अक्सर जब कोई संगठन किसी परियोजना के लिए बाहर की मदद लेता है, तो यह आरएफपी, या प्रस्ताव के लिए अनुरोध जारी करता है। इसके बाद ठेकेदार RFP पर प्रतिक्रिया देते हैं, यह बताते हुए कि वे इस परियोजना में कैसे मदद कर सकते हैं और उनकी कंपनी या टीम काम के लिए सबसे अच्छा विकल्प क्यों है। सबसे पूर्ण प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने और सही विकल्प बनाने के लिए, आरएफपी में कुछ बुनियादी जानकारी शामिल होनी चाहिए।
RFP को हमेशा अनुरोध और समस्या या परियोजना को जारी करने वाले संगठन के परिचय और अवलोकन के साथ शुरू करना चाहिए जहां मदद की आवश्यकता है। परिचय आमतौर पर एक पैराग्राफ या दो से अधिक नहीं है, और इसमें परियोजना और प्रस्तावित बजट के लिए नियत तारीख भी शामिल होनी चाहिए। इस जानकारी को शामिल करने से फर्मों को RFP पर प्रतिक्रिया देने के बारे में निर्णय लेने में मदद मिलती है।
परियोजना विवरण
RFP के दूसरे भाग को विशिष्ट परियोजना या कार्यक्रम के बारे में विवरण देना होगा। परियोजना के उद्देश्य और संरचना के साथ-साथ उस पर काम करने वाली टीम, स्थान, अनुसूची और स्थिति के बारे में विवरण प्रदान करें। यह जानकारी उत्तरदाताओं को परियोजना के संदर्भ को समझने में मदद करती है; फिर वे अनुरोध करने वाले संगठन की जरूरतों के लिए अपनी प्रतिक्रिया दर्जी कर सकते हैं।
सेवा का दायरा
एक RFP को इस बात का विवरण देना चाहिए कि आप बाहर की फर्म से किन सेवाओं की तलाश कर रहे हैं। सेवा का यह दायरा शायद RFP का सबसे महत्वपूर्ण खंड है, क्योंकि उत्तर देने वाली फर्में आपकी सभी जरूरतों को पूरा करने वाले प्रस्तावों को विकसित करने के लिए बहुत सावधानी बरतेंगी। जबकि आपको ऐसे विशिष्ट कार्य शामिल करने चाहिए जो परियोजना को पूरा करने में महत्वपूर्ण हों, आवश्यक सेवाओं की सूची काफी सामान्य होनी चाहिए, क्योंकि प्रत्येक प्रतिसाद देने वाली फर्म का परियोजना के लिए अपना दृष्टिकोण होगा। बाहरी फर्मों को अपने विचारों और प्रक्रियाओं को विस्तार देने की अनुमति देने से आपको नौकरी के लिए सबसे अच्छी कंपनी पर अधिक सूचित निर्णय लेने में मदद मिल सकती है।
बजट
जबकि कुछ फर्म जो RFPs जारी करती हैं, वे बजट की जानकारी को शामिल करने में संकोच करती हैं, यदि आपके पास एक सख्त बजट है, तो इसे RFP में शामिल करें। RFP में फर्मों को यह पूछने के लिए एक अनुभाग शामिल करना चाहिए कि वे बजट का उपयोग करने की योजना कैसे बनाते हैं, साथ ही साथ उनकी बिलिंग और भुगतान आवश्यकताओं और प्रक्रियाओं का टूटना भी है। इसके अलावा अनुबंध के प्रकार और अनुबंध की अवधि के बारे में जानकारी शामिल करें।
योग्यता
जब आप अपनी कंपनी के साथ काम करने के लिए बाहर की फर्म का चयन कर रहे हैं, तो आप सबसे अच्छी, सबसे योग्य कंपनी चाहते हैं जिसे आप खरीद सकते हैं। RFP में एक सेक्शन शामिल होना चाहिए जहाँ जवाब देने वाली फर्में नौकरी के लिए अपनी योग्यता को विस्तृत कर सकें। यदि आप विशिष्ट अनुभव की तलाश कर रहे हैं, तो उत्तरदाताओं से उस क्षेत्र में अपने कौशल और अनुभव को विस्तृत करने के लिए कहें। इसके अलावा, कंपनी के लिए या व्यक्तिगत टीम के सदस्यों के लिए संदर्भ का अनुरोध करें।
मूल्यांकन और सबमिशन
RFPs में मूल्यांकन मानदंड का टूटना और प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए दिशा-निर्देश शामिल होना चाहिए। स्पष्ट और विशिष्ट रहें, समय सीमा की तारीख और समय का संकेत, साथ ही एक विशिष्ट पता जहां आप प्रस्ताव प्राप्त करेंगे। यदि ऐसी परिस्थितियां हैं जो तत्काल अयोग्यता का कारण बनती हैं, तो उन्हें भी शामिल करें।
