मान लीजिए कि आप एक कंपनी में प्रबंधक हैं और आप कई कर्मचारियों की देखरेख करते हैं। आप चाहते हैं कि कर्मचारी अपनी नौकरी के कर्तव्यों को समझें क्योंकि आपको सालाना उनके काम के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना चाहिए। आप तय करें कि यह उनकी मदद करेगा यदि वे फ्लो चार्ट में नौकरी की जिम्मेदारियों को देख सकते हैं। अक्सर एक प्रक्रिया को समझना आसान होता है अगर यह एक तस्वीर या आरेख के साथ-साथ एक कथा में देखा जा सकता है।
फ्लो चार्ट सॉफ्टवेयर प्राप्त करें या यदि आप इसे हाथ से करना चाहते हैं तो फ्लो चार्ट के सभी प्रतीकों के साथ एक फ्लो चार्ट टेम्पलेट प्राप्त करें। यह समझने के लिए प्रतीकों का अध्ययन करें कि वे किस लिए खड़े हैं ताकि फ्लोचार्ट बनाते समय आप उनका सही उपयोग करें। एक बार जब आप समझ जाते हैं तो फ्लो चार्ट बनाने वाले फ्लो चार्ट के प्रतीक आसान हो जाएंगे।
कालानुक्रमिक क्रम में प्रत्येक व्यक्ति के लिए प्रत्येक नौकरी के चरणों को लिखें जिसे आप कागज की अलग-अलग शीटों पर पर्यवेक्षण करते हैं। प्रत्येक कर्मचारी ने आपके द्वारा सूचीबद्ध किए गए चरणों की समीक्षा की और आपके द्वारा याद किए गए किसी भी कदम से आपको सूचित किया ताकि आप उन्हें सूची में जोड़ सकें और उन्हें प्रवाह चार्ट में शामिल कर सकें।
फ्लो चार्ट सॉफ्टवेयर या टेम्प्लेट का उपयोग करके आपके द्वारा देखे जाने वाले प्रत्येक कार्य के लिए एक फ्लो चार्ट बनाते हैं। प्रत्येक चरण के लिए फ्लो चार्ट में प्रत्येक चरण को शामिल करें जिसे आपने चरण दो में उल्लिखित किया है। आप बस नौकरी के प्रत्येक चरण के लिए सही क्रम में और सही क्षेत्र में जहां कदम प्रदर्शन किया है के लिए लागू प्रतीक को आकर्षित करते हैं।
कर्मचारी को फ्लो चार्ट का पहला ड्राफ्ट प्रदान करें जो उन कर्तव्यों को पूरा करता है और फ्लोचार्ट पर उसकी टिप्पणियों के लिए पूछता है। क्या आपने किसी भी ऐसे कदम की पहचान की है जिसे आप याद कर सकते हैं या जो आपके गलत अनुक्रम में हो सकता है।
आवश्यक समझे जाने वाले फ़्लोचार्ट में कोई भी परिवर्तन लागू करके टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए फ़्लोचार्टों को फिर से करें। यदि आप किसी भी टिप्पणी पर कर्मचारी से सहमत नहीं हैं या फ्लो चार्ट में परिवर्तन करते हैं, तो कर्मचारी के साथ चर्चा करें और समझाएं कि आप सहमत क्यों नहीं हैं और उसे जवाब देने का मौका दें। वे कुछ ऐसा जान सकते हैं जो आपके पास नहीं है या आपके पास उस काम के बारे में कोई अंतर्दृष्टि या दृष्टिकोण है जो आप नहीं करते हैं और एक बार जब आप उसके दृष्टिकोण को समझ जाते हैं तो आप उनके बदलाव से सहमत हो सकते हैं।
कर्मचारियों को उनकी नौकरी के लिए तैयार फ्लोचार्ट की एक प्रति दें। इसके अलावा उन नौकरियों के लिए जो एक प्रक्रिया का हिस्सा हैं आप अन्य फ्लोचार्ट को उस प्रक्रिया में शामिल सभी कर्मचारियों के साथ साझा करना चाहते हैं ताकि वे पूरी प्रक्रिया को समझ सकें। यह क्रॉस ट्रेनिंग की सुविधा देगा और कर्मचारियों को यह बताएगा कि वे व्यापार के लिए महत्वपूर्ण एक बड़ी प्रक्रिया का हिस्सा हैं।
भविष्य के संदर्भ और प्रशिक्षण के प्रयोजनों के लिए एक अंगूठी बांधने की मशीन में प्रवाह चार्ट की एक प्रति रखें।
