प्राप्य खातों का इस्तेमाल उन व्यवसायों में किया जाता है जहां कंपनियां ग्राहकों को क्रेडिट पर सामान या सेवाएं खरीदने की अनुमति देती हैं। यदि ग्राहक केवल नकद या चेक से भुगतान करते हैं, तो प्राप्य खाते एक बहुत ही मूल प्रकार का खाता है जो भुगतान के रूप में आसानी से बदल जाता है। हालांकि, क्रेडिट के साथ, कंपनियां उन धन को संग्रहीत करती हैं जो उन पर बकाया हैं लेकिन अभी तक खाते में चुकाया नहीं गया है, जो इसे कंपनी की कमाई की रणनीति का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बनाता है। प्राप्य खातों में देय धनराशि एकत्रित करने के लिए व्यवसायों को योजनाओं की आवश्यकता होती है, और वे कितनी जल्दी ऋण को स्थानांतरित करना चाहते हैं।
प्राथमिक बिलिंग
प्राप्य खातों के प्रबंधन का पहला चरण मूल बिलिंग है। कंपनियां किसी विशेष बिलिंग चक्र के लिए लक्ष्य करके शुरू करना चाहती हैं। वे एक समय सीमा के भीतर ऋण एकत्र करना चाहते हैं, जैसे कि 30 दिन या दो महीने। इस लक्ष्य को ध्यान में रखते हुए, कंपनियां उन ग्राहकों को चालान भेजती हैं जो उन्हें पैसे देते हैं और उन्हें भुगतान करने के विकल्प प्रदान करते हैं। भुगतान और परिणामों के बारे में निर्देशों को इस चरण में बहुत स्पष्ट रूप से वर्णित किया जाना चाहिए।
बिलिंग मुद्दों की जांच
जब कोई ग्राहक बिल का भुगतान नहीं करता है, तो व्यवसाय को इस मुद्दे की जांच करनी चाहिए। अधिकांश बिलिंग समस्याएं ग्राहकों को बिल का भुगतान करने के लिए बिंदु-रिक्त करने से इनकार करने के कारण नहीं होती हैं, बल्कि किसी विशेष मुद्दे के कारण होती हैं। ग्राहक को वादा किया गया सेवा प्राप्त नहीं हो सकता है, या सही होने की तुलना में एक लंबा भुगतान समय सीमा का वादा किया गया हो सकता है। कभी-कभी चालान में आवश्यक जानकारी का अभाव होता है या आदेश गलत तरीके से पूरा होता था। इन मामलों में, प्राप्य खातों पर एकत्रित करने के लिए व्यवसाय को समस्या को ठीक करना होगा।
पिछले-कारण संग्रह कदम
जब ग्राहक भुगतान करने से इनकार करता है, तो व्यवसाय को यह तय करना होगा कि इन देर से भुगतानों को कैसे संभालना है। अधिकांश व्यवसायों के पास कई स्पष्ट चरण होते हैं जिनका वे अनुसरण करते हैं। पहला कदम एक फोन कॉल हो सकता है क्योंकि समय सीमा यह सुनिश्चित करने के लिए आ रही है कि ग्राहक भुगतान कर रहा है। समय सीमा बीत जाने के बाद, अधिकांश कंपनियां एक और चालान जारी करती हैं और एक चेतावनी के रूप में दूसरा फोन कॉल करती हैं। कंपनी विशेष रूप से बड़े ऋणों के लिए ग्राहकों पर कानूनी कार्रवाई करने का निर्णय ले सकती है।
गिनती के नुकसान
जब कोई व्यवसाय यह नहीं सोचता है कि कभी ऋण का भुगतान किया जाएगा, तो वह ऋण को अपने खातों से प्राप्त करने की कोशिश करता है। कई व्यवसाय छोटी मात्रा के लिए संग्रह एजेंसियों को ऋण बेचते हैं। व्यवसाय द्वारा खो दिया गया धन अभी भी मौजूद है, और व्यवसाय अपनी पुस्तकों में नुकसान के रूप में इस अवैतनिक ऋण को रिकॉर्ड करते हैं। इससे कंपनी को साल के अंत में सभी नुकसानों के लिए कर में कमी करने की सुविधा मिलती है।
