कोषाध्यक्ष का काम कई मायनों में, एक संगठन के बोर्ड पर सबसे महत्वपूर्ण काम है। क्लब का कोषाध्यक्ष क्लब के सभी पैसे के लिए ज़िम्मेदार है, जो आवक और जावक दोनों है, और कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए सटीक रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता है।
बकाया राशि एकत्रित करना
बकाया राशि जमा करना क्लब के कोषाध्यक्ष का एक सार्वभौमिक काम है। क्लबों का वर्ष शुरू होने पर बकाया जमा करने का काम शुरू होता है, चाहे वह अगस्त जैसा स्कूल क्लबों का हो या सेवा संगठनों के साथ जनवरी जैसा हो। बकाया जमा करने का काम सरल है, लेकिन अच्छे रिकॉर्ड की आवश्यकता है। कोषाध्यक्षों को उन लोगों की एक सूची रखनी चाहिए जिन्होंने अपने बकाये का भुगतान किया है ताकि क्लब की सदस्यता बरकरार रखी जा सके।
भुगतान बिल
कोषाध्यक्ष की नौकरियों में से एक क्लबों के लिए बिलों का भुगतान करना है। स्कूल सेटिंग्स में, यह स्कूल प्रशासकों से अपेक्षित आवश्यकताओं के माध्यम से किया जा सकता है, जबकि सामुदायिक संगठन में, क्लब में आम तौर पर एक चेकिंग खाता होता है। कोषाध्यक्ष को भुगतान किए गए सभी बिलों को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है और मामले में और स्पष्टीकरण देने के लिए उन्हें भुगतान क्यों किया गया है।
बजट तैयार करना
बजट एक क्लब का मूलभूत दस्तावेज है। हालाँकि कुछ क्लब किसी कार्यक्रम की योजना बनाना पसंद करते हैं, फिर उसे फंड करने का तरीका खोजें, ऐसा करने से क्लब पर दबाव पड़ सकता है। किसी भी धन उगाहने वाले प्रयासों को शुरू करने से पहले क्लब के कोषाध्यक्ष को एक साथ बजट रखने पर जोर देना चाहिए। बजट में सभी खर्च, यहां तक कि छोटे प्रशासनिक खर्च भी शामिल होने चाहिए।
रिपोर्टिंग वित्तीय जानकारी
एक विशिष्ट संगठनात्मक बोर्ड की बैठक में क्लब के कोषाध्यक्ष से वित्तीय रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। इस वित्तीय रिपोर्ट में किसी भी खाते की शुरुआती और समाप्ति शेष राशि शामिल होनी चाहिए। एकत्र किए गए किसी भी धन को कवर किया जाना चाहिए, और भुगतान किए गए बिलों को सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। वित्तीय रिपोर्ट को समझना आसान होना चाहिए, और इसके बारे में सवालों के जवाब देने के लिए कोषाध्यक्ष खुला होना चाहिए।
उत्तराधिकारी तैयार करना
जब एक नया कोषाध्यक्ष चुना जाता है, तो वर्तमान कोषाध्यक्ष को रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया समझाकर और उत्तराधिकारी को सभी सूचनाओं पर एक नज़र डालकर उस व्यक्ति को तैयार करने की आवश्यकता होती है।
