प्रस्तावों के लिए एक अनुरोध (RFP) एक खरीद प्रक्रिया में सबसे प्रारंभिक चरण है, या आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं को प्राप्त करने की प्रक्रिया है। प्रस्तावों के लिए अनुरोध संभावित आपूर्तिकर्ताओं को आपकी कंपनी की जरूरत की वस्तु या सेवा के लिए प्रस्ताव प्रस्तुत करने के लिए आमंत्रित करता है। प्रस्तावों के लिए यह अनुरोध आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं के अधिग्रहण को व्यवस्थित और प्रतिस्पर्धी बनाता है और आपकी कंपनी को कई प्रदाताओं से रचनात्मक समाधान के बीच सबसे अच्छा विकल्प चुनने की अनुमति देता है।
विवरण
प्रस्तावों के लिए एक अनुरोध केवल मूल्य अनुमान के लिए एक अनुरोध नहीं है, बल्कि एक विस्तृत रिपोर्ट के लिए एक अनुरोध है जिसमें बुनियादी कंपनी की जानकारी और इतिहास, वित्तीय डेटा, तकनीकी क्षमता, उत्पाद जानकारी और सत्यापन योग्य ग्राहक संदर्भ शामिल हैं। प्रस्तावों के लिए अनुरोधों में आम तौर पर प्रदाताओं से सटीक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए अनुरोधित वस्तु, परियोजना या सेवा का विस्तृत विवरण शामिल होता है। आमतौर पर प्रस्तावों के लिए अनुरोध जनता के लिए खुला नहीं होता है, बल्कि संभावित प्रदाताओं की पहले से अनुमोदित सूची के लिए भेजा जाता है।
समारोह
प्रस्तावों के लिए अनुरोध, आवश्यक परियोजनाओं और आंकड़ों को प्राप्त करने के लिए कार्य करता है ताकि जटिल परियोजनाओं के लिए ध्वनि व्यापार निर्णय सुनिश्चित हो सके। आरएफपी प्रक्रिया के माध्यम से, कंपनियों को खरीदार के व्यवसाय को जीतने के लिए जिंस या सेवा के लिए सबसे अच्छा प्रस्ताव प्रदान करने के लिए प्रतिस्पर्धा करना पड़ता है। यह खरीदार को सर्वोत्तम मूल्य पर गुणवत्ता, शर्तों और सेवा के सर्वोत्तम संयोजन के लिए कई विकल्पों की जांच करने की अनुमति देता है। प्रस्तावों के अनुरोध का उपयोग आपूर्तिकर्ताओं को आरएफपी में प्रस्तुत व्यावसायिक समस्याओं के रचनात्मक समाधान के लिए प्रोत्साहित करने के लिए भी किया जाता है। क्योंकि प्रस्तावों की प्रक्रिया के लिए अनुरोध लंबा और खींचा जा सकता है, इसका उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब जटिल परियोजनाओं के लिए आवश्यक हो।
लाभ
प्रस्तावों के लिए एक अनुरोध विभिन्न प्रदाताओं को ज्ञात खरीद में आपकी रुचि बनाता है और प्रदाताओं को अपने सर्वोत्तम उत्पाद या सेवा की पेशकश करने के लिए प्रोत्साहित करता है। शुरुआत से, संभावित प्रदाताओं को पता है कि चयन प्रक्रिया अत्यधिक प्रतिस्पर्धी है। RFP प्रक्रिया के लिए क्रेता को यह निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है कि वह क्या खरीदना चाहता है और आपूर्तिकर्ता अनुरोध पर तथ्यात्मक रूप से प्रतिक्रिया देने के लिए। एक संरचित मूल्यांकन और चयन प्रक्रिया के माध्यम से, कंपनियां और संगठन चयन प्रक्रिया में अपनी निष्पक्षता दिखा सकते हैं।
कमियां
RFP प्रक्रिया की अपनी कमियां भी हैं। क्योंकि प्रस्तावों के अनुरोधों को खरीदार और आपूर्तिकर्ता दोनों के हिस्से पर बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है, वे बहुत समय लेने वाले हो सकते हैं। दस्तावेज़ तैयार करने और बैठकों के लिए आवश्यक समय और देरी देरी का कारण बन सकती है। प्रस्तावों के अनुरोध का जवाब देने में समय की मात्रा और कठिनाई के कारण, कुछ कंपनियां भाग नहीं लेने का फैसला कर सकती हैं। ठीक उसी तरह परिभाषित करना जो कंपनी खरीदना चाहती है, मुश्किल हो सकती है, और अस्पष्ट आवश्यकताएं अक्सर संभावित आपूर्तिकर्ताओं से असंतोषजनक प्रस्तावों के परिणामस्वरूप होती हैं। इसके अलावा, खरीद कंपनी के लिए प्रभावी रूप से मूल्यांकन करने के लिए प्रस्ताव लंबे और कठिन हो सकते हैं।
महत्वपूर्ण तत्व
प्रस्तावों के लिए लिखित अनुरोध में कई प्रमुख तत्व शामिल होने चाहिए। बुनियादी तत्वों के अलावा, जैसे कि आयोजित किए जाने वाले व्यवसाय का सारांश, अनुरोध की गई वस्तुओं या सेवाओं और विस्तृत व्यापार आवश्यकताओं का विवरण, प्रस्तावों के लिए अनुरोधों पर आपूर्तिकर्ताओं के लिए जानकारी भी शामिल होनी चाहिए कि कैसे प्रतिक्रिया दें। आपूर्तिकर्ताओं के लिए जानकारी को खरीदार के दृष्टिकोण, उपयोग की जाने वाली मूल्यांकन प्रक्रिया, वांछित प्रस्ताव प्रारूप, समय सीमा, उपयोग किए जाने वाले चयन मानदंड, संपर्क जानकारी और परियोजना के लिए नियोजित समयरेखा पर शामिल किया जाना चाहिए।
