कई कंपनियां बड़े पैमाने पर परियोजनाओं के लिए बाहरी विक्रेताओं को लाती हैं। काम की आउटसोर्सिंग के कई कारण हैं, जिनमें कर्मचारियों की कमी, संसाधनों की कमी और परियोजना के लिए विशेषज्ञता की कमी शामिल है। एक परिप्रेक्ष्य विक्रेता का चयन करते समय, एक व्यवसाय अक्सर सूचना के लिए अनुरोध या प्रस्ताव के लिए अनुरोध भेजता है। यह तय करने से पहले कि आपके संगठन के लिए किस प्रकार का उपकरण सबसे अच्छा है, दोनों के बीच के अंतर पर विचार करें।
जानकारी के लिए अनुरोध करें
सूचना, या RFI के लिए अनुरोध, दस्तावेजों की योजना बना रहे हैं। वे अनौपचारिक दस्तावेज हैं और आमतौर पर किसी भी पार्टी से प्रतिबद्धता की आवश्यकता नहीं होती है। RFI को भावी विक्रेता की कंपनी, क्षमताओं, कौशल और अनुभव के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। प्रोजेक्ट विवरण और बजट आमतौर पर इस प्रकार के दस्तावेज़ में शामिल नहीं होते हैं। इस प्रकार की जानकारी को केवल तभी शामिल किया जाता है जब कंपनी किसी छोटी परियोजना के लिए अल्पकालिक विक्रेता की तलाश कर रही हो।
प्रस्ताव के लिए अनुरोध
प्रस्ताव, या आरएफपी के लिए अनुरोध, ऐसे जटिल दस्तावेज़ हैं जो कंपनियां बाहरी विक्रेताओं से बोली और प्रस्तावों को आकर्षित करने के लिए बनाती हैं। RFP में आमतौर पर परियोजना का बजट, समय और मानदंड, साथ ही कंपनी के लक्ष्य और उद्देश्य शामिल होते हैं। यह परियोजना के विनिर्देशों और दायरे पर केंद्रित है, और यह संभावित विक्रेताओं से विस्तृत प्रतिक्रिया को हल करने के लिए काम करता है। विक्रेता उत्तरों में आमतौर पर विक्रेता कंपनी, प्रस्तावित मूल्य और विक्रेता द्वारा परियोजना को कैसे निष्पादित और प्रबंधित किया जाएगा, इस बारे में विशिष्ट विवरण शामिल हैं।
प्रक्रियाओं
RFI का उपयोग आमतौर पर कम बजट वाली परियोजनाओं के लिए, और उच्च-बजट परियोजनाओं के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में किया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ को भेजने और प्रतिक्रिया प्राप्त करने में आमतौर पर कई सप्ताह लगते हैं, और आमतौर पर 10 पृष्ठों से कम होता है। आरएफपी का उपयोग उच्च-बजट परियोजनाओं के लिए किया जाता है, और आमतौर पर परियोजना के सूचना-एकत्रित चरण के अंत में बनाया जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ के साथ विक्रेता की प्रतिक्रियाएं भेजने और प्राप्त करने में आमतौर पर कई महीने लगते हैं, और यह आमतौर पर कम से कम 20 पृष्ठ या अधिक होता है।
लाभ
RFI का उपयोग करना छोटे, कम प्रभाव वाली परियोजनाओं के लिए फायदेमंद है। इस दस्तावेज़ को संभावित विक्रेताओं से अधिक समय या प्रयास की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि उन्हें परियोजना विवरण के लंबे विवरणों को वापस भेजने की आवश्यकता नहीं है। इसलिए कंपनियां इस प्रकार के दस्तावेज़ का उपयोग प्रस्ताव प्रक्रिया शुरू करने से पहले एक बड़ी परियोजना के दायरे के बारे में अधिक जानने के लिए करती हैं। RFP का लाभ यह है कि यह कंपनी को एक विक्रेता के साथ आगे बढ़ने और अनुबंध चरण शुरू करने के लिए तैयार करती है।
नुकसान
RFI के लिए नकारात्मक पक्ष यह है कि विक्रेताओं को जानकारी भेजने में रुचि नहीं हो सकती है क्योंकि वे कंपनी से निहित प्रतिबद्धता नहीं देखते हैं। RFP के नुकसान, इसे भेजने और प्राप्त करने के लिए आवश्यक समय लेने वाली तैयारी है। यदि कोई कंपनी परियोजना के समग्र दायरे और विशिष्टताओं के बारे में अनिश्चित है, तो RFP लिखना बहुत मुश्किल हो सकता है या अप्रत्याशित विक्रेता प्रस्तावों में परिणाम हो सकता है।
