फाइलिंग और वर्गीकरण सिस्टम तीन मुख्य प्रकारों में आते हैं: वर्णमाला, संख्यात्मक और अल्फ़ान्यूमेरिक। फाइलिंग सिस्टम के इन प्रकारों में से प्रत्येक के फायदे और नुकसान हैं, जो दर्ज की गई और वर्गीकृत की गई जानकारी पर निर्भर करता है। इसके अलावा, आप प्रत्येक प्रकार के फाइलिंग सिस्टम को उपसमूहों में अलग कर सकते हैं। एक प्रभावी फाइलिंग वर्गीकरण प्रणाली शामिल जानकारी के लिए सबसे तार्किक, व्यावहारिक और लचीली प्रकार की प्रणाली का उपयोग करती है।
वर्णनात्मक सामयिक फाइलिंग सिस्टम
वर्णनात्मक सामयिक प्रणालियाँ विषय के अनुसार सूचनाओं को वर्गीकृत करती हैं, फिर विषय लेबल को वर्णमाला क्रम में दर्ज करती हैं। इस प्रणाली में संबंधित विषयों को एक साथ नहीं रखा गया है। आमतौर पर इस प्रकार की प्रणाली सबसे अच्छी होती है जब छोटी मात्रा में जानकारी शामिल होती है। इस प्रकार की फाइलिंग और वर्गीकरण प्रणाली को कभी-कभी "शब्दकोश" प्रणाली के रूप में जाना जाता है। जब व्यक्तिगत नाम दर्ज किए जा रहे हैं, तो अंतिम नाम प्राथमिक सॉर्टर के रूप में उपयोग किए जाते हैं, पहले नामों के साथ केवल समान अंतिम नामों के मामले में उपयोग किया जाता है।
वर्णमाला एनसाइक्लोपीडिया फाइलिंग सिस्टम
"इनसाइक्लोपीडिया" फाइलिंग और वर्गीकरण प्रणाली में, जानकारी को पहले सामान्य श्रेणी से तोड़ दिया जाता है, उप-श्रेणियों को वर्णमाला क्रम में रखा जाता है। इस प्रकार की फाइलिंग प्रणाली विशेष रूप से बड़ी मात्रा में जानकारी को संभालने के लिए उपयोगी है क्योंकि सिस्टम के उपयोगकर्ताओं को इसे खोजने के लिए किसी विशेष फ़ाइल का नाम ध्यान में नहीं रखना पड़ता है। इसके बजाय, वे सामान्य श्रेणी की तलाश करके शुरू कर सकते हैं और इसके भीतर खोज कर उस विशिष्ट फ़ाइल को खोज सकते हैं जिसकी उन्हें ज़रूरत है।
वर्णक्रमीय भौगोलिक फाइलिंग सिस्टम
विश्वकोश फाइलिंग और वर्गीकरण प्रणाली का एक सबसेट वर्णानुक्रमिक भौगोलिक फाइलिंग सिस्टम है। भौगोलिक प्रणाली में, प्रमुख श्रेणियां स्थानों से टूट जाती हैं। आप किसी भी आकार या प्रकार के स्थान का उपयोग कर सकते हैं, देशों से शहरों तक के क्षेत्र कार्यालयों में। इस प्रकार के सिस्टम के उपयोगकर्ता भौगोलिक क्षेत्र को अपनी खोज के लिए प्रासंगिक चुनकर शुरू करते हैं, फिर उस विषय के भीतर वर्णानुक्रम में खोज करते हैं, जो विशिष्ट जानकारी की तलाश करते हैं।
सीधे न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम
सीधे संख्यात्मक फाइलिंग और वर्गीकरण सिस्टम का उपयोग करना बहुत सरल है, क्योंकि वे आम तौर पर नंबर एक पर शुरू होते हैं और प्रत्येक फ़ाइल को बाद की संख्या के साथ लेबल करते हैं। हालाँकि, इस प्रकार की प्रणाली का उपयोग सीमित है, क्योंकि इसमें अक्सर उपयोगकर्ताओं को उन फाइलों को खोजने में मदद करने के लिए एक सूचकांक की आवश्यकता होती है, और उच्च गतिविधि वाली फाइलें उसी संख्यात्मक क्षेत्र के आसपास भीड़भाड़ बन सकती हैं।
डुप्लेक्स न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम
डुप्लेक्स संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम में, फाइलों को संख्याओं के कई सेटों के साथ संख्यात्मक लेबल दिए जाते हैं। इस प्रकार का फाइलिंग सिस्टम बड़ी मात्रा में डेटा को संभाल सकता है। संख्याओं के विभिन्न सेट प्रमुख श्रेणियों और उप-श्रेणियों के अनुरूप हो सकते हैं, फाइलिंग और वर्गीकरण के विश्वकोश प्रणाली को समानता देते हैं। इस तरह की प्रणाली में एक खामी यह है कि यह समझने के लिए एक सूचकांक की आवश्यकता होती है कि संख्याओं के प्रत्येक समूह को क्या संदर्भित किया जाता है। द्वैध संख्यात्मक प्रणाली का एक बहुत ही परिचित प्रकार डेवी दशमलव प्रणाली है, जो अधिकांश पुस्तकालय अपने संग्रह को सूचीबद्ध करने के लिए उपयोग करते हैं।
कालानुक्रमिक फाइलिंग सिस्टम
संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम की एक और उपश्रेणी कालानुक्रमिक प्रणाली है, जिसमें तारीखों द्वारा व्यवस्थित फाइलें हैं। आमतौर पर फ़ाइलों को पहले वर्ष के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है, फिर महीने के आधार पर, फिर दिन के हिसाब से। पत्राचार फाइलें, जैसे कि ईमेल सूचियां, आमतौर पर इस फैशन में व्यवस्थित होती हैं, सबसे हाल ही में सूचीबद्ध आंकड़ों के टुकड़े के साथ।
अल्फ़ान्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम
अल्फ़ान्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम में, जानकारी को एक विश्वकोश प्रणाली में श्रेणी के आधार पर वर्गीकृत किया जाता है, लेकिन श्रेणियों को निरूपित करने के लिए अक्षरों और संख्याओं दोनों का उपयोग किया जाता है। दोनों संख्याओं और संख्याओं का उपयोग श्रेणियों के बहुत अधिक क्षेत्र के लिए अनुमति देता है, अकेले संख्याओं का उपयोग नहीं करता है। इस प्रकार लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस फाइलिंग एंड क्लासिफिकेशन सिस्टम, जो अल्फ़ान्यूमेरिक है, डेवी दशमलव प्रणाली की तुलना में अधिक श्रेणियों की श्रेणी के लिए अनुमति देता है, जो दस प्रमुख श्रेणियों तक सीमित है।
