कंपनियों के दो प्रमुख व्यावसायिक चक्र हैं: राजस्व चक्र और व्यय चक्र। पूर्ण चक्र देय देय बड़ी खरीद और व्यय चक्र का हिस्सा है। यह मिश्रण है ऑर्डर देने और उत्पाद या सेवा प्राप्त होने के बाद खरीद को पूरा करने के लिए आवश्यक लेखांकन गतिविधियों की पूरी श्रृंखला। देय खातों का पूरा चक्र मिलान दस्तावेजों, चालान को मंजूरी, चेक जारी करने और भुगतान रिकॉर्ड करने पर जोर देता है।
टिप्स
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देय पूर्ण चक्र खाते या तो चालान प्राप्त करने, सत्यापित करने और भुगतान करने की पूरी प्रक्रिया का उल्लेख कर सकते हैं, या एक नौकरी की स्थिति जो पूरी प्रक्रिया के लिए ज़िम्मेदारी को पूरा करती है।
देय चक्र
देय भुगतान प्रक्रिया में तीन प्रमुख दस्तावेज शामिल हैं: एक खरीद आदेश, एक प्राप्त रिपोर्ट और एक विक्रेता चालान।
- जब कंपनी एक खरीद करने के लिए तैयार है, तो एक खरीद विभाग एक भेज देगा खरीद आदेश एक विक्रेता के लिए। यह दस्तावेज़ अनुरोध किए गए माल, कीमत और मात्रा का विवरण देता है। सामान भेजने के लिए खरीद आदेश विक्रेता को ट्रिगर करता है।
- एक बार जब कंपनी माल प्राप्त कर लेती है, तो प्राप्त करने वाला विभाग ए पूरा करेगा रिपोर्ट प्राप्त करना । यह रिपोर्ट शिपमेंट में निहित सटीक वस्तुओं का दस्तावेज है। यदि शिपमेंट में कोई क्षतिग्रस्त आइटम है, तो कर्मचारी इसे रिपोर्ट में नोट करता है।
- विक्रेता एक भेजता है विक्रेता चालान प्रदान की गई वस्तुओं या सेवाओं के लिए भुगतान का अनुरोध करना। यह दस्तावेज़ देय खातों में भेजा जाता है और भुगतान प्रक्रिया को ट्रिगर करता है।
लेखा देय प्रक्रियाएँ
एक अच्छी तरह से चलने वाली खाता कंपनी स्थापित करती है ध्यान से परिभाषित प्रक्रियाओं देय खातों को निर्देशित करने के लिए, त्रुटियों को रोकने के लिए और उन्हें होने पर उनका पता लगाने के लिए। वही प्रक्रियाएं जानबूझकर झूठेपन का पता लगा सकती हैं और उनका पता लगा सकती हैं, और इस घटना में बाद के उपयोग के लिए एक ऑडिट ट्रेल प्रदान करती हैं कि एक विसंगति को अनिर्धारित पारित किया जाना चाहिए। वे प्रक्रियाएँ कंपनियों और विभागों के बीच भिन्न होती हैं, लेकिन आम तौर पर एक समान पैटर्न का पालन करती हैं:
- विक्रेता चालान प्राप्त करने के बाद, देय खातों की टीम एक प्रदर्शन करती है तीन तरह से मैच प्राप्त रिपोर्ट और विक्रेता चालान पर उन लोगों के खिलाफ खरीद आदेश की जानकारी की तुलना करके, यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी सुसंगत है।
- यदि देय खाते सत्यापित कर सकते हैं कि वेंडर चालान पर माल कंपनी द्वारा आदेशित और प्राप्त किया गया था, इनवॉइस स्वीकृत है भुगतान प्रसंस्करण के लिए। यह वाउचर, हस्ताक्षर या स्टैंप के माध्यम से किया जाता है।
- यदि विसंगतियां हैं - यदि प्राप्त की गई मात्रा, ऑर्डर की गई राशि और चालान से मेल नहीं खाती है, उदाहरण के लिए, या यदि उत्पाद आदेश के अनुसार अस्पष्ट नहीं है - तो प्राप्य खाते मुद्दे के thesource को ट्रैक करने का प्रयास करेंगे आवश्यकतानुसार बाद में ऑर्डरडेपबॉक्स के साथ, वेंडर या अंतिम उपयोगकर्ता जिसने ऑर्डर दिया है।
- बड़ी कंपनियों में, वास्तविक भुगतान राजकोष विभाग द्वारा संसाधित किया जाता है। हालाँकि, देय खाते भुगतान जारी करने के लिए जिम्मेदार हैं सबसे छोटी कंपनियों में। इनवॉइस के लिए वाउच किए जाने के बाद, देय खाते वाउच किए गए दस्तावेज़ को एक कंपनी के चेक साइनर को चेक के साथ भेजते हैं।
- चेक हस्ताक्षरकर्ता द्वारा अनुमोदित और संकेत दिए जाने के बाद, खाते देय चेक को मेल करते हैं और भुगतान किए गए चालान को चिह्नित करता है लेखा प्रणाली में।
पूर्ण चक्र लेखा देय रोल्स
देय देय नौकरी विवरणों को अक्सर "पूर्ण चक्र" के रूप में लेबल किया जाता है। इसका अर्थ है कि देय कर्मचारी कर्मचारी है भुगतान प्रक्रिया के प्रत्येक भाग के लिए जिम्मेदार है, एक या अधिक विशिष्ट क्षेत्रों में विशेषज्ञता के विपरीत। संभावित जिम्मेदारियों में तीन तरह से मिलान, सटीकता के लिए व्यय रिपोर्ट की समीक्षा, भुगतान छूट लागू करना और विक्रेताओं को भुगतान जारी करना शामिल हो सकता है।
जब इन पदों को विज्ञापित किया जाता है, तो एचआर विभाग या प्रबंधक किराया के लिए जिम्मेदार होते हैं, जो आमतौर पर देय साक्षात्कार के सवालों के निर्माण की कोशिश करते हैं जो पूरी प्रक्रिया के साथ आवेदक की परिचितता का सही आकलन करते हैं, और किसी भी कमजोरी या अनुभवहीनता के क्षेत्रों की पहचान करते हैं।
