जिस तरह से आप एक ग्राहक को सूचित करते हैं कि आप अब उसकी सेवा नहीं करेंगे या आपके व्यवसाय की प्रतिष्ठा को तोड़ सकते हैं। ग्राहक इंटरनेट पर आपकी और आपकी कंपनी की अपनी राय आसानी से व्यक्त कर सकते हैं, इसलिए भले ही वह लगातार असभ्य या मांग करता रहा हो, आपको अपमानजनक न होकर अपने संदेश का संचार करना चाहिए। ग्राहक को एक पत्र लिखना समाचार को तोड़ने का सबसे अच्छा तरीका है क्योंकि यह आपको यह सोचने का समय देता है कि क्या कहना है और यह ग्राहक को एक शर्मनाक सार्वजनिक दृश्य से बचाता है।
ग्राहक को पत्र को संबोधित करें और लिखें कि आज की तारीख में आपकी कंपनी अब उसकी सेवा नहीं कर पाएगी। सरल, स्पष्ट, दृढ़ भाषा का उपयोग करें ताकि ग्राहक समझे कि यह निर्णय अंतिम है और बातचीत, तर्क या विनती के लिए खुला नहीं है।
इस कारण का पता लगाएं कि आपने नकारात्मक के बजाय स्थिति में सकारात्मकता पर ध्यान केंद्रित करके यह निर्णय क्यों लिया है। बारीकियों में जाने के बजाय एक सामान्य कारण का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि आप ग्राहक को जाने दे रहे हैं क्योंकि वह मौखिक रूप से आपके कर्मचारियों के प्रति अपमानजनक है, तो यह न लिखें कि वह असभ्य है। इसके बजाय, यह कहें कि आपकी कंपनी उसकी जरूरतों को पूरा करने में सक्षम नहीं है और वह किसी अन्य कंपनी द्वारा बेहतर सेवा करेगा। वास्तव में, ग्राहक की "जरूरतों" में उसका लगातार धक्का देने वाला रवैया शामिल होता है, लेकिन आप उसे यह सोचने देते हैं कि आपने यह निर्णय अपने सर्वोत्तम हितों को ध्यान में रखते हुए किया है।
एक विकल्प के रूप में, एक अधिक विशिष्ट व्यावसायिक कारण का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, आप क्लाइंट को बता सकते हैं कि आपका ग्राहक आधार इतनी तेज़ी से बढ़ रहा है कि आप अब अपने सभी ग्राहकों को गुणवत्ता सेवा प्रदान करने में सक्षम नहीं हैं और परिणामस्वरूप, आपको कुछ जाने देना होगा। यदि आपको एक मांग करने वाले ग्राहक को जाने देना है जो आपका बहुत समय लेता है, तो कहें कि आप उसकी अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए उसके समय की सेवा नहीं कर सकते।
कुछ मार्गदर्शन या कम से कम शुभकामनाएं दें। उदाहरण के लिए, आप ग्राहक को किसी अन्य स्थानीय व्यवसाय के लिए एक रेफरल दे सकते हैं जो आपकी समान सेवा प्रदान करता है। यह विशेष रूप से अच्छी तरह से काम करता है यदि आप ग्राहकों को काट रहे हैं क्योंकि आपका छोटा व्यवसाय मांग के साथ नहीं रख सकता है। यदि आप उन्हें बदलने में मदद करने के लिए तैयार दिखाई देते हैं तो ग्राहक अधिक समझदार होंगे। यदि आप किसी ग्राहक को उसके खराब रवैये के कारण जाने दे रहे हैं, तो भी, उसे प्रतिस्पर्धियों के पास न भेजें क्योंकि उन्हें उसके साथ व्यवहार नहीं करना चाहिए। इस तरह के मामलों में, "मैं आपको शुभकामनाएं देता हूं" जैसे कुछ कहकर अपने पत्र को बंद कर दें।
