क्लेम और एडजस्टमेंट मैसेज कैसे लिखें

आपके द्वारा लिखना शुरू करने से पहले दावे और समायोजन संदेश लिखने के लिए तैयारी और योजना की आवश्यकता होती है। आपको व्यवस्थित रखने के लिए एक सरल रूपरेखा से लिखें। तय करें कि आप पाठक को क्या करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, क्या आप अपना पैसा वापस चाहते हैं या क्या आप उत्पाद को बदलना चाहते हैं? एक दावा पत्र उन त्रुटियों पर समस्याओं को हल करने का एक तरीका है जो किए गए थे और उन्हें समायोजन की आवश्यकता हो सकती है। समायोजन संदेश एक दावे पत्र की प्रतिक्रिया है जो आपके व्यवसाय के खिलाफ बनाया गया था।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

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दावा संदेश

पहले पैराग्राफ में प्रासंगिक तथ्यों के बारे में लिखें। समस्या के साथ शुरू करो। स्पष्ट रूप से बताएं कि क्या हुआ और क्या कारण है कि आप दावा पत्र लिख रहे हैं।

आपको लगता है कि आपको क्यों लगता है कि आपका दावा दूसरे पैराग्राफ में दिया जाना चाहिए। पाठक को दावे की बारीकियों और कानूनी जिम्मेदारियों और निष्पक्षता के बारे में बताएं। उदाहरण के लिए, उत्पाद ने सुझाए गए विज्ञापन के अनुसार कार्य नहीं किया।

कार्रवाई का अनुरोध करके तीसरा पैराग्राफ शुरू करें। अनुरोध करें कि आप पाठक से क्या अपेक्षा करते हैं। एक तारीख शामिल करें जिसके द्वारा आप कार्रवाई की अपेक्षा करते हैं। यदि आप अपना अनुरोध पूरा नहीं करते हैं, तो बताएं कि आप क्या अतिरिक्त कदम उठा सकते हैं। एक "साभार" और अपने मुद्रित नाम के ऊपर अपने हस्ताक्षर के साथ बंद करें।

समायोजन संदेश

अनुमोदन वाक्य के साथ अपना पहला पैराग्राफ शुरू करें। ग्राहक को पहले अच्छी खबर दें और ग्राहक के दावे का अनुपालन करें।

गलती की व्याख्या करके दूसरा पैराग्राफ शुरू करें। समस्या का कारण स्पष्ट कीजिए। दोष न दें गलतियों और कठिनाइयों से बचने के लिए अपने चल रहे प्रयासों पर ध्यान दें।

तीसरे पैराग्राफ में ग्राहक के व्यवसाय के लिए अपनी प्रशंसा व्यक्त करें। यदि आपको लगता है कि आपको ऐसा करना चाहिए, तो माफी माँगें। यदि अनुरोधित समायोजन के सभी तत्वों का पालन करने में असमर्थ हैं, तो बताएं कि आप अनुरोध पर प्रतिक्रिया कैसे दे रहे हैं, इस पर कोई आवश्यक विवरण जोड़ें और जोड़ें।

"ईमानदारी से" के साथ पत्र को बंद करें और अपना नाम प्रिंट और हस्ताक्षर करें।

टोन अनुकूल है यह सुनिश्चित करने के लिए अपने पत्र की जांच करें। कृपालु या माध्य ध्वनि नहीं करने का प्रयास करें।

टिप्स

• अपने अभिलेखों के लिए अपने पत्र की एक प्रति अपने पास रखें।

  संलग्नक दस्तावेजों के रूप में प्रदान करें जैसे कि बिल, विज्ञापन सामग्री, या रसीदें जो आप लिख रहे हैं उनका बैकअप ले सकते हैं।