गतिविधि शुरू होने के बाद संगठन विशेष परियोजनाओं या नौकरियों पर प्रगति के लिए स्थापना रिपोर्ट का उपयोग करते हैं। एक स्थापना रिपोर्ट के घटक का मूल्यांकन परियोजना या नौकरी के प्रकार के आधार पर भिन्न होता है। एक स्थापना रिपोर्ट के लेखक सामान्य बुनियादी तत्वों से चुनते हैं जो दस्तावेज़ में शामिल करने के लिए प्रासंगिक हैं। इनमें एक परिचय, एक खंड जो प्रगति को अद्यतन करता है, मूल्यांकन पद्धति की व्याख्या, अनुपालन पर अनुभाग, वित्तीय विवरण और आगे की आवश्यकताएं शामिल हो सकती हैं। रिपोर्ट एक सारांश मूल्यांकन और प्रासंगिक अनुलग्नक के साथ समाप्त हो सकती है।
परियोजना का परिचय
जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, "इंसेप्शन" रिपोर्ट प्रोजेक्ट लॉन्च के दौरान हुई प्रगति का वर्णन करती है। परिचय परियोजना और उसके उद्देश्य का विवरण प्रदान करता है, और इसमें इंसेप्शन मूल्यांकन का उद्देश्य और पूछे जाने वाले प्रश्नों की एक प्रति शामिल हो सकती है।
क्रियाविधि
रिपोर्ट में इसके इस्तेमाल की कार्यप्रणाली के बारे में बताया जाना चाहिए। इसमें सफलता को मापने के लिए उपयोग किए जाने वाले संकेतकों के बारे में विवरण प्रदान करना चाहिए और मूल्यांकन से एकत्र किए गए डेटा का उपयोग कैसे किया जाएगा। यदि मूल्यांकन में प्रश्न पूछे जाते हैं, तो डेटा के स्रोत, जैसे कि परियोजना कार्यकर्ता, विशिष्ट दस्तावेज और रिकॉर्ड शामिल करें।
प्रगति अद्यतन
प्रगति अद्यतन अनुभाग कार्यप्रणाली स्पष्टीकरण का पालन कर सकता है। उद्देश्य और गतिविधियां जो अनुसूची का पालन कर रही हैं और रिपोर्ट की तारीख तक पूरी की गई हैं, वे इस खंड में शामिल हैं। प्रोजेक्ट शेड्यूल से किसी भी प्रकार का बदलाव या संशोधन भी प्रगति अद्यतन अनुभाग में किया जाता है।
अनुपालन विवरण
यदि प्रोजेक्ट गतिविधियों को नियमों या संगठनात्मक दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए, तो एक अलग अनुभाग में अनुपालन के बारे में विवरण प्रदान करें। इसमें कोई भी लागू संघीय, राज्य या स्थानीय आवश्यकताएं शामिल हैं जो परियोजना को पूरा करना चाहिए।
वित्तीय विवरण और आगे की जरूरत
परियोजना के वित्तीय प्रबंधन के बारे में विवरण प्रदान करें, जिसमें यह मूल्यांकन शामिल है कि क्या परियोजना बजट के भीतर रह रही है। अगले खंड को इस बात की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए कि परियोजना प्रबंधकों को परियोजना को जारी रखने और समाप्त करने की आवश्यकता है, जैसे कि सामग्री, उपकरण, आपूर्ति, श्रम और अतिरिक्त धन। समझाएं कि ये परियोजना पर भविष्य के काम को कैसे प्रभावित करते हैं।
सारांश
परियोजना का एक संक्षिप्त मूल्यांकन आज की रिपोर्ट के सारांश अनुभाग के रूप में काम कर सकता है। सारांश में निरंतर प्रगति के लिए सिफारिशें शामिल हो सकती हैं।
उपभवन
रिपोर्ट में उपयोग किए जाने वाले संदर्भों की शर्तें, जिसे आमतौर पर रिपोर्ट के शरीर में ToR के रूप में संदर्भित किया जाता है, को एक अनुलग्नक में विस्तार से परिभाषित किया गया है। परियोजना से संबंधित कोई भी प्रासंगिक दस्तावेज स्थापना रिपोर्ट के एनेक्स के रूप में शामिल हैं।
