कैसे एक प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए

एक प्रक्रिया एक नुस्खा की तरह है - निर्देशों का एक सेट जो स्पष्ट रूप से बताता है कि कौन कुछ करता है, इसे कब किया जाना चाहिए, यह कैसे किया जाता है और परिणाम क्या होना चाहिए। प्रत्येक चरण को उस क्रम में सूचीबद्ध करें जिसे उसे पूरा किया जाना चाहिए। एक मैनुअल में कई प्रक्रियाओं को संकलित करें जो नौकरी विवरण, विभाग, फ़ंक्शन या जो भी आदेश द्वारा आयोजित किया जाता है वह जानकारी को मैनुअल के उपयोगकर्ताओं के लिए सबसे अधिक सुलभ बनाता है। प्रक्रियाओं के साथ नीतियों को भ्रमित न करें। नीतियां नियम या स्थिति के कथन हैं; प्रक्रियाएं हैं जो लोग नीतियों का पालन करने के लिए करते हैं।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• मौजूदा प्रलेखन जो संसाधन सामग्री हो सकती है

• विषय विशेषज्ञ जो प्रक्रियाओं को करना जानते हैं

दस्तावेज़ के लिए कौन सी प्रक्रिया तय करें। अपने मैनुअल की सामग्री को चुनने के दो तरीके संभावित मैन्युअल उपयोगकर्ताओं का सर्वेक्षण करने के लिए यह पता लगाने के लिए कि उन्हें किन कार्यों को स्पष्ट या अधिक जानकारी की आवश्यकता है, या आप उन परिचालन समस्याओं की सूची बनाना पसंद कर सकते हैं जिन्हें आप स्पष्ट रूप से परिभाषित प्रक्रियाओं के साथ हल कर सकते हैं।

जानकारी इकट्ठा करें। एक व्यक्ति जो पहले से ही कार्य कर रहा है, वह आपका सबसे अच्छा संसाधन है जब तक आप स्क्रैच से प्रक्रिया नहीं बना रहे हैं। व्यक्ति को कार्य करते हुए देखें और नोट्स लें, या व्यक्ति को आपके लिए कार्य में शामिल सभी चरणों के बारे में लिखने के लिए कहें, साथ ही अनुभव के माध्यम से सीखी गई किसी भी युक्तियों या चेतावनियों के बारे में भी बताएं।

अपने मैनुअल का लेआउट स्थापित करें। एक दो-स्तंभ प्रारूप प्रक्रियाओं को स्पष्ट और पढ़ने में आसान बनाता है। प्रक्रिया के नाम के साथ प्रत्येक पृष्ठ को शीर्षक दें, और शीर्षक के नीचे किसी भी तथ्य की सूची या पैराग्राफ रखें, जो एक कदम के भीतर नहीं आते हैं, जैसे कि कितनी बार प्रक्रिया की जाती है और सुझाव या चेतावनी। प्रक्रिया दो-स्तंभ तालिका में उसके बाद का पालन करना चाहिए।

एक मोटा मसौदा लिखें। बाएं कॉलम में, प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को सूचीबद्ध करें। सही कॉलम में, उस चरण को सूचीबद्ध करें जो व्यक्ति करता है। यदि प्रक्रिया में कई लोग शामिल हैं, तो वे सभी को स्पष्ट रूप से यह देखने में सक्षम होना चाहिए कि वे प्रक्रिया में कहाँ फिट होते हैं और उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।

प्रक्रियाओं का परीक्षण करें। ड्राफ्ट से पालन करने के लिए प्रक्रियाओं से अपरिचित किसी को प्राप्त करें। किसी अनुभवहीन का उपयोग करना महत्वपूर्ण है, इसलिए व्यक्ति किसी भी आदतन शॉर्टकट या अस्पष्ट बिंदुओं पर चमक नहीं लेगा, जो दूसरे पाठक समझ नहीं पाएंगे।

ड्राफ्ट को संशोधित करें। जब तक प्रक्रियाओं को मैनुअल पढ़ने वाले किसी व्यक्ति द्वारा पालन नहीं किया जा सकता है, तब तक चरणों को स्पष्ट करें, जोड़ें, हटाएं और पुन: व्यवस्थित करें।

पुस्तिका प्रकाशित करें। सामग्री की एक तालिका शामिल करें ताकि पाठक जल्दी से प्रक्रियाओं का पता लगा सकें। ऐसी शब्दावली जोड़ें जो किसी भी शब्दावली को परिभाषित करे जो आपके उद्योग के लिए असामान्य या विशिष्ट हो।

टिप्स

• लेखन को जीवंत करने के लिए सुरुचिपूर्ण शब्द भिन्नता का उपयोग न करें। एक "विजेट" हर बार एक विजेट होता है, न कि "आइटम" या "डिवाइस"। लगातार चीजों का वर्णन करना दोहराव हो सकता है, लेकिन यह पाठकों के लिए स्पष्टता में सुधार करता है।