एक पेरोल प्रणाली एवेन्यू है जिसके माध्यम से आप अपने पेरोल की प्रक्रिया करते हैं। आप अपने पेरोल को बिना पेरोल सिस्टम के संसाधित नहीं कर सकते। पेरोल प्रणाली के तीन प्रकार मैनुअल हैं, इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत, और बाहरी (आउटसोर्स)। मैनुअल सिस्टम के लिए आपको अपने पेरोल को हाथ से संसाधित करने की आवश्यकता होती है; इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत पेरोल को संसाधित करने के लिए पेरोल सॉफ्टवेयर का उपयोग करता है; बाहरी प्रणाली का अर्थ है कि आप अपने पेरोल को एक पेरोल सेवा प्रदाता के लिए आउटसोर्स करते हैं। एक पेरोल सिस्टम फ्लो चार्ट वह क्रम दिखाता है जिसमें आप अपने पेरोल की प्रक्रिया करते हैं। यह पेरोल प्रोसेसिंग को सुव्यवस्थित करता है और आपको ट्रैक पर बने रहने में मदद करता है।
ऑफिस सुइट प्रोग्राम के साथ फ्लो चार्ट को डिज़ाइन करें - यह एक पेशेवर लुक के लिए सबसे अच्छा मार्ग है। हालाँकि, आप चार्ट को हाथ से खींच सकते हैं। बक्से और तीर बनाएँ, जो आपके पेरोल प्रसंस्करण के प्रवाह को दर्शाता है, जैसे कि यह कहाँ से शुरू होता है और समाप्त होता है।
मैन्युअल पेरोल प्रणाली के लिए एक फ्लो चार्ट बनाएं। प्रवाह चार्ट को इस प्रणाली के माध्यम से आपके पेरोल को संसाधित करने में शामिल सभी मैनुअल कर्तव्यों को दिखाना चाहिए।
उदाहरण: समय कार्ड इकट्ठा करें, अनुपालन के लिए समय कार्ड की जांच करें, लापता या संदिग्ध समय कार्ड के बारे में पर्यवेक्षकों से संपर्क करें, और मैन्युअल रूप से समय कार्ड की गणना करें। पेरोल प्रोसेसिंग कर्तव्यों को शामिल करते हुए एक अनुक्रम बनाएं, जैसे कि मैन्युअल रूप से मजदूरी की गणना; वैधानिक कटौती जैसे कि पेरोल करों और मजदूरी गार्निशमेंट; वेतन; स्वैच्छिक कटौती, जैसे सेवानिवृत्ति और स्वास्थ्य लाभ; और तनख्वाह पैदा करना। पोस्ट-प्रोसेसिंग कर्तव्यों को दर्शाने वाला एक और अनुक्रम बनाएं, जैसे कि पेरोल रजिस्टर को मैन्युअल रूप से बनाएं और फाइल करें, जर्नल प्रविष्टियां बनाएं और पोस्ट करें, कर्मचारियों के वेतन को बैंक में जमा करें, और पेचेक वितरित करें।
इन-हाउस कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के लिए एक फ्लो चार्ट बनाएं। यह सिस्टम मैनुअल प्रोसेसिंग को खत्म कर देता है। अपने पेरोल सॉफ़्टवेयर की आवश्यकताओं के लिए फ़्लो चार्ट को विशिष्ट बनाएं।
उदाहरण: पेरोल सॉफ़्टवेयर में टाइमकीपिंग डेटा अपलोड करना, टाइमकीपिंग डेटा की समीक्षा करना और लापता स्कैन की जांच करना, पेरोल सॉफ्टवेयर के माध्यम से पेरोल की प्रक्रिया, प्रीप्रोसेसिंग रिपोर्ट, प्रीप्रोसेसिंग रिपोर्ट के माध्यम से पेरोल की जांच करना, आवश्यक परिवर्तन करना, बैंक में डायरेक्ट डिपॉज़िट फ़ाइल बनाना, जमा करना कर्मचारी धन और बैंक में कर भुगतान का भुगतान करें, और पेरोल को बंद करें। विशेष रूप से, जब आप पेरोल को बंद करते हैं, तो यह सिस्टम में भुगतान अवधि के लिए पूरे पेरोल डेटा को बचाता है।
बाहरी सिस्टम के लिए एक फ्लो चार्ट बनाएं। जब आप अपने पेरोल को आउटसोर्स करते हैं, तो पेरोल सेवा प्रदाता को आपको प्रत्येक भुगतान अवधि में पेरोल डेटा भेजने की आवश्यकता होती है। प्रदाता आमतौर पर आपको फैक्स, ईमेल या ऑनलाइन के माध्यम से डेटा भेजने की अनुमति देता है। प्रवाह चार्ट में आवश्यक विधि का विवरण शामिल होना चाहिए।
ऑनलाइन विधि का उदाहरण: टाइमकीपिंग डेटा की समीक्षा करें, टाइमकीपिंग स्पष्टीकरण के लिए संपर्क पर्यवेक्षक, प्रदाता के सिस्टम में इनपुट कर्मचारियों के पेरोल परिवर्तन और टाइमकीपिंग डेटा, आपूर्तिकर्ता के ऑनलाइन सिस्टम के माध्यम से इनपुट डेटा को सत्यापित करें, आपूर्तिकर्ता से प्राप्त डबल-चेक और फाइल पेरोल। तनख्वाह वितरित करें।
टिप्स
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प्रवाह चार्ट डिज़ाइन करें ताकि यह प्रत्येक पेरोल प्रसंस्करण से संबंधित हो। पेरोल सिस्टम में बदलाव होने पर फ्लो चार्ट को अपडेट करें।
फ्लो चार्ट में आपके संघीय और राज्य पेरोल कर दायित्वों को शामिल करना चाहिए, जैसे आयकर भुगतान और रिपोर्टिंग, जिसमें डब्ल्यू -2 प्रसंस्करण शामिल है।
