यदि आप लंबे समय से चली आ रही समस्या का समाधान प्रस्तावित करते हैं, तो संभावना है कि आपका प्रबंधक आपसे एक औपचारिक प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए कहेगा। हालाँकि, लंबाई आपके द्वारा कवर की जाने वाली जानकारी के आधार पर भिन्न होती है, अधिकांश औपचारिक प्रस्तावों में औपचारिक रिपोर्ट के समान कुछ प्रमुख घटक होते हैं। इनमें आम तौर पर प्रीफैक्टरी, बॉडी और सप्लीमेंट्री पार्ट्स शामिल होते हैं। जैसा कि नाम से संकेत मिलता है, प्रस्ताव का प्रस्तावक भाग पाठक को अवधारणा से परिचित कराता है।
शीर्षक विवरण
शीर्षक मक्खी आवरण पृष्ठ के तुरंत बाद रखे गए प्रस्ताव का पहला पृष्ठ है जो शीर्षक के अलावा और कुछ नहीं करता है। इसके बाद शीर्षक पृष्ठ है, जो शीर्षक के अलावा, लेखक और उस व्यक्ति के नाम को ले जाता है, जिसने लेखक को प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए अधिकृत किया है, साथ ही उसके पदनाम, आधिकारिक पते और संपर्क विवरणों के साथ। इस पृष्ठ को प्रस्ताव के प्रस्तुत करने की तारीख भी सहन करनी चाहिए।
पत्र
लेखन में अधिकृत प्रस्तावों में शीर्षक पृष्ठ के तुरंत बाद प्राधिकरण पत्र होना चाहिए। इसके बाद प्रस्ताव लिखने वाले व्यक्ति द्वारा लिखित ट्रांसमिटेड या कवर लेटर आता है। कवर पत्र को प्राप्तकर्ता को संबोधित करने और उसके शीर्षक द्वारा प्रस्ताव की पहचान करने की आवश्यकता है। यह औपचारिक पत्र आम तौर पर दस्तावेज़ के उद्देश्य के बारे में जानकारी देता है, इसके विवरण में जाने के बिना कि यह क्या है या निष्कर्ष जिस पर लेखक पहुंचे हैं। प्रस्ताव को तैयार करने में प्राप्त सहायता को स्वीकार करने के लिए लेखक आवरण पत्र का उपयोग कर सकता है।
विषय - सूची
सामग्री की तालिका प्रस्ताव की संरचना की रूपरेखा प्रदान करती है। इसमें दस्तावेज़ के भीतर शीर्षकों की एक व्यापक सूची है, साथ ही प्रत्येक के बगल में संबंधित पृष्ठ संख्या भी है। सूचनाओं का स्पष्ट प्रदर्शन देने के लिए इन शीर्षकों को पर्याप्त अंतराल और नेताओं के साथ संरेखित करना महत्वपूर्ण है। यदि प्रस्ताव में महत्वपूर्ण संख्या में आंकड़े, टेबल, ग्राफ़ या अन्य विज़ुअल एड्स शामिल हैं, तो उन्हें सामग्री की तालिका के तुरंत बाद "चित्र की सूची" के रूप में एक अलग पृष्ठ पर सूचीबद्ध किया जाना चाहिए।
कार्यकारी सारांश
इस भाग में प्रस्ताव में दिखाई देने वाली सामग्री के बारे में संक्षिप्त जानकारी है। सामग्री की तालिका में प्रदान की गई रूपरेखा के बाद, कार्यकारी सारांश विषय का परिचय देता है, प्रासंगिक डेटा देता है, और प्रस्ताव बनाने वाले व्यक्ति के निष्कर्ष और सिफारिशों को पूरा करता है। इस सारांश का उद्देश्य व्यस्त अधिकारियों द्वारा त्वरित इनकार के लिए विषय का एक पक्षी दृश्य प्रदान करना है। यद्यपि यह प्रस्ताव के मुख्य निकाय के सामने आता है, लेकिन पूरे दस्तावेज को एक साथ रखने के बाद, इस हिस्से को अंतिम रूप देना आसान है।
