पेरोल प्रणाली नियोक्ता को अपने पेरोल को संसाधित करने के लिए आवश्यक माध्यम प्रदान करती है। जब तक पेरोल सिस्टम नियोक्ता की पेरोल जरूरतों को पूरा करता है, बाद वाला चाहे जो चाहे सिस्टम का उपयोग कर सकता है।
गाइड
सावधानीपूर्वक विचार-विमर्श के बाद एक मैनुअल पेरोल प्रणाली को चुना जाना चाहिए। इस प्रणाली को पेरोल व्यक्ति को हाथ से पूरे पेरोल को संसाधित करने की आवश्यकता होती है; त्रुटियों की संभावना बढ़ रही है। नियोक्ता को केवल मैनुअल पेरोल प्रणाली के साथ जाना चाहिए, अगर उनके पास कुछ कर्मचारी हों। इस प्रणाली का उल्टा यह है कि इसे लागू करना सस्ता है।
नियोक्ता एक स्थिर दुकान से मानक समय-पत्रक खरीद सकते हैं और कर्मचारियों को पूरा कर सकते हैं। नियोक्ता एक कैलकुलेटर पर हाथ से लिखी तनख्वाह / पे स्टब्स या एक टाइपराइटर का उपयोग करके मजदूरी की गणना कर सकता है और हार्ड कॉपी पेरोल डेटा को स्टोरेज बॉक्स में रख सकता है। फिर भी, इस प्रणाली का उपयोग करने का प्रयास यदि कोई पेरोल कानूनों के बारे में जानकार नहीं है, या यदि पेरोल बहुत बड़ी है, तो गलत तरीके से पेचेक और कर प्रसंस्करण हो सकता है।
घर में कम्प्यूटरीकृत
इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत प्रणाली एक व्यवहार्य विकल्प है यदि कोई नियोक्ता मैन्युअल पेरोल प्रसंस्करण को समाप्त करना चाहता है। इस प्रणाली में पेरोल सॉफ्टवेयर का उपयोग शामिल है, जैसे जेड-पे, अल्टिप्रो और क्विकबुक, जो रिकॉर्ड रखने के अनुपालन के लिए पेरोल डेटा स्टोर कर सकते हैं। यह इनपुट किए गए डेटा के आधार पर मजदूरी और कटौती की गणना करता है। उदाहरण के लिए, पेरोल व्यक्ति पेरोल सॉफ्टवेयर में कर्मचारी की दाखिल स्थिति, कार्य स्थिति और भत्ते दर्ज करेगा। पेरोल सॉफ्टवेयर में सिस्टम में हार्ड-कोडेड तालिकाओं के साथ संघीय और राज्य की रोक है और गणना करता है।
इस प्रणाली में कर्मचारी को पेरोल सॉफ्टवेयर में निवेश करने और बनाए रखने की आवश्यकता होती है। सॉफ्टवेयर की जटिलता के आधार पर, पेरोल कर्मचारियों को व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। यदि पेरोल छोटा है, तो एकमात्र पेरोल व्यक्ति पेरोल प्रसंस्करण को संभाल सकता है। लेकिन अगर पेरोल बड़ा है, तो हजारों कर्मचारियों के साथ, एक नियोक्ता को एक पूर्ण पेरोल कर्मचारी नियुक्त करना होगा, जिसमें पेरोल क्लर्क / सहायक, पेरोल विशेषज्ञ, पेरोल सुपरवाइजर और पेरोल मैनेजर शामिल हो सकते हैं। यह प्रणाली नियोक्ताओं के लिए महंगी साबित हो सकती है।
आउटसोर्स
पेरोल सेवा प्रदाता को पेरोल की आउटसोर्सिंग अक्सर नियोक्ताओं के लिए एक लागत प्रभावी और समय की बचत विकल्प है। पेरोल सेवाओं में पेरोल पेशेवर होते हैं जो ग्राहकों के पेरोल की प्रक्रिया करते हैं, जिसमें प्रत्यक्ष जमा भुगतान, लाइव चेक और डब्ल्यू -2 प्रसंस्करण शामिल हैं। नियोक्ता इस सेवा के लिए एक फ्लैट शुल्क का भुगतान करते हैं, जिससे ऑन-साइट पेरोल कर्मचारियों के वेतन और लाभ का भुगतान करने की आवश्यकता समाप्त हो जाती है। इसके अलावा, नियोक्ताओं को पेरोल सॉफ्टवेयर ग्लिच से निपटने की आवश्यकता नहीं है। अंत में, आउटसोर्सिंग पेरोल एक नियोक्ता को अन्य कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करने का समय देता है।
कई पेरोल सेवा प्रदाता ऑनलाइन पेरोल समाधान प्रदान करते हैं, जो नियोक्ताओं को कर्मचारी पेरोल डेटा और पेरोल रजिस्टरों को ऑनलाइन एक्सेस करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, पेरोल सेवाएं आम तौर पर ग्राहकों को प्रत्येक भुगतान अवधि के लिए पेरोल घंटे संचारित करने के विभिन्न तरीकों की पेशकश करती हैं, जैसे कि फैक्स के माध्यम से, ईमेल या ऑनलाइन द्वारा।
आउटसोर्सिंग का नकारात्मक पक्ष यह है कि जब कर्मचारियों को पेरोल की चिंता होती है, तो तत्काल मदद उपलब्ध नहीं हो सकती है। इसके अलावा, जब एक पेरोल सेवा कुछ पेरोल कर त्रुटियां बनाती है, तो आईआरएस नियोक्ता को दंडित करता है, न कि पेरोल सेवा। नतीजतन, कुछ नियोक्ता ऑन-साइट पेरोल एडमिनिस्ट्रेटर को नियुक्त करते हैं, जो पेरोल सेवा और नियोक्ता के लिए संपर्क का काम करता है।
