स्प्रेडशीट कार्यालय में एक लोकप्रिय उपकरण है और घर पर भी काम में आ सकता है। चाहे आपको विस्तार करने और एक शादी के लिए लागतों को स्वचालित रूप से जोड़ने की आवश्यकता हो, अपने फ्रीलान्स क्लाइंट के लिए एक चालान का उत्पादन करें या अपने व्यवसाय के लिए वित्तीय विवरणों का एक सेट बनाएं, स्प्रेडशीट कार्य पर निर्भर हैं।
यदि आप कुछ और उन्नत सुविधाओं का उपयोग करना चाहते हैं, तो एक सीखने की अवस्था हो सकती है, लेकिन एक बार जब आप समझते हैं कि स्प्रेडशीट कैसे काम करती है और उनकी क्षमताएं हैं, तो आप देखेंगे कि उनके उपयोग लगभग अंतहीन हैं।
स्प्रेडशीट क्या है?
स्प्रेडशीट एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ है जो डेटा को संग्रहीत और हेरफेर करने के लिए पंक्तियों और स्तंभों का उपयोग करता है। यह एक डिजिटल, सॉफ्टवेयर-आधारित वर्कशीट है, जिसे अकाउंटेंट के ग्रिड पेपर के पेपर फॉर्म के बाद बनाया गया है। पंक्तियों और स्तंभों से कोशिकाएँ बनती हैं जो डेटा के अलग-अलग टुकड़े रखती हैं। आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा पर गणितीय गणना और अन्य जोड़तोड़ करने के लिए आप स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं।
कई लोग कई विशेषताओं वाले डेटा को रिकॉर्ड करने और संग्रहीत करने के लिए स्प्रेडशीट का भी उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, किसी व्यक्ति का नाम, उनके पते का विवरण, जिस कंपनी के लिए वे काम करते हैं, उनके नाम और व्यवसाय संबंध स्थिति का उपयोग बिक्री पूर्वेक्षण डेटाबेस के लिए किया जा सकता है।
आप एक स्प्रेडशीट में डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं और उस पर विभिन्न प्रकार के विश्लेषण कर सकते हैं। आप डेटा में विभिन्न सूत्र और फ़ंक्शन भी लागू कर सकते हैं। स्प्रेडशीट आपकी जानकारी को व्यवस्थित करने और विश्लेषण के लिए टेबल, चार्ट और ग्राफ़ बनाने के लिए आधार के रूप में उपयोग करने की क्षमता प्रदान करता है।
स्प्रेडशीट का उपयोग क्यों करें?
स्प्रेडशीट का उपयोग करने के सबसे लोकप्रिय कारणों में से एक है डेटा को संग्रहित करना, रिकॉर्ड करना और प्रिंट करना। स्प्रेडशीट के साथ डेटा को व्यवस्थित करना और सॉर्ट करना आसान है, और कोशिकाओं की पंक्तियों और स्तंभों के साथ लेआउट के कारण, आप अदृश्य स्थानों, रिटर्न या टैब के बारे में चिंता किए बिना आसानी से जानकारी अपडेट करने के लिए कहीं भी क्लिक कर सकते हैं जैसा कि आप कुछ अन्य कार्यक्रमों में करेंगे। जैसे वर्ड प्रोसेसर।
आप गणनाओं को चलाने के लिए विभिन्न कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, कुछ वस्तुओं को देख सकते हैं या अन्य कार्यक्रमों या वेब से अपडेट जानकारी खींच सकते हैं। उदाहरण के लिए, अकाउंटेंट हर महीने अपने स्प्रैडशीट में नया डेटा जोड़ सकते हैं और डेटा के कुल को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए एक सरल "योग" सूत्र का उपयोग कर सकते हैं।
स्प्रेडशीट डेटा प्रदर्शित करने और दूसरों के साथ साझा करने के लिए एक त्वरित, आसान तरीका प्रदान करता है। आप डेटा टाइप कर सकते हैं या इसे दूसरे प्रोग्राम से कॉपी कर सकते हैं और इसे एक स्प्रेडशीट में पेस्ट कर सकते हैं, अपनी फाइल को सेव कर सकते हैं और आसानी से किसी और को ईमेल कर सकते हैं। अन्य लोगों को फ़ाइल खोलने और इसके विभिन्न हिस्सों को अपडेट करने की अनुमति देने के लिए कार्यालय कार्यकर्ता अपने कार्यालय के कंप्यूटर नेटवर्क पर एक स्प्रेडशीट बचा सकते हैं।
स्प्रेडशीट एक ही स्थान पर बड़ी मात्रा में डेटा संग्रहीत करने की क्षमता प्रदान करती है क्योंकि एक स्प्रेडशीट फ़ाइल में एक से अधिक शीट होती है। फ़ाइल के प्रत्येक टैब को एक वर्कशीट कहा जाता है, और फ़ाइल को वर्कबुक कहा जाता है। आप वित्तीय जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं, एक छोटे से व्यवसाय के लिए वित्तीय विवरणों में स्वरूपित कर सकते हैं, और वर्ष के प्रत्येक महीने के लिए एक अलग टैब का उपयोग कर सकते हैं। फिर आप एक और टैब जोड़ सकते हैं जो संक्षेप में और एक वार्षिक आंकड़े में सभी डेटा को जोड़ने के लिए लिंक का उपयोग करता है।
Google Excel का उपयोग कैसे करें
Excel Microsoft Office स्प्रेडशीट उत्पाद का नाम है, लेकिन आप Google के स्प्रेडशीट एप्लिकेशन का उपयोग करने के बजाय इसे Google के साथ उपयोग कर सकते हैं। Google के एप्लिकेशन Google ड्राइव के भीतर Microsoft Excel स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करने का सबसे बड़ा लाभ यह है कि आप एक्सेल स्प्रेडशीट पर ऑनलाइन काम कर सकते हैं।
Microsoft Office के साथ, जब तक आपके पास ऑनलाइन Office 365 सदस्यता नहीं होती है, तब तक आप केवल अपने कंप्यूटर की हार्ड ड्राइव या नेटवर्क फ़ाइल फ़ोल्डर से अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइलों तक पहुँचने में सक्षम होंगे। यदि आप Google ड्राइव के भीतर एक्सेल स्प्रेडशीट पर काम करना चाहते हैं, तो आप अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को Google शीट फाइल में भी बदल सकते हैं। यदि आप अपने Google ड्राइव में स्टोर करने के लिए एक एक्सेल फ़ाइल अपलोड करते हैं और इसे खोलने की कोशिश करते हैं, तो आप एक स्थिर दस्तावेज़ देखेंगे जो आपको कुछ बदलाव करने की अनुमति नहीं देगा।
हालाँकि, Microsoft और Google ने Google के भीतर Microsoft Office फ़ाइलों पर एक साथ काम करने की अपनी क्षमता में सुधार किया है। आप Google Play में पाए गए Google डिस्क के Microsoft Office प्लग-इन स्थापित कर सकते हैं। एक बार जब आप अपने Microsoft Office अनुप्रयोगों को खोलते हैं, तो आप प्लग-इन स्थापित कर लेते हैं, आपको Google ड्राइव का कहना है कि एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देगा, और यह आपको अपने Microsoft Office फ़ाइलों को खोलने, संपादित करने और सहेजने के लिए विभिन्न विकल्प देगा, उन्हें रखते हुए Microsoft Office प्रारूप में उन्हें अपने Google ड्राइव के अंदर संग्रहीत करते समय।
प्लग-इन प्राप्त करने के लिए, Microsoft Office के लिए Google डिस्क प्लग-इन के लिए अपने ब्राउज़र में एक ऑनलाइन खोज करें। आपको डाउनलोड करने के लिए कहा जाएगा "_driveforoffice.exe "_ फाइल और एक सरल इंस्टॉलेशन प्रक्रिया का पालन करें।
Google शीट का उपयोग कैसे करें
Google पत्रक के भीतर एक स्प्रेडशीट बनाने के लिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने Google खाते में लॉग इन हैं, एक ब्राउज़र टैब खोलें, drive.google.com, या sheet.google.com पर नेविगेट करें और एक नया पत्रक दस्तावेज़ बनाएं।
एक बार जब आप Google ड्राइव पर नेविगेट कर लेते हैं, तो अपनी स्क्रीन के बाईं ओर मेनू पट्टी का उपयोग करके या अपनी स्क्रीन के निचले दाईं ओर लाल "+" बटन, एक नया शीट्स दस्तावेज़ बनाएं, और आप अपना उपयोग शुरू करने के लिए तैयार होंगे स्प्रेडशीट। आपके द्वारा अपनी स्प्रैडशीट का लिंक भेजने के बाद Google पत्रक आपको अन्य लोगों के साथ आसानी से ऑनलाइन सहयोग करने की अनुमति देता है। कई लोग सक्रिय रूप से एक ही समय पर फ़ाइल में काम कर सकते हैं, और आप देख सकते हैं कि फ़ाइल में कौन है और यहां तक कि स्प्रेडशीट टैब और सेल भी किस पर काम कर रहे हैं। शीट्स के साथ, आप Google के अन्य एकीकृत टूल का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि आपकी स्प्रैडशीट में टेक्स्ट का अनुवाद करना, ऑनलाइन साइट्स से स्टॉक प्राइस डेटा को स्वचालित रूप से हड़पने के लिए फॉर्मूला का उपयोग करना और वेब पेजों से सीधे अन्य प्रकार के डेटा को अपनी स्प्रेडशीट में आयात करना।
Google शीट एक बजट, फ्रीलान्स चालान, कंपनी के वित्तीय विवरण, प्रोजेक्ट ट्रैकर, गैन्ट चार्ट, कर्मचारी शिफ्ट शेड्यूल, बिक्री संपर्क डेटाबेस और अधिक जैसे विभिन्न उपयोगों के लिए पूर्व-निर्मित टेम्पलेट प्रदान करता है। आप Microsoft Excel और अन्य स्प्रेडशीट कार्यक्रमों के भीतर भी इन और अन्य टेम्पलेट्स को पा सकते हैं। Google शीट्स का एक लाभ यह है कि आपका काम हर कुछ सेकंड में स्वचालित रूप से सहेजा जाता है। यदि आप एक्सेल स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, तो आपके पास स्वचालित रूप से बचत करने का विकल्प है, लेकिन यह डिफ़ॉल्ट सुविधा नहीं है, और जब तक आप मैन्युअल रूप से अपने काम को अक्सर नहीं बचाते हैं, तब तक आप काम नहीं खो सकते हैं।
मूल स्प्रेडशीट फ़ंक्शंस
स्प्रेडशीट के मूल कार्यों में तीन प्रकार के डेटा संग्रहीत होते हैं, जो पाठ, संख्या और सूत्र या फ़ंक्शन होते हैं। अधिकांश लोग अपने डेटा पर बुनियादी गणित संगणना, जैसे कि जोड़, घटाव, गुणा और भाग करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं। आप कई विशेषताओं के साथ डेटा की पंक्तियों को भी संग्रहीत कर सकते हैं, जैसे कि नाम और पता विवरण।
स्प्रेडशीट में आम तौर पर डेटा की एक बड़ी मात्रा को समायोजित करने के लिए कई पंक्तियाँ होती हैं, जिनमें अधिकतम दो-लाख कोशिकाएँ होती हैं, जो कि उस सेल सीमा तक आपके लिए आवश्यक कई कॉलम और पंक्तियों से बनती हैं। Microsoft Excel का नवीनतम संस्करण वर्तमान में 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 कॉलम आपके डेटा को संग्रहीत करने के लिए प्रदान करता है।
स्प्रेडशीट डेटा को टेबल के रूप में कॉपी किया जा सकता है और विश्लेषण, रिपोर्टिंग और प्रस्तुति उद्देश्यों के लिए विभिन्न कार्यक्रम बनाने के लिए वर्ड प्रोसेसर या स्लाइड प्रस्तुति प्रोग्राम जैसे अन्य कार्यक्रमों में पेस्ट किया जा सकता है। आप अपने डेटा के कुछ हिस्सों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए रंगों, रेखाओं, टेक्स्ट बॉक्स, छवियों और कई अन्य विशेषताओं का उपयोग करके अपने डेटा को प्रारूपित भी कर सकते हैं।
उन्नत स्प्रेडशीट कार्य क्या हैं?
इस बात पर निर्भर करता है कि आप Google शीट, Microsoft Excel या किसी अन्य स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग करते हैं या नहीं, आपके पास कई उन्नत सुविधाओं तक पहुंच होगी, जो डेटा को संसाधित और विश्लेषण करने के लिए सभी प्रकार के मॉडल बनाने में आपकी सहायता कर सकती हैं।
उदाहरण के लिए, आप सांख्यिकीय प्रतिगमन विश्लेषण, रियायती नकदी प्रवाह मॉडलिंग और कई अन्य अभ्यास करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं। आप इसमें कई स्प्रेडशीट के साथ एक कार्यपुस्तिका बना सकते हैं जो एक वर्ष के प्रत्येक महीने के लिए वित्तीय विवरण डेटा रखती है। फिर आप उसी कार्यपुस्तिका या एक नई कार्यपुस्तिका में एक और स्प्रेडशीट बना सकते हैं, जिसमें व्यवसाय वृद्धि, बिक्री वृद्धि, लागत में प्रतिशत परिवर्तन और अन्य मान्यताओं के लिए धारणाएं हैं। फ़ार्मुलों और लिंक का उपयोग करके, आप तब एक पूर्वानुमानित वित्तीय विवरण बना सकते हैं जो आपकी स्प्रैडशीट मान्यताओं टैब में जब भी आप धारणाएँ बदलते हैं, स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं।
आप "if / then" फ़ार्मुलों सहित विभिन्न स्वचालित फ़ार्मुलों और फ़ंक्शंस का उपयोग कर सकते हैं, जो आपको यह कहने की अनुमति देते हैं कि यदि "X" कंडीशन पूरी होती है, तो "Y" फंक्शन या फॉर्मूला करें। अगर आप स्टेटमेंट्स और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को एक साथ एक दूसरे के अंदर नेस्टेड करते हैं, तो आप सात तक को हैंडल कर सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप सात सशर्त फ़ंक्शन तक हो सकते हैं, एक दूसरे पर निर्भर, अपने आप आपके डेटा पर लागू होते हैं।
कुछ स्प्रेडशीट प्रोग्राम एक मैक्रो रिकॉर्डर की पेशकश करते हैं, जो आपको एक नियमित प्रक्रिया के विभिन्न चरणों को रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है जैसे कि स्प्रेडशीट फ़ॉर्मेटिंग या विज़ुअल बेसिक या किसी अन्य प्रोग्रामिंग भाषा को जानने की आवश्यकता के बिना कुछ प्रकार के डेटा दर्ज करना। भविष्य में, अपनी स्प्रेडशीट में वास्तविक कार्य करने के बजाय, आप शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग कर सकते हैं, और आपकी प्रक्रिया स्वचालित रूप से कार्य करती है क्योंकि चरण मैक्रो के रूप में सहेजे गए हैं।
स्प्रैडशीट "लक्ष्य की तलाश" जैसे फ़ंक्शंस प्रदान करता है, जो आपको फ़ार्मुलों को पुनरावृत्त करने और कुछ निर्धारित उत्तरों के लिए हल करने और तदनुसार इनपुट बदलने की अनुमति देता है। यदि आपके पास काम करने के लिए डेटा के बड़े सेट हैं, तो कुछ फ़ंक्शन आपको डुप्लिकेट को पहचानने और हटाने और सॉर्ट करने, उसे समेकित करने, उसे सबटूट करने, उसे रैंक करने और डेटा मानों को लंबवत या क्षैतिज रूप से देखने और उन्हें एक नई तालिका में वापस करने की अनुमति देते हैं। । ये स्प्रेडशीट की पेशकश वाले उन्नत कार्यों की भीड़ के कुछ उदाहरण हैं।
स्प्रेडशीट वर्सस डेटाबेस प्रोग्राम्स
बहुत से लोग डेटा की पंक्तियों को संग्रहीत करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, और आपको आश्चर्य हो सकता है कि आप स्प्रेडशीट का उपयोग करने के बजाय डेटा को संग्रहीत करने के लिए Microsoft Access जैसे डेटाबेस प्रोग्राम का उपयोग क्यों नहीं करेंगे। जबकि डेटाबेस और स्प्रेडशीट प्रोग्राम कई विशेषताओं के साथ डेटा की पंक्तियों को संग्रहीत कर सकते हैं, प्रत्येक की अपनी ताकत है।
एक्सेल, गूगल शीट्स और अन्य स्प्रेडशीट एक हेडर के साथ डेटा को उसी तरीके से संग्रहीत करते हैं जिस तरह से डेटाबेस प्रोग्राम होता है। हालाँकि, स्प्रेडशीट डेटा के साथ, आप डेटा पर आसानी से स्वचालित सूत्र गणना या मैन्युअल गणना कर सकते हैं। स्प्रैडशीट का उपयोग करना भी सरल है, और आप डेटाबेस को सेट करने के बजाय अपने डेटा के साथ तुरंत प्रवेश करना और काम करना शुरू कर सकते हैं जैसे कि आप किसी प्रोग्राम जैसे एक्सेस में हैं। स्प्रेडशीट के साथ, आप अपने डेटा के आधार पर आसानी से चार्ट और ग्राफ़ भी बना सकते हैं।
दूसरी ओर, डेटाबेस अधिक स्थिर होते हैं। स्प्रेडशीट डेटा के साथ, यदि आप सावधानीपूर्वक ध्यान नहीं दे रहे हैं, तो डेटा की सेल, रो या कॉलम को गलती से डिलीट करना आसान है, जो कि डेटाबेस प्रोग्राम के भीतर करना अधिक कठिन है। इसके अतिरिक्त, यदि आपके पास बड़ी मात्रा में डेटा है, तो वे एक स्प्रेडशीट में असहनीय हो सकते हैं, जहां डेटाबेस प्रोग्राम विशेष रूप से हजारों और यहां तक कि लाखों डेटा रिकॉर्ड की पंक्तियों के प्रबंधन के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। जब आपको लगातार डेटा रिकॉर्ड की प्रत्येक पंक्ति के तत्वों को अपडेट करने या विभिन्न प्रकार की छंटनी और रिपोर्टिंग करने की आवश्यकता होती है, तो डेटाबेस प्रोग्राम स्प्रेडशीट की तुलना में अधिक समझ में आता है।
