कोई भी बुरी खबर देना पसंद नहीं करता है, खासकर कर्मचारियों को। हालांकि, जब व्यापार नीचे होता है, तो अक्सर लोगों को घंटों लेटने या कम करने के लिए आवश्यक होता है। इन संदेशों को विशेष रूप से एक पत्र में लिखना मुश्किल है क्योंकि ऐसा लग सकता है कि आप तथ्यों को कैसे भी बताएं, प्राप्तकर्ता नाराज और परेशान होंगे। सौभाग्य से, कुछ योजना के साथ आप एक पत्र लिख सकते हैं जो कर्मचारियों को आसान बना देता है और उन्हें अपने घंटों को कम करने के आपके निर्णय की कठिन प्रकृति को समझने में मदद करता है।
दिनांक लिखें। एक स्थान छोड़ें। यदि आप प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी को एक पत्र को निजीकृत कर रहे हैं, तो नाम और पते जोड़ने के लिए अपने शब्द संसाधन कार्यक्रम में मेल मर्ज फ़ंक्शन का उपयोग करें। वैकल्पिक रूप से, आप पूरी तरह से अंदर के पते को छोड़ सकते हैं और एक सामान्य पत्र लिख सकते हैं यदि आपके पास व्यक्तिगत प्रतियां बनाने के लिए बहुत सारे कर्मचारी हैं।
"प्रिय (कर्मचारी नाम सम्मिलित करें)" टाइप करके पत्र खोलें और उसके बाद एक कॉलोन। यदि आप एक सामान्य पत्र लिख रहे हैं, तो "प्रिय मान्य कर्मचारी" लिखें जिसके बाद एक बृहदान्त्र होता है।
पृष्ठभूमि प्रदान करके पत्र शुरू करें। समझाएं कि कंपनी पैसे खो रही है और आपने गिरावट का मुकाबला करने के लिए क्या करने की कोशिश की है। स्पष्ट भाषा में लिखें लेकिन पर्याप्त विवरण में ताकि कर्मचारी यह समझ सकें कि कंपनी कठिन समय से गुजर रही है। पहले पैराग्राफ में कम घंटों का उल्लेख न करें, क्योंकि कर्मचारी शायद पढ़ना बंद कर देंगे और आप स्थिति को समझाने या अपनी सद्भावना बनाए रखने का प्रयास करने का अवसर खो देंगे।
दूसरे पैराग्राफ में घंटे में कमी की व्याख्या करें। विशिष्ट होना। कार्यकर्ता प्रत्येक सप्ताह में कितने घंटे खोने की उम्मीद कर सकते हैं? यदि वे अपने सामान्य कार्यक्रम में वापस आएंगे, यदि लागू हो तो? कर्मचारियों के पास बहुत सारे प्रश्न होंगे और उन्हें संबोधित करने से अब कार्यालय में भ्रम और टेलीफोन कॉल को रोका जा सकेगा।
अच्छी खबर पर जोर दें, यदि कोई हो। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी को बंद करने से बचने के लिए घंटों को कम कर रहे हैं, तो बताएं कि यदि आपके पास एक रणनीति है जो आपको लगता है कि आपके व्यवसाय को जल्द ही काले रंग में वापस मिल जाएगा, तो कर्मचारियों को अपने आशावाद को महसूस करने दें। भले ही अच्छी खबर अपेक्षाकृत मामूली हो, लेकिन यह कर्मचारी को यह महसूस करने में मदद करेगा कि आपके दिल में उनके सबसे अच्छे हित हैं।
अंतिम पैराग्राफ में कार्रवाई की जानकारी दें। यदि कर्मचारियों को अतिरिक्त कागजी कार्रवाई को भरने के लिए कुछ भी करने की आवश्यकता है, तो उन्हें बताएं। इस कठिन प्रक्रिया में आपका साथ देने के लिए उनका धन्यवाद।
