चाहे आप एक छोटे व्यवसाय में कर्मचारी शेड्यूल बनाने के प्रभारी प्रबंधक हों या एक कर्मचारी जो आपके शेड्यूल और काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने की इच्छा रखता है, आपको काम के कार्यक्रम की रिकॉर्डिंग के एक विश्वसनीय और सुसंगत तरीके की आवश्यकता होगी। अधिकांश कार्य अनुसूचियां निर्धारित तिथि और घंटों के लिए कॉलम और पंक्तियों के साथ एक साधारण तालिका से मिलकर होती हैं। हालाँकि, कुछ शेड्यूल को सप्ताह के विभिन्न दिनों के लिए अतिरिक्त स्थानों जैसे कार्य स्थानों या कार्य साझेदारों पर नज़र रखने के लिए अनुभागों या स्थानों को जोड़कर अधिक जटिल बनाया जा सकता है। रिक्त शेड्यूल टेम्पलेट बनाने से साप्ताहिक या मासिक शेड्यूलिंग कर्तव्यों को पूरा करने में समय और ऊर्जा की बचत होगी।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज़
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कलम या पेंसिल
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शासक (वैकल्पिक)
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माइक्रोसॉफ्ट वर्ड या एक्सेल (वैकल्पिक) के साथ कंप्यूटर
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प्रिंटर (वैकल्पिक)
पेंसिल और पेपर का उपयोग करना
अपने शेड्यूल के लिए कागज और एक पेन या पेंसिल चुनें। आपका पेपर लाइन में खड़ा या अनलिश किया जा सकता है। यदि आप अनलिस्टेड पेपर के साथ काम कर रहे हैं, तो यह मददगार हो सकता है - लेकिन जरूरी नहीं है - सीधी रेखा खींचने के लिए शासक या अन्य सीधे किनारे का उपयोग करना।
अपने डिजाइन की योजना बनाएं। विचार करें कि आप प्रत्येक कार्य अनुसूची शीट पर कितने दिनों या सप्ताह में प्रकाशित करना चाहते हैं। एक विशिष्ट शेड्यूल में एक या दो सप्ताह होते हैं, लेकिन आप पूरे एक महीने के लिए प्रदान कर सकते हैं। इसके अलावा, यदि आप एक अधिक जटिल शेड्यूल बना रहे हैं, जिसमें कार्य स्थान, उपकरण असाइनमेंट, ब्रेक या लंच के लिए खर्च किए गए ऑफ-ड्यूटी, समय के लिए अनुभाग शामिल होंगे, तो ऐसी वस्तुओं को समायोजित करने के लिए अपने शेड्यूल टेम्पलेट में अतिरिक्त अनुभाग जोड़ने की योजना बनाएं।
अपना रिक्त कार्य शेड्यूल टेम्पलेट बनाएं। मार्गदर्शन के रूप में अपनी प्रारंभिक डिजाइन योजना का उपयोग करें। एक बुनियादी "समय काम" शेड्यूल बनाने के लिए, अपनी शीट पर सात कॉलम खींचें और सप्ताह के दिन (जैसे, सोमवार) और शीर्ष पर आरोही क्रम में दिनांक सूचीबद्ध करें। एक टेम्प्लेट बनाने के लिए जो एक सप्ताह से अधिक समय के शेड्यूलिंग की अनुमति देगा, एक अतिरिक्त पंक्ति खींचें जो आपके प्रत्येक अतिरिक्त सप्ताह के लिए आपके कॉलम को इंटरसेप्ट करता है जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं। आपके कॉलम और पंक्तियों को अनफ़िल्टर्ड बॉक्स की एक श्रृंखला बनानी चाहिए।
अतिरिक्त विवरण के साथ अधिक जटिल शेड्यूल बनाने के लिए, प्रत्येक तिथि के लिए एक अलग पंक्ति बनाएँ। आपके द्वारा जोड़े जाने वाले अतिरिक्त विवरणों की संख्या की गणना करें। उदाहरण के लिए, यदि आपके दैनिक कार्यक्रम में "कार्य किए गए घंटे," "स्थान" और "लाभ" का विवरण होगा, तो प्रत्येक तिथि पंक्ति के लिए तीन प्रतिच्छेदन कॉलम बनाएं।
Microsoft Word या Excel का उपयोग करना
पहचानें कि आप Microsoft Office के किस संस्करण का उपयोग कर रहे हैं। आज उपयोग किए जाने वाले अधिकांश सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन संभवतः 2003 या 2007 संस्करण होंगे।
एक टेम्प्लेट चुनें जो आपके Microsoft Office के संस्करण के साथ काम करेगा। जांचें कि क्या Microsoft Office का आपका संस्करण खाली शेड्यूल बनाने के लिए पहले से लोड किए गए टेम्पलेट्स के साथ आया है। कार्यालय एप्लिकेशन खोलें, अपनी स्क्रीन के शीर्ष पर मेनू बार पर "फ़ाइल" टैब में क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से "प्रोजेक्ट गैलरी" चुनें। यह उपलब्ध प्रीलोडेड टेम्प्लेट की एक सूची तैयार करना चाहिए।
यदि आप पहले से लोड किए गए "शेड्यूल" टेम्पलेट को नहीं ढूंढ सकते हैं, तो एक बाहरी स्रोत से डाउनलोड करें। किसी बाहरी टेम्पलेट का पता लगाएँ जो Microsoft Office के आपके संस्करण के साथ संगत है; अधिकांश टेम्प्लेटों की सूची है कि वे कार्यालय 2003 या 2007 के साथ संगत हैं या नहीं।
Microsoft Office Online शेड्यूल टेम्प्लेट का एक विश्वसनीय स्रोत है। लिंक के लिए "संसाधन" देखें। Office ऑनलाइन से टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए, "डाउनलोड" बटन पर क्लिक करें जो टेम्पलेट के साथ मेल खाता है। एक संवाद बॉक्स खुल जाएगा और आपको टेम्पलेट को बचाने या खोलने का विकल्प प्रदान करेगा। यदि आप "सहेजें" चुनते हैं, तो बाद में पुनर्प्राप्त करने के लिए सहेजे गए टेम्पलेट को संग्रहीत करने के लिए एक स्थान चुनें।"मेरा दस्तावेज़" फ़ोल्डर फ़ाइलों को सहेजने के लिए एक आम जगह है।
शेड्यूल टेम्पलेट में जानकारी दर्ज करने के लिए अपना खाली टेम्प्लेट खोलें। वैकल्पिक रूप से, आप रिक्त टेम्पलेट को प्रिंट कर सकते हैं और उस पर लिख सकते हैं।
