जब भी कोई नौकरी, ऋण या किराये के लिए आवेदन करता है, तो वे संभावित नियोक्ता, ऋणदाता या मकान मालिक द्वारा सत्यापित किए गए रोजगार की स्थिति की उम्मीद कर सकते हैं। रोजगार प्रमाण पत्र के लिए एक अनुरोध पत्र भेजना प्राप्तकर्ता को जानकारी के साथ प्रतिक्रिया करने के लिए एक मंच प्रदान करता है जो सत्य है और अच्छे विश्वास में प्रदान किया जाता है, और यह आपको अनुरोध को अनुकूलित करने की अनुमति भी देता है। उदाहरण के लिए, एक मकान मालिक को केवल एक संभावित किरायेदार के रोजगार और वर्तमान मजदूरी को सत्यापित करने की आवश्यकता हो सकती है, एक ऋणदाता को भविष्य की वेतन वृद्धि में दिलचस्पी हो सकती है, और एक संभावित नियोक्ता को आवेदक के रोजगार की तारीखों, स्थिति और मजदूरी के इतिहास के बारे में अधिक गहन जानकारी की आवश्यकता हो सकती है।
सहमति और महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करें
आपको पहले आवेदक से लिखित सहमति लेने की आवश्यकता है क्योंकि अधिकांश कंपनियां लिखित में अनुमति के बिना किसी वर्तमान या पूर्व कर्मचारी के बारे में जानकारी जारी नहीं करेंगी। ऐसा करने का एक तरीका यह है कि आवेदक के हस्ताक्षर प्राधिकरण के रूप में हों। एक अन्य तरीका है एक सहमति अनुभाग को रोजगार अनुरोध पत्र के प्रमाण पत्र में एकीकृत करना। आपको आवेदक को प्राप्तकर्ता के लिए सही नाम और मेलिंग पता प्रदान करने के लिए कहना चाहिए। यह जानकारी नियोक्ता के आधार पर बहुत भिन्न हो सकती है। उदाहरण के लिए, संपर्क किसी बड़ी कंपनी में मानव संसाधन विभाग या छोटी कंपनी में व्यवसाय का स्वामी हो सकता है।
व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करें
कुछ नियोक्ता रोजगार सत्यापन अनुरोधों के लिए एक मानक फॉर्म का उपयोग करते हैं। हालाँकि, अन्य लोग आपके अनुरोध के प्रारूप और क्रिया को छोड़ देते हैं। यदि आप आधिकारिक मार्गदर्शन के बिना पत्र लिख रहे हैं, तो मानक व्यापार पत्र प्रारूप का उपयोग करें और अनुरोध को छोटा और बिंदु पर रखें।
सीधे काम की बात पे आओ
पत्र और पते की सहमति के उद्देश्य के लिए पत्र के शुरुआती पैराग्राफ का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, '' मैं रोजगार सत्यापन के लिए एक अनुरोध प्रस्तुत कर रहा हूं '' जैसे कथन के साथ खुला। पूर्ण सहमति संलग्नक को संदर्भित करके इसका पालन करें। एक विकल्प के रूप में, ग्रीटिंग से ठीक पहले दो लाइनें डालें जिसमें आवेदक लिखित सहमति प्रदान करता है। आवेदक के हस्ताक्षर के बाद एक अलग लाइन पर "मैं (कंपनी या व्यक्ति) को अपनी रोज़गार सूचना जारी करने के लिए अधिकृत करता हूँ" जैसा एक साधारण कथन पर्याप्त है
अपनी सत्यापन आवश्यकताएँ निर्दिष्ट करें
अगला, सूची या बुलेट बिंदु प्रारूप का उपयोग करके दूसरे पैराग्राफ में आवश्यक जानकारी निर्दिष्ट करें। यद्यपि इस खंड में विशिष्ट आवश्यकताएं आपकी आवश्यकताओं के अनुसार अलग-अलग होंगी और चाहे आप वर्तमान या पूर्व नियोक्ता से संपर्क कर रहे हों, इसमें आमतौर पर शामिल हैं:
- आवेदक का पूरा नाम
- काम की स्थिति
- रोजगार की तारीखें
- वेतन दर या वार्षिक वेतन
- एक वर्तमान कर्मचारी के लिए, नियोक्ता से यह इंगित करने के लिए कहें कि क्या स्थिति अस्थायी या स्थायी है
- एक मौजूदा कर्मचारी के लिए, नियोक्ता से यह बताने के लिए कहें कि क्या आवेदक का वेतन अगले 12 महीनों के भीतर समान रहने या बदलने की उम्मीद है
पत्र को समाप्त करें
सत्यापन आवश्यकताओं को निर्दिष्ट करने के बाद, तीसरे पैरा में अपना नाम और संपर्क जानकारी प्रदान करें। यह कंपनी को आपसे संपर्क करने की अनुमति देता है यदि उन्हें टेलीफोन पर आपसे बात करने की आवश्यकता होती है। "साभार" या "सम्मानपूर्वक" जैसे पत्र में एक समापन जोड़ें। अंत में, अपना नाम प्रिंट और हस्ताक्षर करके और अनुरोध की तारीख दर्ज करके पत्र को बंद करें।
