किसी संघीय कानून में निजी क्षेत्र के नियोक्ताओं को वर्तमान या पूर्व कर्मचारियों को अपने कर्मियों की फाइलों तक पहुंच की अनुमति देने की आवश्यकता नहीं है। आमतौर पर, निजी क्षेत्र के कर्मचारियों की कार्मिक फाइलों को नियोक्ता की संपत्ति माना जाता है, और कुछ कंपनियां कर्मचारी फाइलों तक पहुंच को सीमित करने के लिए उस तर्क का उपयोग करती हैं। संघीय और राज्य कर्मचारी - सार्वजनिक क्षेत्र के श्रमिक - अपने आधिकारिक कर्मियों के रिकॉर्ड तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं।
कार्मिक फाइलें
रोजगार की फाइलें - जिसे कभी-कभी कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल के रूप में संदर्भित किया जाता है - इसमें दस्तावेज़ होते हैं जैसे कि कर्मचारी के लिए रोजगार के प्रारंभिक आवेदन, आपातकालीन संपर्क जानकारी, रोज़गार पात्रता प्रपत्र, प्रदर्शन मूल्यांकन, अनुशासनात्मक और उपस्थिति रिकॉर्ड और पर्यवेक्षक और प्रबंधक नोटों के प्रदर्शन, प्रशिक्षण और रोज़गार कार्यों के बारे में । रोजगार कार्यों के उदाहरण पदोन्नति और समाप्ति हैं। कुछ मामलों में, मानव संसाधन विभाग एक आधिकारिक रोजगार फ़ाइल रखता है, और कर्मचारी के पर्यवेक्षक या प्रबंधक एक विभागीय फ़ाइल रखता है। हालाँकि दोनों फाइलों में प्रासंगिक जानकारी होनी चाहिए, लेकिन सामग्री थोड़ी भिन्न हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक विभागीय फ़ाइल में सभी कागजी कार्रवाई और दस्तावेज़ों की प्रतियां नहीं हो सकती हैं, जो किसी कर्मचारी को अपने काम के पहले दिन पूरा करती हैं, जैसे कि पॉलिसी पावती और डब्ल्यू -2 फॉर्म।
पहुँच का कारण
वर्तमान कर्मचारी यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी फाइलों की समीक्षा करने के लिए कहते हैं कि मानव संसाधन विभाग उनके रोजगार से संबंधित सटीक रिकॉर्ड बनाए हुए है। यदि कंपनी वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन करती है, तो प्रत्येक वर्ष कर्मचारी को नियुक्त किए गए मूल्यांकन फॉर्म की प्रतियां कार्मिक फाइल में होनी चाहिए। इसी तरह, उपस्थिति रिकॉर्ड को कर्मचारी अनुपस्थिति को सही ढंग से प्रतिबिंबित करना चाहिए, चाहे बीमारी, छुट्टी या अनुपस्थिति के पत्तों के कारण। पूर्व कर्मचारी अक्सर दस्तावेजों की प्रतियां प्राप्त करने के लिए फाइलों का अनुरोध करते हैं जो वे भविष्य के रोजगार के लिए अपनी खोज में उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि किसी पूर्व कर्मचारी की फ़ाइल में प्रदर्शन और उपलब्धियों से संबंधित रिकॉर्ड हैं, तो यह जानकारी भावी नियोक्ताओं के साथ साक्षात्कार के दौरान साझा करने के लिए फिर से शुरू करने या नौकरी के कर्तव्यों की सूची तैयार करने में मददगार हो सकती है। पूर्व कर्मचारी नियोक्ता के खिलाफ शिकायत दर्ज करने में उपयोग करने के लिए अपनी रोजगार फ़ाइल की प्रतियां भी अनुरोध कर सकते हैं।
नियोक्ता नीति
कई नियोक्ताओं के पास कर्मचारी रिकॉर्ड जारी करने के संबंध में कार्यस्थल नीतियां हैं। कर्मचारी निरीक्षण और कॉपी करने के लिए उपलब्ध रिकॉर्ड के प्रकार के अनुसार कार्यस्थल की नीतियां अलग-अलग होती हैं, और कुछ कंपनियां केवल उसी समय के रूप में गैर-काम के घंटे निर्धारित करती हैं, जिसके दौरान कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड की समीक्षा कर सकते हैं। नियोक्ता जिनके पास इस विषय पर नीतियां हैं, वे आमतौर पर रिकॉर्ड एक्सेस करने के तरीके पर कर्मचारी हैंडबुक के भीतर एक अनुभाग समर्पित करते हैं। एक अच्छी तरह से लिखी गई नीति रिकॉर्ड्स की समीक्षा करने के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार करती है कि कर्मचारियों के पास किस प्रकार के रिकॉर्ड हैं, जब कर्मचारी अपने रिकॉर्ड देख सकते हैं और किसी कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में निहित दस्तावेजों की फोटोकॉपी के लिए कोई शुल्क ले सकते हैं।
नियोक्ता दायित्व
संघीय कानून के तहत, निजी क्षेत्र के नियोक्ताओं को वर्तमान या पूर्व कर्मचारियों को रोजगार फाइलों की प्रतियां प्रदान करने की आवश्यकता नहीं है। फाइलें जारी करने का निर्णय कंपनी की नीति पर आधारित है और कुछ मामलों में, राज्य कानून कर्मियों की फाइलों तक पहुंच को नियंत्रित करता है। हालांकि, कई नियोक्ता कर्मचारी अनुरोधों के अनुपालन का लाभ देखते हैं। रोजगार फ़ाइलों तक पहुंच से इनकार करना केवल सवाल उठा सकता है जो नियोक्ता जवाब देना नहीं चाहता है। यदि नियोक्ता कर्मियों की फाइलों को बनाए रखते हैं, जिसमें सटीक जानकारी होती है जो पहले कर्मचारियों को जारी की गई है, तो इस बात पर कोई सवाल नहीं होना चाहिए कि क्या कर्मचारी कंपनी छोड़ने के बाद सूचना जारी कर सकता है। अच्छे विश्वास में, कई नियोक्ता कर्मियों की फाइलों तक कर्मचारी पहुंच प्रदान करते हैं। यह अभ्यास रोजगार नीतियों और रिकॉर्ड के बारे में पारदर्शिता को दर्शाता है।
संघीय कर्मचारियों को रोजगार के रिकॉर्ड तक पहुंच के कानून 1974 के संघीय गोपनीयता अधिनियम का हिस्सा हैं; अमेरिकी कार्मिक प्रबंधन कार्यालय आम तौर पर संघीय कर्मचारी कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए जिम्मेदार एजेंसी है। व्यक्तिगत राज्य कार्मिक रिकॉर्ड तक पहुंच के लिए कर्मचारी अनुरोधों को संभालते हैं।
राज्य के कानून
कुछ राज्यों में कानून हैं जो कर्मचारी फाइलों तक कर्मचारी की पहुंच की अनुमति देते हैं। अन्य राज्य इस बात पर चुप हैं कि क्या वर्तमान और पूर्व कर्मचारी कार्मिक सामग्री की समीक्षा या समीक्षा कर सकते हैं। ज्यादातर मामलों में, कर्मचारी - वर्तमान या पूर्व - जो कार्यस्थल की जांच में शामिल रहे हैं, जांच के संबंध में रिकॉर्ड नहीं देख सकते हैं। इन अभिलेखों को रोजगार फ़ाइल में वैसे भी बनाए नहीं रखा जाना चाहिए। उन्हें मानव संसाधन विभाग की हिरासत में रहना है और जांच के लिए जिम्मेदार केवल मानव संसाधन कर्मचारियों को ही जांच सामग्री तक पहुंच होनी चाहिए।
सीमित पहुँच
कर्मियों की फाइलों तक कर्मचारी पहुंच के बारे में कानून बनाने वाले राज्यों को कर्मचारियों को लिखित अनुरोध प्रस्तुत करने की आवश्यकता हो सकती है, और कुछ कानून नियोक्ताओं को कुछ सामग्रियों तक पहुंच को सीमित करने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, कैलिफ़ोर्निया कानून में, नियोक्ताओं को कर्मचारी अनुरोध प्राप्त करने के 21 दिनों के भीतर वर्तमान और पूर्व कर्मचारियों की अपनी फ़ाइलों तक पहुँच की अनुमति देने की आवश्यकता होती है। नियोक्ता जो इस मामले पर कैलिफोर्निया राज्य कानून का पालन करने में विफल रहते हैं, कर्मचारी फाइलों तक पहुंच से इनकार करने के लिए दंड, जुर्माना और सिविल सूट के फैसले के अधीन हैं। दूसरी ओर, मिसौरी में एक राज्य कानून नहीं है जो किसी कर्मचारी के कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंच को अनिवार्य करता है।
