यदि आपने कभी किसी कर्मचारी को खोजा है और अंत में खोजा है - तीन अलग-अलग लोगों से पूछने के बाद - कि वह छुट्टी पर है या दोपहर के भोजन के लिए बाहर है, तो काम साइन-इन शीट एक मूल्यवान समय-बचतकर्ता हो सकता है। कर्मचारियों के आने और जाने की निगरानी के लिए वर्क साइन-इन शीट सहायक हो सकती हैं, साथ ही पेचेक की गणना के लिए कर्मचारी समय पर नज़र रखने के लिए एक अनौपचारिक विधि भी हो सकती है। इसके अतिरिक्त, आप यह निर्धारित करने के लिए कार्य साइन-इन शीट्स का उपयोग कर सकते हैं कि वर्तमान में कौन से प्रोजेक्ट कर्मचारी काम कर रहे हैं।
अपने कार्य का उद्देश्य निर्धारित करें साइन-इन शीट। कार्य साइन-इन शीट्स की सटीकता, पूर्णता और भंडारण को बनाए रखने के लिए मानव संसाधन स्टाफ सदस्य नामित करें। कुछ साइन-इन शीट मजदूरी की गणना करने के लिए पेरोल का उपयोग करने वाले टाइमकीपिंग उद्देश्यों के लिए हैं, इसलिए, यह आवश्यक है कि आप इन्हें अन्य रोजगार रिकॉर्ड की तरह ही आधिकारिक रिकॉर्ड के रूप में बनाए रखें। अन्य साइन-इन शीट यह इंगित करने के लिए उपयोगी हैं कि कौन से कर्मचारी काम पर और परिसर में हैं, और कौन कार्यालय से बाहर या छुट्टी पर है। यदि आप आधिकारिक समय रिकॉर्ड के अलावा साइन-इन शीट का उपयोग करते हैं, तो साइन-इन शीट को आपकी कंपनी के आधिकारिक पेरोल और रोजगार रिकॉर्ड के हिस्से के रूप में संग्रहीत करना महत्वपूर्ण नहीं है।
एक कर्मचारी जनगणना प्राप्त करें और रैंक या स्थिति, विभाग और नौकरी के शीर्षक से कर्मचारियों को छाँटें। साइन इन करने वाले ट्रैकिंग कर्मचारियों के माध्यम से आप जो हासिल करना चाहते हैं, उसके आधार पर, आप सूची से उच्च-स्तरीय प्रबंधकों और अधिकारियों को पार करना चाह सकते हैं। यदि सूची उपस्थिति उद्देश्यों के लिए है या यह निर्धारित करने के लिए कि कुछ कर्मचारी कार्यालय में या बाहर हैं, तो सभी कर्मचारियों के नामों के साथ सूची को बरकरार रखें। यदि आपका उद्देश्य कार्य असाइनमेंट को सौंपना है, तो यह निर्धारित करें कि क्या कर्मचारियों को प्रबंधकों और अधिकारियों के लिए कार्य असाइनमेंट के लिए निजी होना चाहिए और तदनुसार उनकी सूची को संशोधित करना चाहिए।
कर्मचारियों को शिफ्ट या कार्य अनुसूची के अनुसार क्रमबद्ध करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी कंपनी 24-घंटे का ऑपरेशन है, तो तीन अलग-अलग सूचियाँ या साइन-इन शीट बनाएँ। कर्मचारियों के नाम दिन, शाम और देर रात की पाली के आधार पर हल किए जाने चाहिए।
अपने स्प्रेडशीट के ऊर्ध्वाधर अक्ष पर, पहले विभाग द्वारा और फिर वर्णानुक्रम में कर्मचारियों के नाम सूचीबद्ध करें। उदाहरण के लिए, ऊर्ध्वाधर अक्ष के बाईं ओर, "मानव संसाधन" और विभाग के नाम के नीचे मानव संसाधन कर्मचारियों के नाम सूचीबद्ध करें।
स्प्रेडशीट के क्षैतिज अक्ष के साथ कॉलम में हेडिंग टाइप करें। यदि आप विभाग के नाम को ऊर्ध्वाधर अक्ष पर शामिल नहीं करते हैं, तो विभाग द्वारा कर्मचारी को काम करने वाले विभाग को सूचीबद्ध करने के लिए प्रत्येक कर्मचारी के नाम के दाईं ओर एक कॉलम बनाएं। "हेडली आईडी नंबर," और "के लिए एक कॉलम" जैसे कॉलम हेडर के साथ जारी रखें। कार्यालय से बाहर। "दैनिक घंटों को ट्रैक करने के लिए," टाइम इन "और" टाइम आउट "टाइप करें, इसके बाद" टाइम "और" टाइम आउट "के लिए दो समान कॉलम लंच टाइम रिकॉर्ड करें। नोट या अतिरिक्त जानकारी, जैसे प्रोजेक्ट या कार्य असाइनमेंट के लिए स्प्रैडशीट के दाईं ओर एक अन्य कॉलम पर विचार करें।
कर्मचारी प्रवेश द्वार पर एक विशिष्ट स्थान पर कार्य साइन-इन शीट्स को पोस्ट करें और उन्हें दैनिक या एक आवश्यक आवश्यकता के आधार पर बदलें।
चेतावनी
यदि आपकी कर्मचारी पहचान संख्या सामाजिक सुरक्षा संख्या के समान है, तो कर्मचारी जानकारी की गोपनीयता बनाए रखें और इस कॉलम को अपनी स्प्रैडशीट में शामिल न करें। कर्मचारी पहचान संख्या के किसी अन्य रूप को शामिल करने के लिए अपने निर्णय में अपने स्वतंत्र निर्णय का उपयोग करें।
