उपकरण दाखिल करते समय व्यक्तियों और व्यवसायों के पास कई प्रकार के विकल्प होते हैं। कुछ विकल्प उच्च स्तर की सुरक्षा प्रदान करते हैं जबकि अन्य फाइलों के उच्च घनत्व को समायोजित कर सकते हैं। आपके पास जितनी जगह है, फ़ाइलों की संवेदनशीलता और भौतिक या इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड के लिए आपकी प्राथमिकता सभी उपकरण दाखिल करने की आपकी पसंद को प्रभावित करते हैं।
भौतिक फाइलिंग उपकरण
फाइलिंग कैबिनेट
फाइलें रखने की अलमारी एक कार्यालय प्रधान है। फ़ाइलों को बाद में संग्रहीत करने की अनुमति देने वाले चार दराज मानक हैं। दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनी स्मेड के अनुसार, यदि आपको रिकॉर्ड सुरक्षित रखने की आवश्यकता है, तो अलमारियाँ दाखिल करना फायदेमंद है। क्योंकि ये अलमारियाँ लॉक हो सकती हैं, एक कंपनी कर सकती है संवेदनशील फ़ाइलों तक पहुंच सीमित करें अभी भी कर्मचारियों और आगंतुकों को कमरे में प्रवेश करने की अनुमति देता है।
सभी भौतिक फाइलिंग उपकरण विकल्पों में से, अलमारियाँ होती हैं सबसे महंगी और सबसे ज्यादा है सीमित क्षमता। स्मेड नोट करता है कि एक चार दराज फाइलिंग कैबिनेट जो 6-फुट-24 फुट फाइलिंग क्षेत्र को लेता है, लगभग 8,448 फ़ोल्डर पकड़ सकता है।
शेल्विंग खोलें
फाइलिंग कैबिनेट का एक विकल्प है खुला आश्रय। इकाइयां खुली किताबों के समान हैं और विशेष रूप से फ़ोल्डर की ऊंचाई और चौड़ाई के लिए डिज़ाइन की गई हैं। डिजाइन उपयोगकर्ताओं की अनुमति देता है फ़ाइलों तक आसान पहुँच और या तो हो सकता है स्थिर या हो मोबाइल यदि रोलर्स नीचे से जुड़े होते हैं।
ओपन ठंडे बस्ते में डालने अंतरिक्ष और पैसे पर बचाता है। स्मूद नोट करते हैं कि शेल्फ फाइलिंग उपकरण आम तौर पर है तीन बार अलमारियाँ दाखिल करने से कम खर्चीला। चार-दराज फाइलिंग कैबिनेट की तुलना में, सात-स्तरीय खुले आश्रय प्रणाली में 80 प्रतिशत है अधिक क्षमता। मोबाइल ठंडे बस्ते में उच्च घनत्व में रखा जा सकता है और अलमारियाँ की तुलना में 405 प्रतिशत अधिक क्षमता प्रदान करता है।
टिप्स
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फाइलिंग उपकरण के अलावा, आपको आवश्यकता होगी आपूर्ति फिजिकल सिस्टम फंक्शन को ठीक से करने के लिए फाइल फोल्डर, लेबल और एंड टैब की तरह।
डिजिटल फाइलिंग उपकरण
बाहरी उपकरण
फ़ाइलों को संग्रहीत करने के लिए कंप्यूटर की आंतरिक हार्ड ड्राइव का उपयोग करना सुविधाजनक है, लेकिन हार्ड ड्राइव दूषित या शारीरिक रूप से क्षतिग्रस्त होने पर आपको अपनी जानकारी खोने का जोखिम है। इस जोखिम को कम करने के लिए, उपयोगकर्ता किसी बाहरी डिवाइस पर डेटा का बैकअप लेना चाह सकते हैं। पीसी वर्ल्ड महत्वपूर्ण फाइलों को बैकअप देने की सिफारिश करता है बाह्य हार्ड ड्राइव और एक का उपयोग कर यूएसबी ड्राइव आवश्यकतानुसार फाइलें हस्तांतरित करना।
टिप्स
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उपयोगकर्ता Google-आधारित या ड्रॉपबॉक्स जैसी क्लाउड-आधारित सेवा के लिए भी डेटा का बैकअप ले सकते हैं, जिसके लिए किसी अतिरिक्त उपकरण की आवश्यकता नहीं होती है।
सर्वर
व्यवसाय जो एक से अधिक पार्टियों तक समान डेटा तक पहुंच चाहते हैं, वे सर्वर में निवेश करना चाहते हैं। सर्वर एक के रूप में कार्य करते हैं केंद्रीय भंडार कई उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों के लिए। पीसी वर्ल्ड नोट करता है कि व्यवसाय सर्वर पर - डेटाबेस और एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम - जैसे बहुउद्देशीय अनुप्रयोगों की मेजबानी कर सकते हैं। यह बड़ी संख्या में व्यक्तियों के लिए आसान बनाता है पहुँच में है एक ही फाइल के लिए। सर्वर डेटा को बाहरी डिवाइस या अतिरिक्त सुरक्षा के लिए क्लाउड तक बैकअप दिया जा सकता है।
भौतिक सर्वर एक उच्च अंत पीसी के समान दिखते हैं। वैकल्पिक रूप से, व्यवसाय एक चुन सकते हैं क्लाउड-आधारित होस्टिंग सेवा - Amazon Web Services, Windows Azure और Rackspace Cloud Services सभी विकल्प हैं - जिनके लिए एक भौतिक सर्वर की आवश्यकता नहीं है।
