कई कारणों से एक कर्मचारी को आपके लिए काम करने वाले प्रमाण की आवश्यकता हो सकती है। आमतौर पर, यह इसलिए है क्योंकि कोई - एक मकान मालिक, उदाहरण के लिए - यह पुष्टि करना चाहता है कि आपके कर्मचारी की नौकरी और स्थिर आय है। विदेशी कर्मचारियों को वीजा प्राप्त करने के लिए सत्यापन पत्र की आवश्यकता हो सकती है। पत्र लिखना जटिल नहीं है, जब तक आप सावधान रहें किसी भी गोपनीय जानकारी को न दें।
टेम्प्लेट और फॉर्म
जांचें कि आपके मानव संसाधन विभाग के पास सत्यापन पत्रों के लिए एक मानकीकृत टेम्पलेट है या नहीं। यह एक आम बात है, खासकर बड़ी कंपनियों में। टेम्प्लेट लेखक को समाप्त करने के लिए तेज़ बनाता है, और एचआर को पत्र के बारे में कुछ गलत कहने की चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। यदि पत्र कर्मचारी को कुछ प्रकार के सरकारी लाभों के लिए अर्हता प्राप्त करने के लिए है, तो इसमें शामिल एजेंसी का मानकीकृत रूप हो सकता है। यह कर्मचारी पर निर्भर है कि वह फॉर्म लाए, जिसके बाद आप उसे भरेंगे।
इसे औपचारिक रखें
एक सत्यापन पत्र अनुकूल नहीं है, और यह रचनात्मक लेखन नहीं है। यह शुद्ध व्यवसाय है, इसलिए इसे अपनी कंपनी के लेटरहेड पर भेजें, जो मानक व्यवसाय प्रारूप में लिखा गया है। इसे किसी अन्य व्यावसायिक पत्र की तरह ही साइन करें। एक विषय पंक्ति - "जेन डो के लिए रोजगार सत्यापन" - प्राप्तकर्ता को विषय को जानने देता है। पाठ वह जगह है जहां आप प्राप्तकर्ता को बताते हैं कि जेन डो वास्तव में आपके लिए काम करता है, और यदि आवश्यक हो तो उसका वेतन क्या है। आव्रजन के लिए लिखते समय, आपको यह भी विवरण शामिल करना पड़ सकता है कि उसने आपके लिए कितने समय तक काम किया है और उसके कार्य क्या हैं।
नियम का पालन करो
अपने एचआर विभाग के साथ न केवल उपलब्ध टेम्प्लेट के बारे में जांच करें, बल्कि किसी भी प्रक्रिया के लिए आपको इसका पालन करना होगा। यह एक कंपनी नियम हो सकता है, उदाहरण के लिए, इससे पहले कि आप किसी कर्मचारी की जानकारी भेजें, कर्मचारी को इसे लिखित रूप में अधिकृत करना होगा। आपके द्वारा पूछे गए नंगे तथ्यों को पत्र को सीमित करें: यदि पत्र वेतन की जानकारी नहीं मांगता है, तो कोई भी प्रदान न करें। एक कर्मचारी के व्यक्तित्व या प्रदर्शन के बारे में ऑफ-हैंड टिप्पणियों से बचें जो आपको काटने के लिए वापस आ सकते हैं।
देखने के लिए चीजें
सत्यापन पत्र नियमित रूप से ध्वनि, लेकिन महत्वपूर्ण निर्णय - क्या आपके कर्मचारी को अपार्टमेंट या बीमा पॉलिसी मिलती है? - उन पर लगाम लगा सकता है। केवल उत्तर न दें: कागज पर डालने से पहले अपनी कंपनी के रिकॉर्ड से रोजगार की तारीखों या वेतन के बारे में तथ्य प्राप्त करें। (इसे भेजने से पहले पत्र को प्रूफरीड करें, या एचआर ऐसा करें। आपके कर्मचारी का वेतन $ 60,000 होने पर गलती से $ 50,000 हो सकता है। इससे प्रभावित हो सकता है कि उसे अपार्टमेंट मिलता है या नहीं।
