प्रक्रिया नियमावली किसी भी आकार के व्यवसायों के लिए एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है।प्रक्रिया मैनुअल एक व्यवसाय संचालित करने के दैनिक कार्यों से निपटने में एकरूपता और स्थिरता प्रदान करने के लिए "कैसे" गाइड है। सामग्री डिजाइन किए जा रहे प्रक्रिया मैनुअल के प्रकार पर निर्भर करती है। संचालन मानकीकृत हैं, निर्णय लेने, गुणवत्ता नियंत्रण और जवाबदेही बनाने में आसान हैं।
प्रक्रिया नियमावली का विकास करना
अपने प्रक्रिया मैनुअल के उद्देश्य को पहचानें। अपने मैनुअल में शामिल करने के लिए मुद्दों और लक्ष्यों पर विचार करें। अपनी प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए आवश्यक जानकारी एकत्र करें, अपने उद्योग से संबंधित कानूनी, सुरक्षा और अन्य मुद्दों को शामिल करें।
एक रूपरेखा के साथ शुरू होने वाली प्रक्रिया मैनुअल ड्राफ्ट लिखें। विषय "उद्देश्य," "संदर्भ," "नियम," "नीतियां", सामग्री की एक तालिका और कवर पृष्ठ के साथ शामिल हो सकते हैं। स्पष्ट और संक्षिप्त भाषा का उपयोग करें, जहां आवश्यक हो, शर्तों को स्पष्ट करें, प्रक्रिया मैनुअल के अपेक्षित परिणामों को रेखांकित करें।
क्रियान्वयन में शामिल लोगों और अन्य लोगों के साथ प्रक्रिया मैनुअल की समीक्षा करें। किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा परीक्षण उपयोग के लिए मैनुअल रखें जो विकास के साथ शामिल नहीं था। कमजोर क्षेत्रों की पहचान करें, सुधार और अंतराल की आवश्यकता है।
परीक्षण के उपयोग और किए गए नोट्स के आधार पर प्रक्रिया मैनुअल को फिर से लिखें। गलतियों और चूक के लिए अंतिम पाठ का सबूत। यदि आवश्यक हो तो अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करें। प्रक्रिया मैनुअल की समीक्षा करने और अपडेट करने के लिए एक समीक्षा तिथि निर्धारित करें।
मुद्रण के लिए प्रक्रिया मैनुअल सबमिट करें। आवश्यकतानुसार प्रक्रिया पुस्तिका का वितरण प्रतियां लागू करें। आवश्यकतानुसार एक साप्ताहिक फिर तिमाही आधार पर गुणवत्ता की समीक्षा का संचालन करें।
टिप्स
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भाषा का उपयोग करके अपनी प्रक्रिया मैनुअल लिखें जो स्पष्ट और संदर्भ में सुसंगत सामग्री बनाने वाली हो। उपयोगकर्ता के अनुकूल भाषा और प्रारूप में प्रक्रियाओं का वर्णन करते हुए कार्रवाई योग्य वाक्यों का उपयोग करें। उपयोगकर्ता द्वारा प्रतिक्रिया और सुझाव फ़ॉर्म प्रदान करने के लिए ऑडिट की अनुमति दें।
