एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल एक लिखित दस्तावेज है जो किसी संगठन के नियमों और इसे चलाने के विशिष्ट तरीकों का विवरण देता है। यह संगठन के सामान्य दृष्टिकोण से आने वाले मेल को संसाधित करने के तरीके के विवरण तक सब कुछ शामिल करता है। नीति और प्रक्रियाओं के मैनुअल के लिए कुछ बुनियादी विचार कर्मचारियों के लिए एक मैनुअल को अधिक उपयोगी बनाएंगे।
विभागों से फीडबैक प्राप्त करें
किसी संगठन के लिए एक औपचारिक मैनुअल लिखने से पहले, आपको सभी विभिन्न विभागों से उनकी नीति और प्रक्रिया के बारे में प्रतिक्रिया प्राप्त करनी चाहिए। भले ही कोई औपचारिक नीति और प्रक्रिया नियमावली न हो, फिर भी विभागों की अपनी अनौपचारिक नीति, ज्ञापन और बिखरी हुई मार्गदर्शिकाएँ होती हैं। एक नीति और प्रक्रिया नियमावली, जब तक कि यह एक नए व्यवसाय या संगठन के लिए नहीं लिखी जा रही है, इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि विभाग पहले से ही कैसे चलाया जाता है। पूरी तरह से नई नीति और प्रक्रियाओं का परिचय संभवतः सीखने की अवस्था के कारण प्रस्तुतियों को धीमा कर सकता है। इसके बजाय, भ्रम से बचने के लिए सभी अनौपचारिक नीतियों और प्रक्रियाओं को एक स्थान पर समेकित करने के लिए नीति और प्रक्रिया मैनुअल के बारे में सोचें।
हालाँकि, यह एक पूर्ण नियम नहीं है। नीति और प्रक्रिया नियमावली लिखने के लाभों में से एक यह है कि यह आपको किसी संगठन के काम की प्रभावशीलता की समीक्षा करने का मौका देता है। मैनुअल लिखते समय, विभिन्न विभागों में प्रबंधकों और कर्मचारियों के साथ बात करके देखें कि क्या वर्तमान में उनके साथ काम करने वाली कोई भी नीति और प्रक्रिया बोझिल, कठिन या असंगत है। यदि ऐसा है, तो आप मैनुअल को पूरा करने से पहले काम के अधिक कुशल तरीकों पर चर्चा करने के लिए एक बैठक आयोजित करना चाह सकते हैं।
नीति और प्रक्रिया के बीच अंतर
नीतियों में सामान्य नियम शामिल हैं जो यह वर्णन करते हैं कि क्या किया जा सकता है या नहीं किया जा सकता है, और यह दार्शनिक से विशिष्ट तक है। उदाहरण के लिए, एक नीति "हम पर्यावरण के अनुकूल हैं," या "प्रवेश विभाग को सभी प्रवेश अनुरोध प्रस्तुत कर सकते हैं।" प्रक्रियाएं एक नीति को पूरा करने के लिए चरण-दर-चरण प्रक्रियाओं का वर्णन करती हैं। एक नीति और प्रक्रिया नियमावली बनाते समय, नीतियों को शीर्षकों और प्रत्येक नीति उपखंड या सूचियों की प्रक्रियाओं को बनाकर दोनों के बीच अंतर करें। यह मैनुअल को उन कर्मचारियों द्वारा जल्दी से नेविगेट करने की अनुमति देगा जो इस बारे में विशिष्ट जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं कि नीति को कैसे किया जाना चाहिए।
स्पष्ट और विशिष्ट हो
जब एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल लिखते हैं, तो आपको किसी भी शब्दजाल, जटिल वाक्यों और अस्पष्ट निर्देशों को काटने के लिए अक्सर अपने काम की समीक्षा करनी पड़ सकती है। 15 शब्दों या उससे कम के वाक्यों को रखने का प्रयास करें। ऐसे रन-वे या वाक्यों से बचें, जिनकी एक से अधिक तरीकों से व्याख्या की जा सकती है। जैसे निर्देश देने के बजाय, "सभी चालान प्रक्रिया करें और प्रबंधक को एक फ़ॉर्म भेजें," चालान प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं का वर्णन करें और प्रबंधक को भेजने के लिए विशिष्ट फ़ॉर्म का नाम प्रदान करें।
आप एक या एक से अधिक कर्मचारियों की नीति और प्रक्रियाओं की समीक्षा कर सकते हैं कि वे किसी भी हिस्से की जांच करने के लिए मैनुअल और प्रक्रियाओं की समीक्षा करें।
नियमित रूप से समीक्षा करें और अपडेट करें
एक नीति और प्रक्रिया मैनुअल एक जीवित दस्तावेज है। उपयोगी रखने के लिए, समीक्षा करें और यदि आवश्यक हो तो इसे नियमित रूप से अपडेट करें। पॉलिसी और प्रक्रियाओं के मैनुअल में कोई बदलाव करने की जरूरत है या नहीं यह देखने के लिए हर साल एक बार बैठक आयोजित करें। इसमें कार्य करने के नए तरीके, मुश्किलों को दूर करना या पैराग्राफ को भ्रमित करना और मैनुअल को अधिक उपयोगी बनाने के लिए बुद्धिशील तरीके शामिल हैं, जैसे कि अधिक जानकारी जोड़कर या अलग-अलग अध्यायों को कलर कोडिंग करके।
पॉलिसी में संपर्कों, व्यक्तियों के फ़ोन नंबर और वेबसाइट URLS जैसे संवेदनशील समय डालने से बचें। मैनुअल में विशिष्ट लोगों या शीर्षकों का उल्लेख करने के बजाय, विभाग के नामों का संदर्भ लें। यह नीति और प्रक्रिया नियमावली को लंबे समय तक प्रासंगिक बनाए रखने में मदद करेगा।
