रोजगार और श्रम कानून का उल्लंघन किए बिना कर्मचारी कार्मिक फ़ाइलों को कैसे बनाए रखें

उस समय से जब किसी नियोक्ता का एक भावी कर्मचारी के साथ पहला संपर्क होता है, रोजगार की समाप्ति के समय के माध्यम से, यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी से संबंधित लिखित रिकॉर्ड प्रत्येक कर्मचारी के नाम के तहत कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में रखा जाए। ये रोजगार फाइलें, अगर सही ढंग से बनाए रखी जाती हैं, तो संभावित रूप से नियोक्ता को रोजगार और श्रम कानून के उल्लंघन के लिए भविष्य की देयता से बचाने के लिए सेवा कर सकती हैं, जैसे कि गलत समाप्ति या रोजगार भेदभाव।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• सीमित पहुँच के साथ फ़ाइल कैबिनेट या एक सुरक्षित कमरे में ताला

• फ़ाइल फ़ोल्डर

समझें कि आपको कर्मचारी कर्मियों की फाइलें रखने की आवश्यकता क्यों है। यह कंपनी और कर्मचारी का कार्यस्थल में हुआ रिकॉर्ड है। कार्मिक फ़ाइल में बनाए गए रिकॉर्ड भविष्य की कानूनी कार्यवाही में नियोक्ता की रक्षा करने और नीतिगत मुद्दों, वेतन और लाभ के मुद्दों, कार्य कर्तव्यों और जिम्मेदारियों, अनुशासनात्मक या सुधारात्मक कार्रवाइयों और शिकायतों पर हो सकने वाली गलतफहमी को दूर करने में मदद कर सकते हैं।

तो कर्मचारी कर्मियों की फाइल में क्या जाना चाहिए? प्रत्येक कर्मचारी पर निम्नलिखित दस्तावेज और रिकॉर्ड मानव संसाधन पेशेवरों या प्रबंधकों द्वारा बनाए रखा जाना चाहिए। नौकरी का विवरण नौकरी के लिए आवेदन रोज़गार का प्रस्ताव आईआरएस डब्ल्यू -4 कर्मचारी हैंडबुक के लिए रसीद (अक्सर हैंडबुक की एक प्रति रखने के लिए अक्सर एक अच्छा विचार है, खासकर जब यह समय-समय पर परिवर्तन के अधीन होता है। इस तरह से हर कोई जानता है कि कर्मचारी ने जिस हैंडबुक के लिए हस्ताक्षर किए थे उसकी शर्तें क्या थीं।) कोई भी प्रदर्शन मूल्यांकन कर्मचारी को साइन-अप फॉर्म का लाभ मिलता है पुरस्कार कर्मचारी के बारे में शिकायतें और तारीफ मिली अनुशासनात्मक कार्रवाई या चेतावनी * उपस्थिति रिकॉर्ड यह अनुशंसा की जाती है कि प्रत्येक भिन्न प्रकार के रिकॉर्ड का अपना टैब हो।

मेडिकल रिकॉर्ड और इमिग्रेशन फॉर्म को अलग-अलग फाइलों में रखना चाहिए। चूंकि आप किसी व्यक्ति की आव्रजन स्थिति के आधार पर रोजगार के निर्णय नहीं ले सकते हैं, यह मानते हुए कि उन्हें यू.एस. में काम करने का अधिकार है, और संघीय सरकार के पास I-9 की समीक्षा करने का अधिकार है, इसे अलग रखना बेहतर है। साथ ही, जहां तक ​​मेडिकल रिकॉर्ड की बात है, डिसेबिलिटी एक्ट (ADA) वाले अमेरिकियों में गोपनीयता के संबंध में बहुत सख्त नियम हैं और मेडिकल रिकॉर्ड की पेशकश करने के लिए एक्सेस है, इसलिए उन्हें एक अलग फाइल में रखना आवश्यक है और सीमित के साथ कैबिनेट फाइल करना पहुंच। एडीए पर्यवेक्षकों को इन अभिलेखों में जानकारी के प्रकटीकरण को सीमित करता है, जहां तक ​​कर्मचारी के अपने कर्तव्यों पर आवश्यक सीमाएं हैं या आवास की आवश्यकता है; आपातकालीन चिकित्सा देखभाल के मामले में प्राथमिक चिकित्सा कर्मचारी; और सरकार और बीमा अधिकारी सीमित परिस्थितियों में।

यह महत्वपूर्ण है कि किसी कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल में गलत सूचना को कंपनी द्वारा सूचना के तुरंत बाद सुधारा जाए कि सूचना गलत है।

कर्मचारी कर्मियों की फाइलों को लॉक किया जाना चाहिए और केवल उन लोगों के लिए उपलब्ध होना चाहिए जिनके पास वैध व्यवसाय है, फ़ाइल तक पहुंच की आवश्यकता है। पदोन्नति और अनुशासनात्मक कार्रवाइयों के बारे में निर्णय लेने के लिए एक प्रबंधक या पहली पंक्ति के पर्यवेक्षक की आवश्यकता हो सकती है। यदि वैध व्यवसाय के बिना किसी को भी फ़ाइल को एक्सेस करने की आवश्यकता है, तो वह इसे देखना चाहता है, उन्हें एक वैध सबपोना चाहिए। अन्यथा, कर्मचारी के गोपनीयता अधिकारों का उल्लंघन हो सकता है।

सामान्य तौर पर, कानून को आपको किसी कर्मचारी को यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि कर्मचारी से उचित अनुरोध के बिना उनके कर्मचारी कर्मियों में क्या है। यह शायद एक बेहतर व्यावसायिक अभ्यास है, हालांकि, कर्मचारियों को उनकी फ़ाइल में क्या है, से अवगत रखना है। इस तरह, आपके पास एक मामूली कर्मचारी नहीं है जो अनुशासित या समाप्त होने पर आश्चर्यचकित है। इस सामान्य नियम के अपवाद फेयर क्रेडिट रिपोर्टिंग एक्ट (FCRA) के प्रावधान हैं। इसके लिए आपको कर्मचारियों, या संभावित कर्मचारियों को सूचित करना होगा, यदि आप उनकी क्रेडिट रिपोर्ट में शामिल है के आधार पर प्रतिकूल कार्रवाई कर रहे हैं।

कर्मचारियों को उनके कार्मिक फ़ाइल में क्या है नोटिस के मुद्दे से अलग पहुंच का मुद्दा है। कई राज्यों को कर्मचारियों, और पूर्व कर्मचारियों को अपने कर्मचारी कर्मियों की फ़ाइल तक पहुंच प्रदान करने की आवश्यकता होती है। यह एक मानव संसाधन पेशेवर या व्यवसाय के मालिक के रूप में महत्वपूर्ण है, कि आप इस संबंध में अपने राज्य के कानून से खुद को परिचित करें। हालांकि, एक सामान्य नियम के अनुसार, कर्मचारी द्वारा पहुंच उचित होनी चाहिए और प्रबंधन के किसी सदस्य के अधीन होना यह सुनिश्चित करने के लिए मौजूद है कि कुछ भी नहीं लिया गया है या बदल दिया गया है। कुछ राज्य कानून कर्मचारी को प्रतियां रखने की अनुमति देते हैं, यदि वे करते हैं, तो कंपनी का कोई व्यक्ति प्रतिलिपि बनाता है। कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में जो कुछ भी दिखाई देता है, उसकी अक्सर सीमाएँ होंगी। यदि संदर्भ पत्र, आपराधिक जांच और अन्य जानकारी जैसे संवेदनशील आइटम हैं जो किसी और के निजता अधिकारों का उल्लंघन कर सकते हैं, तो उन्हें इसके उपयोग से वंचित किया जा सकता है। कर्मचारी के कार्मिक फ़ाइल में एक अलग टैब के तहत उन वस्तुओं को रखने के लिए यहां एक अच्छा विचार है। कुछ राज्य कानून कर्मचारी को अनुशासनात्मक कार्रवाई या मूल्यांकन के लिए खंडन प्रस्तुत करने की अनुमति दे सकते हैं।

टिप्स

• राज्य कानून की एक प्रति रखें, यदि आपके राज्य में कोई है, जिस क्षेत्र में ये फाइलें रखी जाती हैं, उस स्थान पर कर्मचारी कार्मिक फाइल या एक्सेस के लिए। यह प्रबंधन और कर्मचारी के बीच किसी भी टकराव से बचना होगा जो स्वीकार्य नहीं है।

चेतावनी

प्रत्येक कर्मचारी को उसी तरह माना जाना चाहिए जब वह अपने कर्मियों के रिकॉर्ड के रखरखाव और उपयोग की बात करता है। व्यवहार में कोई भी विचलन कंपनी को मुकदमेबाजी के अधीन कर सकता है। यदि आपको अपने कर्मचारी कर्मियों की फाइलों को बनाए रखने के बारे में कोई संदेह है, तो एक वकील से परामर्श करें।