफल रहने पर जुर्माना और राज्य कर अधिकारियों या आईआरएस से अवांछित ध्यान हो सकता है। समायोजन करने के लिए आपके हिस्से - या आपके मुनीम के हिस्से पर थोड़ा काम करने की आवश्यकता होती है - लेकिन यह सही होने के प्रयास के लायक है।
