कंपनियां कई उद्देश्यों के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करती हैं। कार्यक्रम डेटा की गणना, सॉर्ट और विश्लेषण कर सकते हैं ताकि प्रबंधन यह समझने में सक्षम हो कि व्यवसाय कैसे काम कर रहा है। स्प्रेडशीट एक ग्रिड प्रारूप में स्थापित की जाती है। डेटा का प्रत्येक टुकड़ा अपने सेल में रखा जाता है ताकि उसका सही इस्तेमाल हो सके। डेटा संख्या या शब्द हो सकते हैं। शब्द वर्णानुक्रम में और संख्याओं को क्रमबद्ध रूप से क्रमबद्ध किया जाता है। संख्याओं की गणना इसके अलावा, घटाव, गुणा और भाग के साथ की जाती है। अधिक जटिल गणना करने के लिए सूत्र भी बनाए जा सकते हैं।
कंपनियां कर्मचारियों, उत्पादन और वित्त को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करती हैं। कर्मचारी डेटा ओवरटाइम और अनुपस्थिति रिकॉर्ड और ट्रैक कर सकता है। उत्पादों को पूरा करने के लिए आवश्यक घंटों के साथ उत्पादन मात्रा एकत्र की जा सकती है। इस कर्मचारी और उत्पादन डेटा को कर्मचारी उत्पादकता का विश्लेषण करने के लिए जोड़ा जा सकता है, जिसके आधार पर उत्पाद कितना बनाया जा रहा है। प्रबंधन डेटा को यह दिखाने के लिए तोड़ सकता है कि एक घंटे में औसतन कितना उत्पाद बनाया जा रहा है, उत्पाद बनाने में कितने डॉलर लगते हैं और कितने कर्मचारियों का इस्तेमाल किया गया।
स्प्रैडशीट वास्तविक आय और व्यय बनाम बजटीय राशियों को ट्रैक करने में भी मदद कर सकती है। वित्तीय विश्लेषक बजट डेटा दर्ज कर सकते हैं, जो कि प्रबंधन एक स्प्रेडशीट पर एक कॉलम में एक वर्ष में खर्च करने और अर्जित करने की उम्मीद करता है। एक अलग कॉलम वास्तविक खर्चों को सूचीबद्ध कर सकता है, ताकि इसे एक तरफ से तुलना की जा सके। कुल कॉलम दिखाते हैं कि महीनों के अनुसार साल दर साल क्या किया गया था। बजट और वास्तविक राशियों के बीच बड़े बदलाव को सही करने के लिए अगर चीजों की जरूरत है तो यह तय करने के लिए रकम का विश्लेषण किया जा सकता है। स्प्रेडशीट उपयोगकर्ता खर्च या स्प्रेडशीट के अन्य वर्गों का अधिक दृश्य उदाहरण दिखाने के लिए डेटा से ग्राफ़ बना सकता है।
स्प्रेडशीट का उपयोग आय विवरण, नकदी प्रवाह विवरण और बैलेंस शीट के रूप में वित्तीय जानकारी दिखाने के लिए किया जा सकता है। ये आमतौर पर वित्तीय जानकारी या इसके साथ जुड़े अन्य स्प्रेडशीट के डेटाबेस से जानकारी खींचने के लिए स्थापित किए जाते हैं। इन बयानों से कंपनी के भीतर शुद्ध लाभ, संपत्ति बनाम देयताएं और नकदी कैसे बढ़ रही है।
मूल रूप से, स्प्रेडशीट का उपयोग गणनाओं के साथ कुछ भी करने के लिए किया जा सकता है और बहुत उपयोगी होते हैं जब कई गणनाओं को एक बार में करने की आवश्यकता होती है। उत्पाद मूल्य निर्धारण इसका एक उदाहरण है। उत्पादों का एक डेटाबेस सभी घटकों और उनकी कीमतों का टूटना प्रदर्शित कर सकता है। यदि एक घटक की लागत बढ़ती है, तो इसे स्प्रेडशीट में बदला जा सकता है, और गणना और लिंक इसे सभी उत्पादों के भीतर बदल देंगे। यह तब प्रत्येक उत्पाद की नई लागत को प्रतिबिंबित करेगा इसलिए प्रबंधन अपने ग्राहकों को मूल्य निर्धारण समायोजित करने में सक्षम होगा।
