परिवर्तन आदेश निर्माण व्यवसायों में उपयोग किए जाने वाले सामान्य दस्तावेज हैं। एक परिवर्तन आदेश तब बनाया जाता है जब कोई ग्राहक निर्माण प्रक्रिया के दौरान अपना विचार बदलता है। परिवर्तन करने के लिए, ठेकेदार को आमतौर पर ग्राहक को परिवर्तन आदेश पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है और आमतौर पर ग्राहक को शुल्क का भुगतान करना होता है। ठेकेदार और ग्राहक के बीच निर्माण अनुबंध में किस तरह से बदलाव के काम के नियम और प्रक्रियाएं बताई जानी चाहिए।
निर्माण अनुबंध की समीक्षा करें। इससे पहले कि कोई ठेकेदार बदलाव का आदेश दे, उसे निश्चित होना चाहिए कि वह समझौते में लिखित प्रक्रियाओं का पालन करे। एक परिवर्तन आदेश निर्दिष्ट करता है कि ग्राहक परियोजना के एक निश्चित पहलू को अलग तरीके से चाहता है। यह आमतौर पर विभिन्न सामग्रियों की खरीद और विभिन्न सेवाओं का प्रदर्शन करने वाले ठेकेदार के परिणामस्वरूप होता है।
परिवर्तन आदेश की आवश्यकता का निर्धारण करें। जब कोई ग्राहक कुछ बदलने के लिए कहता है, तो निर्धारित करें कि क्या समस्या को बदला जा सकता है या यदि बहुत देर हो चुकी है। आपको यह भी निर्धारित करना होगा कि क्या परिवर्तन के लिए परिवर्तन आदेश फॉर्म की आवश्यकता है। ऐसी कुछ गतिविधियाँ हो सकती हैं जो बहुत ही महत्वहीन हैं जहाँ एक परिवर्तन आदेश प्रपत्र आवश्यक नहीं हो सकता है।
फॉर्म की तारीख। एक वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम या स्प्रेडशीट प्रोग्राम पर एक परिवर्तन आदेश बनाएँ। दस्तावेज़ को एक परिवर्तन आदेश के रूप में शीर्षक दें और अनुरोध किए जाने की तारीख को रखें।
नौकरी की जानकारी शामिल करें। फ़ॉर्म पर ग्राहक का नाम और उसकी संपर्क जानकारी और नौकरी का शीर्षक और स्थान बताएं।
परिवर्तन का वर्णन करें। विस्तार से, वर्णन करें कि क्या परिवर्तन किया जा रहा है। उस प्रकार के कार्य को शामिल करें जो परिवर्तन को पूरा करने के लिए आवश्यक है और साथ ही आवश्यक सामग्री भी। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा पहले से ही साइडिंग के लिए रखे गए आदेश को रद्द करने के साथ-साथ आपको जो भी करने की आवश्यकता है, उसे याद करने के लिए आपको किसी भी जानकारी का वर्णन करें
परिवर्तन की लागत बताएं। ठेकेदार आमतौर पर कुछ बदलने के लिए केवल एक शुल्क लेते हैं, लेकिन इसके अलावा, लागत का अंतर ग्राहक से वसूला जाता है। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक साइडिंग के बारे में अपना विचार बदलता है और नई साइडिंग की लागत $ 1,000 अधिक है, तो ग्राहक को ठेकेदार को अतिरिक्त राशि का भुगतान करना होगा।
हस्ताक्षर प्राप्त करें। आपको ग्राहक के साथ-साथ दस्तावेज़ पर भी हस्ताक्षर करना चाहिए। यह दस्तावेज़ ग्राहक की फ़ाइल में रखा जाता है और एक कानूनी दस्तावेज़ के रूप में कार्य करता है।
