प्रशिक्षण मेमो कैसे लिखें

जब आपको प्रशिक्षण मैनुअल, व्यवसाय प्रक्रिया या हैंडबुक को अपडेट करने की आवश्यकता होती है, तो सही वाहन एक प्रशिक्षण ज्ञापन है। ज्ञापन प्रारूप आपको अपने प्राप्तकर्ताओं को लक्षित करने और समय पर अनुवर्ती जानकारी को शामिल करने की अनुमति देता है, और विशेष रूप से उन स्थितियों में उपयोगी होता है जहां एक मौजूदा प्रक्रिया में नए कानूनी विचार या आवश्यक कदम जोड़े गए हैं। कुछ सरल चरणों का पालन करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपका ज्ञापन आपके विचारों को स्पष्ट रूप से और आसानी से संप्रेषित करता है जबकि आम नुकसान से बचा जाता है।

अपने दर्शकों को पहचानें। यह आपको अपने ज्ञापन के लिए सबसे प्रासंगिक जानकारी शामिल करने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आप यह समझाने के लिए लिख रहे हैं कि तीसरी मंजिल पर नए कॉपियर का उपयोग कैसे किया जाए, तो इमारत के प्रत्येक कर्मचारी को मेमो न भेजें। या यदि कोई नया कानून यह बताता है कि कानून कार्यालय में हलफनामे कैसे लिए जाते हैं, तो आपको रखरखाव टीम को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।

अपने विषय का परिचय दें। पहले दो पंक्तियों को आपके पाठकों को यह जानना चाहिए कि यह ज्ञापन उनके लिए क्यों महत्वपूर्ण है। उन्हें बताएं कि पुरानी प्रक्रिया क्या थी, या यह वर्तमान प्रक्रिया किस अद्यतन के लिए लागू होती है, साथ ही साथ अद्यतन का कारण भी।

नए चरणों या आवश्यकताओं को रेखांकित करें। शीर्षकों के केवल एक स्तर का उपयोग करें और अपने स्पष्टीकरणों को संक्षिप्त और केंद्रित रखें। अपडेट की गई जानकारी के साथ-साथ किसी भी पूर्व कदम या प्रक्रिया को शामिल करें जिसका अब पालन या प्रदर्शन नहीं किया जाना चाहिए।

टाइम लाइन शामिल करें। स्पष्ट रूप से अपने दर्शकों को बताएं कि नई नीति कब लागू होगी। यदि यह तत्काल परिवर्तन है, तो स्पष्ट रूप से बताएं कि पूर्व प्रक्रिया के लिए कोई अनुग्रह अवधि या संक्रमणकालीन प्रक्रिया है या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि अनुपस्थिति की छुट्टी का अनुरोध करने के लिए एक नया रूप है, तो कर्मचारियों को बताएं कि उन अनुरोधों का क्या होगा जो पहले से ही संसाधित हो रहे हैं।

अनुवर्ती चरणों के साथ बंद करें। अपने ज्ञापन के अंत में, अपने श्रोताओं को बताएं कि यदि उन्हें आपके दस्तावेज़ में उत्तर नहीं दिए गए हैं तो उन्हें क्या करना चाहिए। इसमें अतिरिक्त दस्तावेज़ों का लिंक, या एक संपर्क नंबर शामिल हो सकता है जिसे वे कॉल कर सकते हैं। यदि आपका प्रशिक्षण ज्ञापन अद्यतनों की एक श्रृंखला का हिस्सा है, तो बताएं कि अगला अद्यतन कब तैयार होगा।