एक नया संगठन शुरू करते समय, एक टीम का निर्माण करना या एक परियोजना को परिभाषित करना, यह जानना महत्वपूर्ण है कि उद्देश्य और गुंजाइश क्या है। इसे स्पष्ट करने के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ को चार्टर दस्तावेज़ कहा जाता है।
चार्टर दस्तावेज़ क्या है?
एक चार्टर एक औपचारिक दस्तावेज है जो एक संगठन, टीम या परियोजना के लिए एक रोड मैप की तरह है और इसका उद्देश्य पूरा करना है। इसमें शामिल है कि कौन शामिल है, लक्ष्य क्या हैं, किसके पास क्या है और किस पर और किस पर और यदि समूह या परियोजना के लिए एक जीवन चक्र है जब यह पूरा हो गया है।
एक ऐतिहासिक अभ्यास
मध्य युग के बाद से चार्टर दस्तावेज़ मौजूद हैं। मैग्ना कार्टा, जो 1215 की है, बैरन, अन्य संपत्ति मालिकों और चर्च के अधिकारों की स्थापना करते हुए इंग्लैंड के राजा की भूमिका को स्पष्ट करता है।
पूरे इतिहास में, चार्टर्स को संगठनात्मक और परियोजना अधिकारों को चित्रित करने वाले महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं, साथ ही साथ इसे पूरा करने की आवश्यकता है। औपनिवेशिक अधिकारों को निर्धारित करने वाले दस्तावेजों के माध्यम से नई दुनिया की खोज करने के लिए चार्टर्ड कंपनियों से शाही शक्तियों के साथ संपन्न होने के बाद, कल के चार्टर आज के संगठनात्मक दस्तावेजों के ढांचे के समान हैं।
प्रोजेक्ट चार्टर क्या है?
एक प्रोजेक्ट चार्टर सिर्फ एक परियोजना में महत्वाकांक्षाओं और खिलाड़ियों को परिभाषित नहीं करता है; यह टीम को खूंखार "गुंजाइश रेंगना" से बचाता है जो कई परियोजनाओं को अनियंत्रित होता हुआ देखता है।
परियोजना योजना से पहले एक चार्टर तैयार किया जाता है; यह परियोजना के उद्देश्यों और लक्ष्यों का विवरण देता है। इसमें परियोजना की पृष्ठभूमि भी शामिल है, इसके उद्देश्य को समझाते हुए और इसे पूरा करने की आवश्यकता है। चार्टर परियोजना के दायरे को रेखांकित करता है और बताता है कि डिलिवरेबल्स क्या हैं, कार्यों के लिए टीम जिम्मेदार है और नौकरियों से टीम के प्रदर्शन की उम्मीद नहीं है। उत्तरार्द्ध "स्कोप रेंगना" को रोकने में महत्वपूर्ण है, जो कभी-कभी बढ़ती जिम्मेदारियों को जन्म दे सकता है, जो अंततः समय सीमा की धमकी दे सकता है।
चार्टर को नेतृत्व, हितधारकों और टीम के सदस्यों को भी निर्देशित करना चाहिए। यह जोखिम और मान्यताओं के साथ-साथ निर्भरता और बाधाओं के साथ परियोजना और बजट में महत्वपूर्ण तिथियों को रेखांकित करेगा। यह परियोजना प्रबंधक के अधिकार स्तर को स्पष्ट करना चाहिए, जिसमें यह भी शामिल है कि वे कर्मचारियों को काम पर रखने में सक्षम हैं या नहीं। अंत में, इसे संचार गेम योजना स्थापित करनी चाहिए, जिसमें प्रश्नों पर प्रतिक्रियाएं कितनी जल्दी हो, इस पर पैरामीटर भी शामिल हैं।
एक परियोजना चार्टर को सिद्धांत हितधारकों और प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना है। इसे गलत सूचना को कम करना चाहिए और परियोजना के जीवन को एक मजबूत मार्गदर्शक प्रकाश प्रदान करना चाहिए। इसे मंजूरी के लिए प्रबंधन के लिए एक परियोजना को 'बेचने' का एक तरीका भी माना जाता है।
एक अच्छा टीम चार्टर लेखन
एक प्रोजेक्ट चार्टर की तरह, एक टीम चार्टर को किसी भी टीम के लिए समान चीजों को पूरा करना चाहिए। इसके घटक समान हैं लेकिन एक परियोजना के बजाय टीम पर लागू होते हैं।
यह बताएगा कि टीम क्यों बनाई जा रही है और टीम के भविष्य के लिए उद्देश्यों को रेखांकित करते हुए और टीम की सफलता को मापने के लिए मापदंडों को स्पष्ट करते हुए यह किस तरह की परियोजनाएं चलाएगा।
चार्टर स्पष्ट रूप से राज्य की भूमिकाएं तय करेगा - कौन प्रभारी है, उनका अधिकार क्या है, टीम के सदस्य कौन हैं, वे कौन से कौशल तालिका में लाते हैं और उन कौशल का सबसे अच्छा उपयोग कैसे किया जाएगा। दस्तावेज़ टीम को आवंटित बजट के साथ-साथ उनके निपटान में संसाधनों का पता लगाएगा। इसके अलावा, यह स्थापित करता है कि टीम के मूल्यांकन और निष्पादन की आवृत्ति के साथ-साथ टीम की परियोजनाओं पर प्रगति के लिए आंतरिक ऑडिट और समीक्षा कैसे की जाएगी। संचार विधियों और अपेक्षाओं को भी रेखांकित किया जाना चाहिए।
एक अच्छे टीम चार्टर को गलत तरीके से न्यूनतम रखने में मदद करनी चाहिए और एक टीम को अपने उद्देश्यों पर ध्यान केंद्रित रखना चाहिए।
मार्गदर्शक बलों के रूप में चार्टर्स
चार्टर दस्तावेज़ बिजली संरचनाओं को स्पष्ट करता है, संचार योजनाओं को स्थापित करता है और बजट और आवंटन पर किसी न किसी गाइड के रूप में कार्य करता है। यह सब कुछ हैमस्ट्रिंग मामलों के रूप में माना जा सकता है इससे पहले कि वे भी शुरू करें। लेकिन चार्टर दिशानिर्देशों और स्पष्ट आकांक्षाओं के साथ-साथ अपेक्षाओं और भूमिकाओं की सीमाओं को निर्धारित करके परियोजनाओं और टीमों की रक्षा करने में मदद करता है। एक अच्छी तरह से लिखा चार्टर दस्तावेज़ टीमों, परियोजनाओं और संगठनों के लिए गुंजाइश प्रदान करेगा और रक्षा करेगा।
