प्रस्ताव के लिए एक अनुरोध एक दस्तावेज है जो संभावित ठेकेदारों को बनाया और वितरित किया जाता है जिससे उन्हें एक निर्दिष्ट परियोजना पर बोली लगाने की अनुमति मिलती है। एक आरएफपी ठेकेदारों को परियोजना का विवरण देता है और संगठन क्या देख रहा है। ठेकेदार तब चुनते हैं जब वे RFP को प्रस्ताव लिखना चाहते हैं या नहीं। उन्हें यह तय करना होगा कि क्या वे परियोजना को पूरा करने में सक्षम हैं और यदि यह कंपनी के लिए सार्थक है।
RFP का अध्ययन करें। इस दस्तावेज़ में निर्देश और साथ ही परियोजना का विस्तृत विवरण होना चाहिए। परियोजना पर बोली लगाने का निर्णय लेने के बाद, RFP में शामिल सभी लिखित निर्देशों का पालन करें।
एक कवर शीट बनाएं। अधिकांश RFPs अनुरोध करते हैं कि एक बोली लगाने वाला ठेकेदार अपने प्रस्ताव के लिए एक कवर शीट बनाए। कवर शीट पर, आरएफपी प्रस्तुत करने वाली कंपनी का नाम, आपकी कंपनी का नाम और निर्दिष्ट परियोजना का संक्षिप्त विवरण लिखें। यह जानकारी आमतौर पर आरएफपी के प्रशासनिक अनुभाग में निहित है। इस खंड में, अन्य विवरण भी प्रदान किए जाते हैं जैसे कि समय सीमा और प्रस्ताव कहां प्रस्तुत करना है।
अपनी कंपनी का अवलोकन प्रदान करें। आपकी कंपनी के बारे में राज्य के तथ्य जिसमें व्यवसाय में समय की अवधि शामिल है, वह किस प्रकार का काम करता है और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जो कंपनी को दूसरों से अलग करती है।
परियोजना का अवलोकन करें। प्रस्ताव आम तौर पर किसी समस्या का उत्तर देने के लिए लिखे जाते हैं। इस प्रकार के प्रस्ताव में, समस्या वह परियोजना है जिसे करने की आवश्यकता है। इसका समाधान यह है कि आपकी कंपनी काम कर सकती है और पूरे प्रोजेक्ट को सर्वोत्तम तरीके से पूरा कर सकती है।
काम का विवरण लिखें। प्रस्ताव का यह हिस्सा परियोजना की सभी तकनीकी आवश्यकताओं को बताता है जिसमें प्रदर्शन विनिर्देश, साइट तैयारी कर्तव्यों और गुणवत्ता नियंत्रण आवश्यकताओं शामिल हैं। यह कथन उस कंपनी की मदद करता है जिसने RFP जारी किया था, एक ठेकेदार चुनें। इस खंड में परियोजना के प्रत्येक तकनीकी मुद्दे को अच्छी तरह से सूचीबद्ध करने और उनका वर्णन करने के लिए बहुत अधिक शोध की आवश्यकता है। यह इस बारे में विस्तृत विवरण प्रदान करता है कि आप पूरी परियोजना को पूरा करने और उसे पूरा करने की योजना कैसे बनाते हैं।
अपने संदर्भ सूचीबद्ध करें। आपने जिन अन्य कंपनियों के साथ समान काम किया है, उनके नाम की पेशकश करें। कंपनी के नाम, संपर्क नाम और फोन नंबर में लिखें।
एक मूल्य निर्धारण अनुसूची शामिल करें। सामग्री और श्रम सहित सभी लागतों को आइटम करके एक विस्तृत लागत विवरण प्रस्तुत करें। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा खर्च की जाने वाली प्रत्येक लागत को शामिल किया जाना चाहिए, और सभी जानकारी को स्पष्ट रूप से पढ़ने की अनुमति देने वाले पाठक को यह समझने में आसानी होगी कि आपने नौकरी की कीमत कैसे तय की है और परियोजना की कुल लागत क्या है।
अपनी लाइसेंसिंग जानकारी का वर्णन करें। उन लाइसेंस नंबरों को शामिल करें जो आपको साबित करते हैं कि आप प्रोजेक्ट के हर पहलू के लिए बीमाकृत, बंधुआ और कवर किए गए हैं।
