RFP का उत्तर कैसे दें

जब कंपनियों के पास अनुबंध करने का काम होता है, तो वे अक्सर योग्य व्यक्तियों, कंपनियों और ठेकेदारों को अनुरोध के लिए अनुरोध (आरएफपी) जारी करेंगे जो काम करने में सक्षम हैं। आपको नौकरी दी जाती है या नहीं यह काफी हद तक आपके द्वारा RFP जारी करने वाली कंपनी के संपर्कों पर निर्भर करेगा, लेकिन यह इस बात पर भी निर्भर करेगा कि आप अनुरोध का जवाब कैसे देते हैं। एक RFP के जवाब में एक प्रस्ताव भेजना आपकी रुचि व्यक्त करने के लिए एक ईमेल उत्तर भेजने की तुलना में बहुत अधिक औपचारिक है, और इसे पेशेवर तरीके से किया जाना चाहिए। यदि आपको ऐसी परियोजना पर RFP प्राप्त हुआ है जो आपके लिए हितकारी है, तो ठीक से उत्तर देने के लिए इन चरणों का पालन करें।

RFP पढ़ें और निश्चित करें कि आप स्पष्ट रूप से समझते हैं कि कंपनी क्या चाहती है। यदि आप किसी भी बिंदु पर अनिश्चित हैं और स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो कंपनी से टेलीफोन पर संपर्क करें। व्यक्तिगत रूप से अनुरोध को गलत तरीके से प्रतिसाद देने की तुलना में यह देखते हुए कि व्यक्तिगत रूप से संक्षिप्त रूप से बहुत अधिक पेशेवर हैं। इसमें आपके लिए एक व्यक्तिगत परिचय प्रदान करने का लाभ भी है, जो कंपनी द्वारा आपके प्रस्ताव की समीक्षा करने के लिए समय आने पर मदद करेगा।

आपकी प्रतिक्रिया के लिए एक रूपरेखा तैयार करें। आपको जो RFP प्राप्त हुआ है, वह संभवतः एक विशिष्ट प्रारूप का अनुसरण करता है जो कंपनी चाहती है। एक रूपरेखा बनाने के लिए एक गाइड के रूप में उपयोग करें। सभी अनुभाग हेडर की बुलेटेड सूची बनाकर प्रारंभ करें। उनमें से प्रत्येक के लिए, जवाब देने के लिए प्रश्नों की एक सूची बनाएं और मुद्दों को संबोधित करें। इस प्रस्ताव की ड्राफ्टिंग की प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करने के लिए इस प्रकृति की रूपरेखा तैयार करने से आपको स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से आरएफपी का जवाब देने में आसानी होगी।

प्रस्ताव का मसौदा तैयार करने के लिए एक टीम इकट्ठा करें। आपके संगठन के कुछ व्यक्तियों को प्रस्ताव के पते के क्षेत्र में विशेषज्ञता हो सकती है, जबकि अन्य के पास लिखित दस्तावेजों को प्रारूपित करने की विशिष्ट प्रतिभा हो सकती है। अनुरोध किए गए प्रस्ताव के विवरण को पूरा करने और काम करने के लिए एक छोटी टीम इकट्ठा करें।

प्रस्ताव लिखिए। सामग्री एक आरएफपी से दूसरे में भिन्न होगी, लेकिन ध्यान में रखने के लिए कुछ दिशानिर्देश हैं। RFP के सभी प्रश्नों को पहचानें और उनका उत्तर दें, और कंपनी की किसी भी चिंता का समाधान करें। उन महत्वपूर्ण वस्तुओं की पहचान करके मूल्य-वर्धित दृष्टिकोण लेने से डरो मत जिन्हें आप पेश कर सकते हैं, लेकिन अन्य नहीं कर सकते। आपको प्रस्तावित परियोजना के सभी पहलुओं के लिए प्रत्येक के लिए एक अनुमानित समयरेखा और मूल्य निर्धारण के टूटने के साथ-साथ विशिष्ट डिलिवरेबल्स की पहचान करके RFP की आवश्यकताओं की स्पष्ट समझ प्रदर्शित करनी चाहिए।

अपने प्रस्ताव के साथ जमा की जाने वाली अतिरिक्त वस्तुओं को ड्राफ्ट करें। एक संक्षिप्त कार्यकारी सारांश लिखना शुरू करें जो प्रस्ताव में सब कुछ का संक्षिप्त विवरण देता है। आपको एक पेज का दस्तावेज़ भी लिखना चाहिए जो आपकी कंपनी के फोकस और विशेषज्ञता को स्पष्ट करता है। यदि आप एक कंपनी के बजाय एक व्यक्ति हैं तो एक व्यक्तिगत जीवनी के साथ इसे प्रतिस्थापित करें। यह बताने के लिए कि आपको आरएफपी कैसे प्राप्त हुआ और परियोजना में दिलचस्पी है, और यह बताने के लिए एक संक्षिप्त कवर पत्र लिखकर समाप्त करें कि संलग्न प्रस्ताव विचारार्थ प्रस्तुत किया जा रहा है। कवर पत्र और प्रस्ताव दोनों में पूर्ण संपर्क जानकारी शामिल करें।

RFP जारी करने वाली कंपनी को सामग्री भेजें। आरएफपी ने संभवतः एक तारीख की पहचान की है जिसके द्वारा सामग्रियों को वापस किया जाना चाहिए। इस तिथि से पहले सभी सामग्रियों को जमा करना सुनिश्चित करें। इस तिथि के एक सप्ताह बाद कंपनी से संपर्क करना भी एक अच्छा विचार है, ताकि आप इस मामले पर कोई अतिरिक्त जानकारी प्रदान कर सकें।

टिप्स

• कंपनियां शायद ही कभी अकेले प्रस्ताव के आधार पर चयन करती हैं; हालाँकि, यह आम तौर पर एक आरएफपी का जवाब देने के लिए एक अच्छी नीति है, और सबसे अधिक संभव पेशेवर तरीके से प्रस्तुत सबसे विस्तृत जानकारी की आपूर्ति करने के लिए एक अच्छा-विश्वास प्रयास करने के लिए है।