ग्राहक अपना पैसा वहीं खर्च करते हैं जहां वे मूल्यवान महसूस करते हैं। मूल्यवान लग रहा है भी कर्मचारी प्रतिधारण में एक कारक है। आपकी कंपनी में पैसा लगाने वाले निवेशक भी मूल्यवान महसूस करना चाहते हैं, भले ही उनका निवेश अन्य निवेशकों की तुलना में कुछ प्रतिशत ही हो। आपकी ग्राहक सेवा नीति उन रिश्तों को निर्धारित करती है जो आपके व्यवसाय के अस्तित्व में तीन सबसे महत्वपूर्ण तत्वों के साथ होंगे।
प्रशिक्षण
ग्राहक सेवा विभागों को अपनी सफलता को मापने के तरीकों की आवश्यकता होती है। यदि वे उस साधन को नहीं जानते हैं, तो कर्मचारी आपके महान सेवा के विचार को प्रदान करने की उम्मीद नहीं कर सकते हैं। पुस्तक पुरस्कार-विजेता ग्राहक सेवा में, रेनी एवेंसन लिखते हैं "इससे पहले कि आप अपने संगठन के लोगों को उत्कृष्ट ग्राहक सेवा प्रदान करने की उम्मीद कर सकें, उन्हें यह जानना होगा कि उत्कृष्ट ग्राहक सेवा कैसे दी जाए।" नीतियां सेवा दिशानिर्देश और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करती हैं।
स्पष्टता
कर्मचारी अपने प्रदर्शन के आधार पर ब्रांड की मदद करते हैं या बाधा डालते हैं। स्पष्ट रूप से परिभाषित नीति यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि कंपनी का मिशन सभी कर्मचारियों के लिए स्पष्ट है। यह असंभव प्रदर्शन करने के लिए आपके कर्मचारियों के दबाव को भी कम करता है। कई बार कुछ ग्राहकों को खुश करना असंभव हो सकता है। इससे कारोबार घटता है। आप अपनी नीतियों का पालन करने के लिए कर्मचारियों को आग नहीं लगा सकते। आपको बस उनकी प्रभावशीलता या उस ग्राहक के मूल्य की समीक्षा करनी होगी।
ग्राहकों को अच्छी सेवा की उम्मीद है
ग्राहक अपने पैसे के मामलों की तरह व्यवहार करने की मांग करते हैं। पॉलिसी का होना व्यवसाय के लिए आवश्यक है। बस सवालों का जवाब देने के लिए एक स्टोर में एक निकाय प्रदान करना या कॉल सेंटर में पर्याप्त कर्मचारियों को कॉल का जवाब देने के लिए जल्दी से किसी का ध्यान नहीं जाएगा। एक ग्राहक सेवा नीति अपेक्षाओं से परे जाने के लिए एक मानक डिजाइन करने का एक तरीका है। रॉन ज़मके और जॉन ए। वुड्स ने ग्राहक सेवा में सर्वश्रेष्ठ आचरण पुस्तक में लिखा है कि ग्राहक सेवा नीतियां पूरे संगठन को "महत्वाकांक्षी, वांछनीय भविष्य की स्थिति" की ओर बढ़ने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करती हैं जिसमें सेवा अपेक्षाओं से परे होती है ग्राहक।
प्रतिक्रिया
एक ग्राहक सेवा नीति, उत्पादों को बेहतर बनाने के लिए ग्राहकों से जानकारी को सॉल्व करने के बारे में कर्मचारियों को मार्गदर्शन देने के लिए एक उपकरण है। "द वॉल स्ट्रीट जर्नल" में एक लेख में, क्यूवेस्ट कम्युनिकेशंस ने ग्राहकों की समस्याओं का पता लगाने के लिए ग्राहकों को जानकारी देने के लिए ग्राहक सेवा नीति तैयार की है, जो कंपनी को याद नहीं किया जा सकता है और अपर्याप्त सेवा समस्याओं के कारण अधिक ग्राहक खो जाने से पहले उन समस्याओं को हल करने के लिए।
ग्राहक सेवा नीति का विकास करना
अपने कर्मचारियों को समस्या-समाधान करने के लिए प्रशिक्षित करें और महान सेवा प्रदान करके उनके द्वारा खोले गए दरवाजों को भुनाने के लिए अप-सेल रणनीति को शामिल करें। रेनी इवेंसन लिखते हैं "सहकर्मियों को प्रशिक्षण देने के लिए पर्याप्त समय दें जो काम करने के लिए उन्हें काम पर रखा गया था। अपने कर्मचारियों को शामिल करें, क्योंकि वे प्रबंधन टीम से अधिक ग्राहकों के साथ बातचीत करते हैं। उन्हें इस बात का बेहतर अंदाजा होगा कि ग्राहक उनसे क्या अपेक्षा रखते हैं।" कंपनी के साथ अनुभव
