जब व्यवसाय सामग्री प्राप्त करने या मरम्मत के अनुबंध की आवश्यकता का निर्धारण करते हैं, तो क्रय एजेंट या मालिक बोली का अनुरोध करेंगे - या आपूर्ति और / या काम के एक विशिष्ट दायरे का अनुमान। यह मालिक या एजेंट के लिए सबसे अच्छा विक्रेता का पता लगाने के लिए कई प्रतिस्पर्धी कंपनियों से बोली का अनुरोध करने के लिए प्रथागत है। जब जीतने वाले ठेकेदार को चुना जाता है, तो यह आपके इरादों के असफल बोलीदाताओं को सूचित करने के लिए पेशेवर शिष्टाचार है। ध्यान रखें कि आप चाहते हैं कि विक्रेता आपके भविष्य की परियोजनाओं पर बोली लगा सकें।
पृष्ठभूमि
एक उद्धरण प्राप्त करने की पहली प्रक्रिया, जिसे व्यावसायिक रूप से उद्धरण (RFQ) के लिए अनुरोध के रूप में जाना जाता है, कार्य के दायरे को रेखांकित करता है। जैसा कि क्रय एजेंट समीक्षा करता है और सबमिट की गई बोलियों को अस्वीकार करता है, आपको वास्तव में पता होना चाहिए कि किस कार्य को निष्पादित करना है और अपेक्षित परिणाम क्या है, इसलिए जानकारी को सबमिट करने वाली कंपनी के पास भेजा जा सकता है।
मालिक या क्रेता को इस बात का भी ध्यान रखना होगा कि परियोजना की लागत क्या होगी। यदि आप शोध करते हैं और अनुमान लगाते हैं कि काउंटी जेल में छत की मरम्मत की लागत $ 350,000 से कम होनी चाहिए, और बोली सभी $ 500,000 से अधिक पर वापस आ जाएगी - आपको विवरण की समीक्षा करनी चाहिए। आपके पास एक अवास्तविक बजट हो सकता है, या बोली लगाने वाली कंपनियां बस ओवरराइड हो सकती हैं।
अस्वीकृति पत्र
यदि बोलियाँ बहुत अधिक हैं, तो उन्हें नीचे कर दें। यह याद रखना कि आप भविष्य में इन कंपनियों के साथ व्यापार करना चाहते हैं, तो आप उन्हें आश्चर्यचकित नहीं छोड़ना चाहेंगे। यह मानक प्रपत्र अस्वीकृति पत्र भेजने के लिए पेशेवर और विनम्र है।
रि-बिड का अनुरोध
ऐसा समय हो सकता है जब एक प्रस्ताव प्रस्तुत किया जाता है जो निशान से दूर होता है। हो सकता है कि बिक्री प्रतिनिधि या ठेकेदार काम के दायरे को गलत समझे, या हो सकता है कि आपने नौकरी के एक हिस्से को खत्म करने का फैसला किया हो। पुनः बोली का अनुरोध करते हुए एक उचित पत्र भेजें। अपने दस्तावेज़ में, बोली लगाने वाले को सुझाव, स्पष्टीकरण या संशोधन प्रदान करें।
सभी को खारिज कर रहा है
इस अवसर पर यह संभव है कि सभी बोलियाँ बहुत अधिक आयेंगी। जब ऐसा होता है, तो आपको सभी बोलीदाताओं को पत्र भेजकर सूचित करना चाहिए कि सभी उद्धरण अस्वीकार किए जा रहे हैं और उन्हें एक तारीख की सलाह दें जब नए प्रस्तुतिकरण स्वीकार किए जाएंगे।
विशिष्टता के कारण उन्मूलन
कुछ कंपनियों, विशेष रूप से गैर-लाभकारी संगठनों को, एक बहुत विस्तृत प्रस्ताव प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। टेनेसी विश्वविद्यालय, उदाहरण के लिए, बोलीदाताओं को बोलीदाता के नाम, पते, उद्धरण संख्या के लिए अनुरोध और ठेकेदार लाइसेंसिंग जानकारी के साथ पहचाने गए एक लिफाफे में अपना प्रस्ताव प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है। जब उद्धरण प्राप्त होते हैं, जो कि प्रासंगिक जानकारी की कमी होती है, तो बस प्रस्तुत करने की प्रक्रिया को सही ढंग से पालन नहीं करने वाले लघु रूप पत्र के साथ जमा को वापस करें।
