प्रस्ताव पत्र नए ग्राहकों को प्राप्त करने, नई परियोजनाओं को शुरू करने और व्यवसाय बढ़ाने के लिए महत्वपूर्ण उपकरण के रूप में काम कर सकते हैं। दस्तावेज़ में उपयोग की जाने वाली भाषा के लिए लेआउट और डिज़ाइन से, व्यवसाय के नेताओं को दस्तावेज़ की प्रभावशीलता को अधिकतम करने के लिए, इसे अपने इच्छित प्राप्तकर्ता को भेजने से पहले एक प्रस्ताव के सभी पहलुओं पर विचार करना चाहिए। जैसे पूरी सामग्री के माध्यम से पाठक को पढ़ने के लिए इस तरह के पत्र को खोलना महत्वपूर्ण होता है, वैसे ही प्रस्ताव पत्र के अंतिम कुछ वाक्य भी विशेष महत्व के होते हैं, क्योंकि अंतिम निर्णय लेने से पहले प्राप्तकर्ता अंतिम शब्द पढ़ेगा। ।
एक प्रभावी प्रस्ताव लिखना
एक प्रभावी प्रस्ताव पत्र लिखने के लिए, दस्तावेज़ में शामिल करने की आपकी सभी प्रासंगिक जानकारी एकत्र करके शुरू करना मददगार है। इसमें आंकड़े, बजट के आंकड़े, तिथियां, परिभाषाएं और आपकी कंपनी की साख शामिल हो सकती है। आप एक रूपरेखा के साथ शुरू करना चाह सकते हैं, जो एक लेखन उपकरण है जो आपको अपने प्रस्ताव की विभिन्न श्रेणियों की योजना बनाने में मदद कर सकता है।
आपके प्रस्ताव की शुरूआत से पाठक की रुचि जागृत होगी और इसमें आपकी कंपनी के बारे में कुछ बुनियादी जानकारी शामिल होगी और यह प्रश्न में विशेष कार्य करने के लिए योग्य क्यों है। प्रस्ताव में प्रस्ताव विषय का एक व्यापक अवलोकन भी शामिल हो सकता है ताकि प्राप्तकर्ता समझ सकें कि वे क्या पढ़ने वाले हैं और उन्हें क्यों पढ़ना चाहिए। कुछ प्रस्ताव एक कार्यकारी सारांश के साथ भी शुरू हो सकते हैं, जो एक संक्षिप्त अवलोकन है जो प्रस्ताव के प्रमुख बिंदुओं को सारांशित करता है। कार्यकारी सारांश उन प्राप्तकर्ताओं के लिए उपयोगी है जो समय पर कम हैं, लेकिन इस बारे में कुछ जानना चाहते हैं कि प्रस्ताव क्या है।
आपके प्रस्ताव के मुख्य भाग परियोजना के आधार पर अलग-अलग होंगे, लेकिन इसमें ऐसे खंड शामिल हो सकते हैं जो परियोजना के बजट या कीमतों, परियोजना के लिए प्रस्तावित समयरेखा और परियोजना से जुड़े जोखिमों पर चर्चा करते हैं। आप परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक सामग्री, परियोजना या अनुमानित राजस्व या परियोजना द्वारा उत्पन्न राजस्व या लीड की पूर्ति के लिए आवश्यक श्रमिकों पर भी चर्चा कर सकते हैं।
प्रस्ताव लिखते समय अपने दस्तावेज़ को अपने विशिष्ट दर्शकों के साथ जोड़ना महत्वपूर्ण है। आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली भाषा दर्शकों की विशेषज्ञता के आधार पर अलग-अलग होगी, साथ ही वे परियोजना के तकनीकी पहलुओं से कितने परिचित होंगे।
एक पाठक को प्रस्ताव भेजने से पहले, हमेशा सावधानीपूर्वक दस्तावेज़ को संपादित करें और किसी भी वर्तनी की गलतियों, व्याकरण संबंधी त्रुटियों और तथ्यात्मक अशुद्धियों को दूर करें। टाइपोस और अन्य गलतियों को अव्यवसायिक के रूप में माना जा सकता है और परिणामस्वरूप प्रस्ताव को अस्वीकार कर दिया जा सकता है।
प्रस्ताव पत्र को बंद करना
प्रस्ताव का निष्कर्ष समग्र दस्तावेज का एक महत्वपूर्ण तत्व है। जब प्राप्तकर्ता प्रस्ताव को पढ़ता है, तो अंतिम कुछ वाक्य या पैराग्राफ उसके दिमाग में रहना चाहिए। एक प्रभावी निष्कर्ष सौदे को सील करने और पाठक को आपकी कंपनी के साथ व्यापार करने में मदद कर सकता है। जबकि प्रस्ताव के अन्य हिस्सों को आगे बढ़ने के लिए स्वीकृति प्राप्त करने के लिए भी महत्वपूर्ण है, यह प्रस्ताव को सुनिश्चित करने के लिए पिछले कुछ वाक्यों पर अतिरिक्त समय बिताने के लिए समझ में आता है।
निष्कर्ष में, प्रमुख अवधारणाओं पर जोर देने के लिए प्रस्ताव के शीर्ष-स्तरीय बिंदुओं पर फिर से विचार करने पर विचार करें, ध्यान रखें कि जो आपने पहले ही लिखा था उसे दोहराएं नहीं। इस अंतिम सारांश को एक विश्लेषण या स्पष्टीकरण प्रदान करना चाहिए जो सभी मुख्य बिंदुओं को जोड़ता है। आप किसी भी सुस्त सवालों का जवाब देने या बाद की तारीख में विचार पर अधिक गहराई से चर्चा करने की पेशकश करके बातचीत को जारी रखने के लिए प्राप्तकर्ता को प्रोत्साहित करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "कृपया मुझे बताएं कि यदि आपके पास अतिरिक्त प्रश्न हैं - तो मुझे उनका उत्तर देने में खुशी होगी।" कुछ प्रभावी प्रस्ताव पत्र भी कार्रवाई के लिए एक कॉल के साथ समाप्त होते हैं, जो प्रस्ताव के साथ आगे बढ़ने के लिए तात्कालिकता और प्राप्तकर्ता के लिए एक कारण पैदा कर सकता है। कॉल टू एक्शन का एक उदाहरण है: "इस प्रोजेक्ट पर आज ही हमारी टीम से संपर्क करके शुरुआत करें।"
