कैसे एक कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल लिखने के लिए

समय-समय पर, श्रमिकों को कुछ कार्यों को करने के तरीके पर अपनी यादों को ताज़ा करने की आवश्यकता हो सकती है। इसी तरह, एक संगठन के नए कर्मचारी बिना किसी सुपरवाइजर या सहकर्मी के अनगिनत सवालों के जवाब दिए बिना रस्सियों को जल्द से जल्द सीखना चाहेंगे। एक कार्यालय प्रक्रिया मैनुअल लिखित प्रोटोकॉल और प्रदर्शन की अपेक्षाओं को प्रदान करते हुए इन दोनों उद्देश्यों को पूरा करती है जिसे बाद में कर्मचारी मूल्यांकन और अनुशासनात्मक कार्यों के लिए प्रलेखन में संदर्भित किया जा सकता है।

उस कार्यालय मैनुअल के उद्देश्य और कार्यक्षेत्र की पहचान करें जिसे आप विकसित करना चाहते हैं। कार्यालय मैनुअल की सामग्री आम तौर पर दो श्रेणियों में आती है: (1) लोगों के साथ बातचीत कैसे करें और (2) सामान और सेवाओं को बनाने, प्रबंधित करने और वितरित करने के लिए आवश्यक उपकरणों के संचालन सहित विशिष्ट कार्यों को कैसे करें। कार्यालय मैनुअल में अक्सर संगठनात्मक चार्ट, संसाधन निर्देशिका और नमूना फॉर्म भी शामिल होते हैं। एक कार्यालय मैनुअल की जटिलता इस पर आधारित है कि लक्ष्य उपयोगकर्ता कौन होंगे। यदि, उदाहरण के लिए, सामग्री ग्राहक संबंधों से संबंधित है और शिकायतों को कैसे संसाधित किया जाए, तो यह समझ में नहीं आता है कि कैसे एक फोर्कलिफ्ट संचालित होता है या खतरनाक सामग्रियों को कैसे संभालना है पर अध्याय को शामिल करना है।

प्रारूप प्रस्तुति पर निर्णय लें जो आपकी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुसार सबसे उपयुक्त हो। हालांकि कार्यालय मैनुअल को आमतौर पर कागज पर मुद्रित दिशा-निर्देशों के रूप में माना जाता है और विषय-विभक्त टैब के साथ तीन-रिंग बाइंडरों में रखा जाता है, तकनीक ने अधिक रोमांचक - साथ ही साथ अधिक किफायती - जानकारी देने के तरीकों के लिए दरवाजा खोल दिया है। उदाहरण के लिए, क्या एक ऑनलाइन प्रक्रिया नियमावली कर्मचारियों के लिए कीवर्ड दर्ज करके जानकारी तक पहुँच को आसान और तेज़ बना देगी। एक इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप सामग्री को अद्यतन करने और संशोधित करने की प्रक्रिया के साथ-साथ सीखने को बढ़ाने के लिए ऑडियो सामग्री और वीडियो प्रदर्शनों को भी शामिल कर सकता है।

उन सभी अध्याय विषयों की एक सूची बनाएं जिन्हें आप अपने मैनुअल को संबोधित करना चाहते हैं। यदि, उदाहरण के लिए, आप कार्यालय उपकरण के विभिन्न टुकड़ों को संचालित करने के तरीके के बारे में दिशा-निर्देश लिखने का निर्णय लेते हैं, तो आप कंप्यूटर, फैक्स मशीन, टेलीफोन सिस्टम, माइक्रोफिच, फोटोकॉपी मशीन, रिकॉर्डिंग सिस्टम, डाक मीटर और कोलाज उपकरणों के लिए अलग-अलग वर्गों की पहचान करेंगे। तय करें कि क्या आप सभी सामग्री को स्वयं लिखने जा रहे हैं या प्रत्येक अनुभाग के पहले मसौदे को उन व्यक्तियों को सौंपेंगे जो विषय में अच्छी तरह से वाकिफ हैं।

उन सबसे सरल अवधारणाओं से प्रक्रियात्मक चरणों को व्यवस्थित करें जो अधिक जटिल हैं। विचार करें कि क्या तस्वीरों, ड्राइंग, टेबल या अन्य ग्राफिक्स का समावेश सामग्री की उपयोगकर्ता की समझ का पूरक होगा। सारांश और कार्य-विशिष्ट शब्दावली की शब्दावली प्रदान करें। जहाँ व्यावहारिक हो, उदाहरण के लिए, ऑर्डर ऑर्डर, यात्रा व्यय के दावे, छुट्टी के अनुरोध, टाइम शीट, ग्राहक रसीदें और कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले अन्य रूपों को कैसे भरें।

नई नियमावली के प्रत्येक अनुभाग को पूरा करने के लिए एक समय सीमा स्थापित करें। यदि आवश्यक हो, तो सामग्री पर शोध, लेखन, समीक्षा और संयोजन के लिए प्रत्येक दिन समय का एक ब्लॉक निर्धारित करें।

प्रसार से पहले मानव संसाधन कर्मियों और कानूनी कर्मचारियों द्वारा समीक्षा की गई सामग्री को यह सुनिश्चित करने के लिए सुनिश्चित करें कि इसकी भाषा स्पष्ट, अप्रयुक्त और राज्य और संघीय शासनादेशों और नियमों के अनुरूप है। सामग्री को पढ़ने और उसके निर्देशों का पालन करने के लिए उनके समझौते का संकेत देने वाली साइन-ऑफ शीट के साथ मैनुअल के प्रत्येक प्राप्तकर्ता को प्रदान करें।

टिप्स

• एक कार्यालय मैनुअल को हमेशा प्रगति में एक काम माना जाना चाहिए और इस प्रकार, यह सुनिश्चित करने के लिए चल रहे आधार पर समीक्षा की जानी चाहिए कि सामग्री का पालन की जा रही प्रक्रियाओं का सटीक प्रतिबिंब है और उन कार्यों को करने के लिए उपकरण का उपयोग किया जा रहा है।