एक संदर्भ पत्र का अंत संभवतः पत्र का सबसे आसान हिस्सा है क्योंकि आप पत्र के शरीर में दिखाई देने वाली जानकारी को संक्षेप में लिखते हैं। फिर भी, यदि आप पाठक पर एक अच्छी अंतिम धारणा बनाना चाहते हैं, तो भाषा को ठीक से प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। प्रत्येक पैराग्राफ को प्राप्तकर्ता को मनाने के लिए चमकना चाहिए जिसे आप अनुशंसा कर रहे हैं वह काम पर रखने के लायक है।
पत्र के शरीर पर ध्यान दें
आपके पत्र के मुख्य भाग में तारकीय कौशल और व्यक्तित्व लक्षणों का वर्णन होना चाहिए जो उस व्यक्ति को बनाते हैं जो आप नौकरी के लिए एक अच्छा फिट होने की सिफारिश कर रहे हैं। कई नियोक्ता विशिष्ट विशेषताओं की तलाश में हैं जो स्थिति को फिट करते हैं, इसलिए अपने आप से पूछें कि प्राप्तकर्ता को क्या जानना है। क्या कर्मचारी एक रचनात्मक समस्या है? क्या उसके पास संगठन या उत्कृष्ट टीमवर्क कौशल के लिए एक स्वभाव है? क्या वह अपने वर्षों से परे परिपक्व है? सभी कारणों को शामिल करें कि यह व्यक्ति एक योग्य उम्मीदवार क्यों है, विशिष्ट उदाहरणों से संबंधित है जिसमें व्यक्ति ने स्थिति के लिए आवश्यक कौशल का सफलतापूर्वक उपयोग किया है।
एक समापन वक्तव्य शामिल करें
"संक्षेप में," "समापन में," "तदनुसार," या "बिना किसी संदेह के" जैसे वाक्यांश के साथ अपने पत्र के पारंगत अनुच्छेद में परिवर्तन। फिर, एक या दो वाक्य लिखें जो अनुशंसा का स्पष्ट विवरण बनाते हैं। शब्द के पत्र में आपके द्वारा बनाए गए बिंदुओं से तार्किक रूप से प्रवाह होना चाहिए; अनिवार्य रूप से, आप संक्षेप में बता रहे हैं कि पहले क्या आया है। यहाँ एक उदाहरण है: "बिना किसी संदेह के, मैं स्थिति के लिए नाम की सिफारिश करता हूं। एक मेहनती कर्मचारी और एक महान टीम खिलाड़ी के रूप में, मुझे विश्वास है कि वह आपके संगठन के लिए एक मूल्यवान अतिरिक्त होगा।"
आपसे संपर्क करने के लिए प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करें
अपने संपर्क विवरण प्रदान करने के लिए अंतिम पैराग्राफ का उपयोग करें और आगे के प्रश्न होने पर आपसे संपर्क करने के लिए प्राप्तकर्ता को आमंत्रित करें। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "कृपया बेझिझक मुझसे टेलीफोन नंबर पर संपर्क करें क्या आपको इस मामले पर आगे चर्चा करने की इच्छा है। मुझे अपनी सिफारिश पर विस्तार करने में खुशी होगी।" इस तरह के फॉलो-अप को आमंत्रित करके, आप पाठक को आश्वस्त करते हैं कि आप अपनी सिफारिश के पीछे खड़े होना चाहते हैं। पत्र को समाप्त करने के लिए "ईमानदारी से," "सौहार्दपूर्वक" या इसी तरह लिखें, फिर अपना नाम लिखें और लिखें।
निष्पक्ष, सटीक और उचित रहें
संदर्भ पत्र अत्यधिक सकारात्मक हैं, लेकिन उनका होना आवश्यक नहीं है। यदि कर्मचारी के साथ काम करने का आपका अनुभव पूरी तरह से सकारात्मक नहीं रहा है, तो अपनी सिफारिश को योग्य बनाएं। आपके द्वारा दिया गया संदर्भ उचित, सटीक और उचित होना चाहिए। ऐसी किसी भी चीज़ का उल्लेख न करें जिसे आप सच नहीं जानते हैं। प्राप्तकर्ता आपके द्वारा कही गई बातों पर आपको चुनौती दे सकता है, और आपको अपने आप को सही ठहराना होगा। याद रखें, आपकी विश्वसनीयता लाइन पर है।
