व्यवसाय आज तेजी से एक पारंपरिक पेपर फाइलिंग प्रणाली से कंप्यूटर आधारित फाइलिंग के तरीकों में परिवर्तित हो रहे हैं, जिन्हें इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम के रूप में जाना जाता है। एक फाइलिंग सिस्टम का उद्देश्य संग्रहीत जानकारी को दर्ज करने, एक्सेस करने और पुनर्प्राप्त करने में सुविधा, गति और आसानी प्रदान करना है। कई विभिन्न प्रकार के फाइलिंग सिस्टम विभिन्न उद्देश्यों के साथ मौजूद हैं।
डिस्क फाइलिंग सिस्टम
आमतौर पर डेटा स्टोरेज के लिए उपयोग किए जाने वाले डिस्क ड्राइव किसी कंप्यूटर का संलग्न हिस्सा हो सकते हैं या किसी भी कंप्यूटर पर उपयोग करने के लिए अलग और प्लग इन हो सकते हैं। प्रोग्राम आपके कंप्यूटर की डिस्क ड्राइव पर संग्रहीत हैं। सीडी और डीवीडी डिस्क ड्राइव से प्राप्त डेटा का उपयोग करके बनाई गई हैं।
फ्लैश फाइल सिस्टम
फ्लैश फाइलें छोटी, आमतौर पर पोर्टेबल इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस होती हैं जो आसानी से बड़ी मात्रा में मीडिया स्टोरेज को स्टोर करती हैं। फ़्लैश फ़ाइलों का उपयोग दस्तावेज़ों, फ़ोटो, वीडियो और संगीत जैसे डेटा को कुछ ही सेकंड में स्थानांतरित करने के लिए किया जा सकता है। मेमोरी स्टिक्स और मेमोरी कार्ड फ्लैश फाइल के दो लोकप्रिय उदाहरण हैं।
ट्रांजेक्शनल फाइलिंग सिस्टम
मुख्य रूप से बैंकों द्वारा उपयोग किया जाता है, ट्रांजेक्शनल फाइलिंग सिस्टम एक प्रोग्राम का उपयोग करके कई कंप्यूटरों को इंटरकनेक्ट करता है। इस फाइलिंग सिस्टम में किए गए कोई भी परिवर्तन प्रोग्राम से जुड़े अन्य सभी कंप्यूटरों पर स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं। कार्रवाई में एक ट्रांजेक्शनल फाइलिंग सिस्टम का एक प्रमुख उदाहरण है जब आप किसी स्टोर में एक आइटम खरीद रहे हैं और आपके क्रेडिट कार्ड को आपके उपलब्ध शेष राशि के अनुसार स्वीकार या अस्वीकार कर दिया जाता है। जब आप इस प्रणाली के माध्यम से अपना कार्ड चलाते हैं, तो यह एक ही लेनदेन फाइलिंग सिस्टम पर अन्य सभी कंप्यूटरों के साथ संचार में है, इसलिए "यह जानना" है कि क्या आपका कार्ड इस शेष राशि को कवर करेगा। जब आप अपनी खरीदारी करते हैं, तो आपके क्रेडिट कार्ड का बैलेंस अपने आप ही तदनुसार घट जाता है और पूरा सिस्टम तुरंत अपडेट हो जाता है।
नेटवर्क फाइल सिस्टम
इस प्रकार की इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग प्रणाली एक नेटवर्क पर कंप्यूटर को प्रशासक के कंप्यूटर से फाइलों तक पहुंचने की अनुमति देती है। उदाहरण के लिए, किसी व्यवसाय के स्वामी (व्यवस्थापक) के पास अपने कंप्यूटर पर ऐसी फाइलें हो सकती हैं, जिनके लिए उसके ग्राहक की पहुंच आवश्यक हो। व्यवस्थापक इस विशेष क्लाइंट को नेटवर्क फाइलिंग सिस्टम तक पहुंचने की अनुमति देने के लिए अनुमतियाँ सेट कर सकता है, और अब या तो पार्टी फ़ाइलों में बदलाव कर सकती है या जोड़ सकती है।
