एक व्यवसाय अनुरोध पत्र एक प्रभावी तरीका हो सकता है कि आप भुगतान के लिए पूछ सकते हैं, उद्धरण या अनुमान या जानकारी मांग सकते हैं। व्यावसायिक रूप से लिखे गए अक्षर विशिष्ट, विस्तृत और टू-द-पॉइंट हैं। वे प्राप्तकर्ता को समय पर और सटीक तरीके से अनुरोध का पालन करने के लिए सभी जानकारी प्रदान करते हैं।
व्यावसायिक स्वरूपण और भाषा का उपयोग करें
एक व्यावसायिक अनुरोध पत्र कंपनी के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए और अनुरोध करने वाले व्यक्ति या विभाग से आना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संभावित नौकरी के उम्मीदवार के लिए एक पत्र जो अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करता है, उसे मानव संसाधन या काम पर रखने वाले प्रबंधक से आना चाहिए, जबकि उत्पाद के नमूने के लिए अनुरोध करने वाला पत्र क्रय विभाग के पर्यवेक्षक से आना चाहिए। पारंपरिक व्यवसाय पत्र का पालन करें और एक पेशेवर छवि व्यक्त करने के लिए औपचारिक भाषा का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "प्रिय सुश्री स्मिथ।"
मुद्दे पे आईये
एक उद्घाटन लिखें जो पाठक को बताता है कि आपको बल्ले से सही क्या चाहिए। उदाहरण के लिए, "आपका खाता 90 दिनों का बकाया है और इसके लिए तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है," या, "आपका फिर से शुरू करना प्रभावशाली है और मैं सिफारिश के पत्रों के साथ-साथ आपके कॉलेज के टेप भी देखना चाहता हूं।" अपनी बात रखने के लिए शानदार जानकारी।
विशिष्ट होना
प्राप्तकर्ता को आपके अनुरोध को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान करें, जैसे खरीद आदेश संदर्भ या खाता संख्या या अनुबंध या नीतियों की प्रतियां। आपके पत्र के मुख्य भाग में संलग्नक या संलग्नक। उदाहरण के लिए, "जैसा कि आप हमारे मूल समझौते की संलग्न प्रति में देखते हैं, उत्पाद वितरण प्रत्येक महीने के पहले सोमवार के लिए निर्धारित है। यह प्रत्येक माह के तीसरे सोमवार को उस तिथि को बदलने का अनुरोध है। ”
अपना निवेदन करें
विस्तार से बताएं कि आप आगे क्या होना चाहते हैं, इसलिए प्राप्तकर्ता से गलतफहमी के लिए कोई जगह नहीं है। उदाहरण के लिए, "आपका चालान 15 जून, 2015 तक पूर्ण रूप से भुगतान किया जाना चाहिए या हमें आपकी सेवा बंद करने के लिए मजबूर किया जाएगा।" अपनी कंपनी की वेबसाइट भुगतान विकल्प पृष्ठ की एक लिंक सेल्फ-एड्रेसेड स्टैम्प्ड लिफाफे को संलग्न करके इसका अनुपालन करना आसान बनाएं।, एक मेलिंग लेबल या आपका पूरा डाक पता।
ईमेल अनुरोध पत्र
जबकि एक ही मूल दृष्टिकोण ईमेल के साथ-साथ नियमित मेल पत्रों पर लागू होता है, नोट करने के लिए कुछ अंतर हैं। अपनी कंपनी के लोगो और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करें और अन्य सभी औपचारिक व्यावसायिक पत्र लेखन औपचारिकताओं को बनाए रखें। इसके अलावा, प्राप्तकर्ता से अपने पत्राचार को सत्यापित करने के लिए एक वापसी रसीद का अनुरोध करें।
अभिलेख रखना
अपने स्वयं के संदर्भ के लिए अपने अनुरोध पत्रों की एक प्रति प्रिंट करें। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आप संग्रह पत्र लिख रहे हैं। इस घटना में एक संग्रह एजेंसी या वकील को एक ऋण दिया जाना चाहिए, आपके पास एक कागज़ का निशान होगा जो दर्शाता है कि आपने आज तक ऋण लेने के लिए क्या किया है।
