व्यवसाय के सभी स्तरों पर एक आवश्यक कौशल में रिपोर्ट लेखन। स्पष्ट लेखन, संक्षिप्त रिपोर्ट प्रभावी व्यावसायिक संचार के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है। एक प्रभावी, अच्छी तरह से लिखी गई रिपोर्ट बिक्री को चला सकती है, अधिक सामंजस्यपूर्ण और बेहतर-कार्यशील टीम बना सकती है, प्रक्रियाओं को व्यवस्थित कर सकती है और वित्तीय संचालन में सुधार कर सकती है। रिपोर्ट व्यवसाय के विकास के अवसरों के लिए प्रबंधन को सचेत कर सकती है, उन क्षेत्रों की पहचान कर सकती है जहां अधिक दक्षता का एहसास किया जा सकता है और एकजुट व्यावसायिक प्रक्रियाएं स्थापित कर सकते हैं। क्योंकि यह अधिकांश व्यवसायों के कामकाज के लिए आवश्यक है, इसलिए रिपोर्ट लेखन को व्यावसायिक संचार के सबसे महत्वपूर्ण रूपों में से एक माना जाता है।
विचार
रिपोर्ट लेखन, क्योंकि यह व्यापार संचार का इतना महत्वपूर्ण हिस्सा है, इसकी योजना अच्छी तरह से होनी चाहिए। महत्वपूर्ण विचार में उन दर्शकों को जानना शामिल है जिनके लिए रिपोर्ट लिखी जा रही है, रिपोर्ट लिखने के कारण, अंतिम उद्देश्य जिसके लिए रिपोर्ट का इरादा है और विशिष्ट स्टाफ को जानकारी को पूरा करने के लिए आवश्यक है जो रिपोर्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक है। व्यवसाय संसाधनों की संख्या निर्धारित करना महत्वपूर्ण है जो रिपोर्ट के लेखन में जाएंगे और रिपोर्ट के निर्माण से अपेक्षित शुद्ध रिटर्न के लिए इन संसाधनों के मूल्य की तुलना करेंगे। यदि एक रिपोर्ट लिखने के लिए कई मूल्यवान संसाधनों की आवश्यकता होती है, लेकिन रिपोर्ट केवल एक छोटा लाभ पैदा करेगी, तो यह एक प्रभावी परियोजना नहीं है। व्यापार संचार का एक कम समय लेने वाला रूप, जैसे कि ज्ञापन, हो सकता है कि क्या जरूरत है।
योजना
एक बार जब सभी लेखकों ने जांच की और दस्तावेज किया, तो रिपोर्ट के लेखक - या परियोजना प्रमुख अगर कई लेखक रिपोर्ट बना रहे हैं - एक योजना का निर्माण करता है। प्रभावी व्यावसायिक संचार के लिए योजना बनाना आवश्यक है, रिपोर्ट लेखन की तुलना में कहीं अधिक नहीं है। रिपोर्ट लिखने की एक व्यापक योजना में रिपोर्ट के निर्माण की समय-सीमा, आवश्यक सामग्री, सभी योगदानकर्ताओं की सूची और सभी आवश्यक संपार्श्विक आपूर्ति और सामग्री शामिल हैं, जैसे कलाकृति।
उत्पादन
सभी व्यावसायिक संचार परियोजनाओं में उत्पादन एक प्रमुख कदम है। रिपोर्ट लेखन में, परियोजना के दायरे के आधार पर, उत्पादन में एक दिन या कम से कम कई महीनों तक का समय लग सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए लंबी रिपोर्ट-लेखन परियोजनाओं के दौरान समय-समय पर योजना से परामर्श करना महत्वपूर्ण है कि परियोजना समय पर पूरा होने के लिए ट्रैक पर है।
समीक्षा
एक रिपोर्ट को आम तौर पर कम से कम लेखक द्वारा समीक्षा की जाती है, इससे पहले कि वह अपने अंतिम प्राप्तकर्ताओं तक पहुंचाई जाए। सभी व्यावसायिक संचार के लिए अच्छे व्याकरण और शैली की आवश्यकता होती है, इसलिए समीक्षा में शामिल होना चाहिए - कम से कम - वर्तनी और विराम चिह्न की समीक्षा। यदि समय अनुमति देता है, तो सामग्री की अधिक व्यापक समीक्षा की जानी चाहिए। यदि संभव हो, तो प्रूफरीडर वह होना चाहिए जो सामग्री को नए सिरे से देख रहा हो; "ताज़ा आँखें" टाइपोस या व्याकरण संबंधी समस्याओं को दूर करने के लिए उपयुक्त हैं, जो कोई व्यक्ति रिपोर्ट बनाने में निकटता से शामिल हो सकता है।
वितरण
किसी रिपोर्ट को डिलीवर करना कई रूप ले सकता है: एक रिपोर्ट को स्लाइड शो और चर्चा के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है, जिसे प्रिंट किया गया है और पूरे प्राप्तकर्ता को ईमेल और कई खंडों में विभाजित किया गया है और कई हफ्तों से अलग-अलग प्राप्तकर्ताओं को वितरित किया जा सकता है। एक लंबी रिपोर्ट का एक छोटा संस्करण प्रस्तुत किया जा सकता है, जबकि पूर्ण संस्करण प्रिंट में प्रदान किया जाता है। वितरण विधियां रिपोर्ट की लंबाई, निष्कर्षों को प्रस्तुत करने के लिए लेखक की उपलब्धता और प्राप्तकर्ताओं के भौगोलिक स्थानों द्वारा निर्धारित की जाती हैं।
