ऑनलाइन नीति और प्रक्रिया नियमावली कैसे बनाएं

नीति और प्रक्रिया नियमावली के ऑनलाइन होने से किसी भी कर्मचारी को हालिया अपडेट के बारे में चिंता किए बिना किसी भी समय नीतियों और प्रक्रियाओं को देखने की अनुमति मिलती है। यह संकलन विभिन्न विभागों के लिए आवश्यकतानुसार कई कागजी प्रतियों को छापने से बचता है। पहला कदम नीति और प्रक्रिया मैनुअल लिखना है और अगला Google डॉक्स के साथ एक मुफ्त खाता बनाना है, जो एक वेब-आधारित इंटरफ़ेस है जो किसी सदस्य को दस्तावेज़ अपलोड करने और उन्हें दूसरों के साथ साझा करने की अनुमति देता है। फिर दस्तावेज़ अपलोड करें और दस्तावेज़ देखने में सक्षम लोगों के अनुमति स्तर सेट करें।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

पीसी पर वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर इंस्टॉल किया गया
इंटरनेट कनेक्शन
ईमेल पता

अपने वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर एप्लिकेशन में एक नया दस्तावेज़ खोलें। नीति और प्रक्रिया नियमावली में किन सामग्रियों को शामिल करने की आवश्यकता है, इसकी संक्षिप्त रूपरेखा। आप विभाग द्वारा और फिर प्रत्येक विभाग में कार्य द्वारा मैनुअल को तोड़ सकते हैं। प्रत्येक विभाग के प्रभारी प्रमुख स्टाफ सदस्यों के लिए संपर्क जानकारी शामिल करना सुनिश्चित करें। डॉक्यूमेंट को फॉर्मेट और प्रूफरीड करें। अपना काम बचाओ।

इंटरनेट पर लॉग इन करें और google.docs.com पर जाएं। पासवर्ड और अक्षरों और संख्याओं वाले पासवर्ड के साथ एक निर्दिष्ट कार्य ईमेल पते का उपयोग करके एक खाता बनाएँ। Google से पुष्टिकरण ईमेल के लिए अपने नए खाते की जानकारी के लिए अपने ईमेल की जाँच करें और खाता प्रक्रिया को पूरा करने के लिए ईमेल में पुष्टिकरण लिंक पर क्लिक करें।

अपने नए बनाए गए खाते में वापस साइन इन करें। बाईं ओर मेनू विकल्पों के पास "अपलोड दस्तावेज़" पर क्लिक करें। इसमें दो खंडों के साथ एक नई विंडो दिखाई देगी। बाएं हाथ की पट्टी आपके डेस्कटॉप या आपकी हार्ड ड्राइव की फ़ाइलों को दिखाती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपने इसे कैसे सेट किया है। जहाँ आपने नीति और प्रक्रिया मैनुअल को सहेजा है, वहां नेविगेट करने के लिए विंडो के शीर्ष पर तीर आइकन का उपयोग करें। इसे "फ़ाइल नाम" बॉक्स में दिखाने के लिए नीति और प्रक्रिया मैनुअल फ़ाइल पर क्लिक करें। "ओपन" पर क्लिक करें। अपलोड पूरा होने पर Google डॉक्स आपको एक स्टेटस बार दिखाएगा।

"दस्तावेज़ प्रबंधित करने के लिए वापस" पर क्लिक करें। नई अपलोड की गई नीति और प्रक्रिया नियमावली के बगल में स्थित खाली चेक बॉक्स पर क्लिक करें।

मैनुअल के ऊपर टूलबार में "शेयर दस्तावेज़" पर क्लिक करें। यह एक और छोटा बॉक्स खोलेगा जहाँ आप उन लोगों के ईमेल पते दर्ज कर सकते हैं जिन्हें आप दस्तावेज़ देखने या संपादित करने की अनुमति चाहते हैं। जब तक आपके पर्यवेक्षक ने आपको अलग-अलग नहीं बताया है, तब तक के लिए "देखें" चुनें। जब आप "आमंत्रित करें" पर क्लिक करते हैं, तो यह उन लोगों को एक नया ईमेल भेजेगा जिन्हें आपने सूचीबद्ध किया है, उन्हें पता है कि एक नया दस्तावेज़ है जिसे वे देख सकते हैं। अब आपके पास एक पूर्ण ऑनलाइन नीति और प्रक्रिया मैनुअल है।

टिप्स

आप अनुमति और अधिसूचना स्तरों के साथ खेलकर सेटिंग्स को अनुकूलित कर सकते हैं। यदि आप चाहें, तो Google डॉक्स उन लोगों को सूचित कर सकता है जिन्हें आप दस्तावेज़ में किए गए बदलाव के लिए हर बार आमंत्रित करते हैं। यह आपके सहकर्मियों को पता है कि देखने के लिए एक अद्यतन संस्करण है। वैकल्पिक रूप से, Google डॉक्स आपके दस्तावेज़ को एक स्थायी वेब लिंक के रूप में साझा करने के लिए मुख्य पृष्ठ से एक लिंक भी प्रदान करता है, जिससे बड़ी मात्रा में लोगों को वितरित करना आसान हो सकता है और आप दैनिक आधार पर अनुमतियों के स्तर को अपडेट करने के लिए समाप्त हो सकते हैं।