एक टेलीफोन का उचित उपयोग कैसे करें

संचार का प्रभावी उपयोग आपके व्यवसाय को बना या बिगाड़ सकता है, खासकर यदि आप ऐसी स्थिति में हैं जो सीधे ग्राहकों के साथ व्यवहार करता है। PacificTel अनुशंसा करता है कि आप टेलीफ़ोन वार्तालापों का उपचार करें, चाहे वे व्यक्तिगत या व्यावसायिक कॉल हों, जैसे कि वे यह सुनिश्चित करने के लिए व्यक्तिगत मीटिंग हैं कि आप ग्राहकों को आपकी और आपकी कंपनी की अच्छी छाप छोड़ते हैं।

अपना ग्रीटिंग विनम्र बनाएं, और अपना नाम बताएं। यदि आप कॉल प्राप्तकर्ता हैं, तो अपने फोन को "हैलो" के साथ उत्तर देने का प्रयास करें। यह जेन डो है, "एक साधारण" हैलो के बजाय। "यदि आपने कॉल शुरू किया है, तो अपने कॉल अपफ्रंट के उद्देश्य को बताएं।

रिसीवर या माइक्रोफोन को अपने मुंह के पास रखें, सामान्य स्वर में बोलें और अपने शब्दों को स्पष्ट रूप से बताएं। यह न समझें कि फोन के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति के पास आपकी रेखा के समान स्पष्ट है। वह सब करें जो आप सुनिश्चित कर सकें कि आप जो कहते हैं वह आसानी से समझ में आता है।

कॉल के लिए एक शांत वातावरण चुनें। यदि सह-कार्यकर्ता जोर से बोल रहे हैं, उदाहरण के लिए, कॉल करने वाले को अपने आप को क्षमा करें और या तो अपने सहयोगियों से पूछें कि आपको कॉल का संचालन करने या किसी अलग स्थान की तलाश करने की गोपनीयता प्रदान करने की अनुमति है। यदि आप एक सेल फोन पर बोल रहे हैं, तो बैठ जाओ और कॉल पर ध्यान केंद्रित करो। यदि आप चारों ओर घूमते हैं, तो आप ऐसी आवाज़ें पैदा कर सकते हैं जो आपके शब्दों को गूंथ सकती हैं। यदि आप एक हवादार वातावरण में हैं, तो कॉल को समाप्त करने के लिए अंदर कदम रखें या इसे किसी अन्य समय के लिए पुनर्निर्धारित करें। माइक्रोफ़ोन के खिलाफ हवा बहने से कॉल को सुनने में बहुत मुश्किल हो सकती है।

यदि संभव हो तो दूसरी और बाद की कॉल वॉइस मेल पर जाएं। अन्य कॉल रखें - यदि आप उन्हें जवाब देना चाहिए - संक्षिप्त। सदर्न इलिनोइस यूनिवर्सिटी की सलाह है कि आप पहले फोन करने वाले से पूछें कि क्या आप उसे दूसरी कॉल लेने के लिए होल्ड पर रख सकते हैं, और फिर हर 15 से 30 सेकंड में वापस चेक कर सकते हैं, या जब तक आप दूसरी कॉल पूरी नहीं कर लेते।

यदि आप वॉइस मेल पर संदेश छोड़ना चाहते हैं तो स्पष्ट, संक्षिप्त संदेश प्रदान करें। अपना नाम, कॉल का उद्देश्य और चाहे आप कॉल बैक करें, बताएं। यदि आप एक रिटर्न कॉल के लिए पूछते हैं, तो अपने फोन नंबर को क्षेत्र कोड सहित छोड़ दें, और यह स्पष्ट होने के लिए संख्या दोहराएं।

टिप्स

• अपने व्यक्तिगत शोर के लिए कॉलर को उजागर न करें। फोन पर बात करते समय च्यूइंगम या खाने से बचें और हमेशा फोन को ढंक कर रखें और खांसने या छींकने पर अपना सिर घुमाएं।

चेतावनी

नेशनल हाईवे ट्रैफिक सेफ्टी एडमिनिस्ट्रेशन की रिपोर्ट है कि 2009 में सेल फोन के उपयोग से होने वाली कार दुर्घटनाओं में लगभग 1,000 लोग मारे गए और अन्य 24,000 घायल हुए। ड्राइविंग करते समय या तो अपने फोन को बंद कर दें या हैंड्स-फ्री विकल्प का उपयोग करें, और कभी भी ड्राइविंग करते समय टेक्स्ट संदेश न भेजें या न पढ़ें।