कैसे एक सम्मेलन बुलाने की योजना है। कॉर्पोरेट जगत में, बैठकें संचार का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। बैठकें आयोजित करने का एक तरीका जिसमें प्रतिभागी अलग-अलग कार्यालयों या दुनिया के अलग-अलग हिस्सों में हो सकते हैं, एक कॉन्फ्रेंस कॉल को शेड्यूल करके है। यद्यपि कॉन्फ्रेंस कॉल संवाद करने का एक सुविधाजनक तरीका हो सकता है, लेकिन कुछ कदम हैं जिन्हें आपको सफलतापूर्वक योजना बनाने के लिए करना चाहिए। कॉन्फ्रेंस कॉल की योजना बनाने के लिए इन सुझावों का पालन करें।
अपनी कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए तारीख और समय तय करें। समय की योजना बनाते समय अलग-अलग समय क्षेत्रों में रहने वाले किसी भी प्रतिभागी को अवश्य लें।आप अपने सहयोगियों के सामान्य रूप से कार्यालय में आने से पहले या बाद में एक सम्मेलन की योजना नहीं बनाना चाहते हैं।
अपनी कंपनी के कॉन्फ्रेंस सेंटर से कॉन्फ्रेंस कॉल नंबर की व्यवस्था करें, या एक ऑनलाइन प्रदाता से संपर्क करें, जो कॉन्फ्रेंस कॉल की सुविधा देता है। इसमें अक्सर सेट अप और खाता और एक छोटा शुल्क देना शामिल होता है, लेकिन यह एक सुविधाजनक विकल्प है यदि आपकी कंपनी कॉन्फ्रेंसिंग सेवाओं की पेशकश नहीं करती है।
दिनांक, समय और प्रस्तावित विषय का विवरण देते हुए एक बैठक का अनुरोध तैयार करें। इसे ईमेल कॉल के माध्यम से कॉन्फ्रेंस कॉल प्रतिभागियों को समय से पहले कई हफ्तों के लिए भेजा जाना चाहिए ताकि वे आपके कॉन्फ्रेंस कॉल को समायोजित करने के लिए पर्याप्त समय दे सकें। विशिष्ट डायलिंग निर्देश और कोई भी पिन नंबर शामिल करना सुनिश्चित करें, प्रतिभागियों को कॉल तक पहुंचने की आवश्यकता होगी।
कॉन्फ्रेंस कॉल के लिए एक एजेंडा बनाएं। आपका एजेंडा कवर करना चाहिए कि आप कॉन्फ्रेंस कॉल को क्या प्राप्त करना चाहते हैं, कॉल के बाद क्या डिलिवरेबल्स की आवश्यकता होगी और अगले चरणों के लिए कौन से प्रतिभागी जिम्मेदार होंगे।
एजेंडा भेजें और किसी भी पूरक जानकारी के लिए प्रतिभागियों को कॉल से पहले कई दिनों की समीक्षा करनी होगी। आप स्प्रेडशीट या रिपोर्ट शामिल कर सकते हैं जो उस विषय की पृष्ठभूमि प्रदान करती है जिसे आप संबोधित करने की योजना बनाते हैं।
किसी भी प्रतिभागियों के साथ व्यक्तिगत रूप से पालन करें जिन्हें आपने कॉन्फ्रेंस कॉल से पहले दिन से पुष्टि नहीं दी है। इस मामले में एक फोन कॉल सबसे अच्छा है, क्योंकि बैठक अनुरोध के साथ प्रतिभागी को आपका ईमेल नहीं मिला होगा।
